Projectleider optimalisatie AFAS

Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 65.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Onze cultuur is informeel, onze werkwijze integraal en interactief. Ontwikkeling is voortdurend vereist en belangrijk: als organisatie weten wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen.
Als medewerker van de gemeente Zeist voel je je echt betrokken bij Zeist en haar inwoners. Er is veel te doen om onze gemeente nu en in de toekomst voor iedereen aantrekkelijk te houden. Samen met je collega’s werk je er continu aan om dat voor elkaar te krijgen. We staan met onze organisatie voor de uitdaging om die dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en instanties van Zeist te blijven verbeteren. Dat doen we samen en daarbij richten we ons op onze klant. Sterker nog, we vertrekken vanuit de klant. In onze organisatie vormen we op een eigentijdse manier de schakel tussen politiek en burger.

Team Organisatieadvies
In een dienstverlenende organisatie zijn mensen de belangrijkste bepalende factor voor het leveren van kwaliteit. Team Organisatieadvies werkt met zo’n 15 collega’s aan de optimale inzet van die factor. We verzorgen de personeels- en salarisadministratie, recruitment en geven bedrijfskundig en HR-advies. Met als doel bekwame, bevlogen en buitengewone medewerkers, die elke dag weer willen doen wat nodig is voor een goed leven in Zeist voor onze inwoners.   In januari 2022 hebben wij de overstap naar het HR systeem van AFAS gemaakt (Profit & Insight) en de implementatie (fase 1) is zo goed als afgerond. Het is nu tijd voor fase 2: niet alleen meer de basis op orde brengen, maar AFAS ondersteunend laten zijn voor de ambities van onze organisatie.

Opdracht
Jij bent de komende tijd de leider van ons kwaliteitsteam AFAS, dat bestaat uit twee medewerkers van HR en twee medewerkers van IV. Als projectleider houd jij je bezig met het optimaliseren van (het HRM pakket van) AFAS Profit, waarbij je bovenal als trekker acteert en een impuls geeft aan het werk van het kwaliteitsteam. Deze boost zal ervoor zorgen dat de software nu en in de toekomst maximaal voordeel biedt aan onze organisatie, maar ook dat het kwaliteitsteam naar een hoger level getild zal worden. Jij bent dus verantwoordelijk voor het opstellen van een projectplan- en planning voor de doorontwikkeling en optimalisatie en daar heb je een aanjagende en sturende rol in. Jij denkt mee over welke inrichting het best past bij onze (toekomstige) doelstellingen, gevoed vanuit de kennis van alle mogelijkheden die AFAS biedt. Naast deze taken ben je in staat om knelpunten tijdig te signaleren, risico's te managen en escalaties af te handelen. Jij weet wat en wanneer getest moet worden en jij zorgt voor de benodigde managementsamenvattingen.
Je bent mede verantwoordelijk voor de kwaliteit die wordt geleverd bij de uitvoer van het project. Jij bent de contactpersoon van de ambtelijk opdrachtgever binnen de gemeente Zeist. Maar, heel belangrijk, door jouw aanpak stimuleer jij onze eigen mensen een (pro)actieve rol te pakken en houden in dit optimalisatieproces. Samen met hen zet jij een stevige basis neer van een kwaliteitsteam dat de komende jaren succesvol zelfstandig kan blijven handelen in de continue doorontwikkeling van AFAS en de HR processen.  Uiteindelijk maak jij jezelf dus overbodig!

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met implementatie en optimalisatie, inrichting en beheer van HR en/of ERP systemen;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectmanager;
3. Minimaal 1 keer AFAS geïmplementeerd in een organisatie, benoem dit duidelijk in het cv;
4. Uurtarief maximaal € 100,- euro exclusief BTW /inclusief reiskosten woon-werk en Fee Flextender;

Gunningscriteria (weging)
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider (40 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met HR projecten (personeelssystemen- en processen) (35 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met strategisch rollen (benoem dit in cv of motivatiebrief) (15 punten);
8. Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Gaan voor resultaat en dit over weten te brengen op collega’s;
- Planmatig en georganiseerd;
- Daadkrachtig en initiatiefrijk, verkennen van grenzen en oplossingsgericht;
- Helicopterview; strategisch en analytisch vermogen
- Een pro in communiceren, op ieder niveau kan jij schakelen

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap3:Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap4:Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is indicatief ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg. Flexibiliteit in uren per week wordt gewaardeerd. Er zal de ene week wat meer inzet vereist zijn, de andere wat minder. Gemiddeld is er naar verwachting 20 uur per week nodig.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdagochtend 18 augustus 2022. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 17 augustus 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meerinformatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 11 augustus 2022, 9.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 12 augustus 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 16 augustus 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt  reageren.