Managementassistent

Organisatie
Bouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt gemeente Westland haar inwoners ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente. Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!
 
Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit concern control en eenheid bureau gemeentesecretaris.

Cluster Bedrijfsvoering
De collega's die werkzaam zijn binnen dit cluster zorgen voor solide bedrijfsvoering. Het cluster voorziet hiertoe in de informatiebehoefte, advisering, kaderstelling en ondersteuning van de andere clusters op alle taakvelden van bedrijfsvoering (personeel, financiën, informatievoorziening, automatisering, belastingen, juridische en facilitaire zaken). Met de klantvraag centraal werken zij aan integrale oplossingen en wordt er aangestuurd vanuit de 1ste, 2de en 3de lijn.

Opdracht
Het team bestuurs- en managementondersteuning (BMA)  is dienstverlenend naar de organisatie. Wij zorgen ervoor dat de burgemeester, gemeentesecretaris, de wethouders, de directie en de managers hun werk zo productief mogelijk kunnen uitvoeren.

Het BMA is onderdeel van de 1ste lijn waar zo veel mogelijk klantvragen direct worden afgehandeld. Deze collega’s zijn het visitekaartje van het cluster Bedrijfsvoering. Belangrijkste doelen voor het team zijn klantgerichtheid en kwaliteit. Door integraal te werken willen we dat onze klanten zich geholpen voelen: door een gevoel van vertrouwen te geven, oplossingsgericht mee te denken en proactief te handelen.

De belangrijkste taken zijn:

- Beheren van agenda’s en afspraken plannen.

- Organiseren, voorbereiden notuleren van vergaderingen en bewaken van de actiepunten.

- Verzorgen in- en uitgaande correspondentie

- Organiseren van bijeenkomsten

- Initiatief nemen als je kansen ziet om zaken slimmer en efficiënter te organiseren.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Uurtarief maximaal € 65,55 (schaal 7) inclusief reiskosten woon-werk, Flextender fee, excl. Btw;
2. Minimaal een afgeronde mbo opleiding;

Gunningscriteria (weging)
3. Minimaal een afgeronde mbo niveau 4 opleiding op het gebied van managementassistent / secretarieel / directiesecretaresse (20 punten);
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in de rol van Managementassistent (35 punten);
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het volledige Microsoft Officepakket (duidelijk weergegeven in het cv) (15 punten);
6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar binnen een gemeente (30 punten).

Competenties
- Jouw mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.
- De functie biedt een grote mate van zelfstandigheid. Dit vraagt een doortastende houding om de juiste prioriteiten te stellen en goed te plannen en organiseren.
- Samenwerken zit in je bloed en je hebt een klant- en resultaatgerichte aanpak.
- Je handelt proactief, werkt nauwgezet en je bewaakt het overzicht.
- Je speelt goed in op niet geplande werkzaamheden.
- Je hebt een frisse en analytische blik en gaat discreet met (management)informatie om.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 11 augustus 2022. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 10 augustus 2022  bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Meer informatie
Voor vragen omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de footer van deze pagina of ga naar onze Hoe Werkt Het-pagina. Toch nog vragen? Neem direct contact op met Jan de Vries via 06 - 365 104 90 of per mail via jan.devries@kbenp.nl. 

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.