VNGR - Projectsecretaris Dienstverlening II

Organisatie
VNG Realisatie werkt samen met en vóór onze leden, alle 342 gemeenten in Nederland, aan een krachtige, lokale uitvoeringspraktijk. Wij ondersteunen gemeenten bij het aangaan van maatschappelijke opgaven en het uitvoering geven aan wettelijke taken. Dit door het ontwikkelen van programma’s en projecten op het gebied van dienstverlening,uitvoering en ICT.

Expliciete besluitvorming over en betrokkenheid van de leden bij deze programma’s en projecten is belangrijk. We werken daarom transparant en in constante afstemming met de betrokken gemeenten. Hun tevredenheid over ons werk is leidend in alles wat we doen.

Om onze producten en diensten zo goed mogelijk te laten aansluiten op de vraagstukken en behoeften van gemeenten, doorloopt ieder project of programma een vaste ontwikkelcyclus bestaande uit vier fasen: weten, proberen, maken en beheren. Op deze manier werken we doel- en resultaatgericht van een initieel idee naar een concreet product of dienst voor al onze leden.

Voor iedere fase die een project doorloopt is binnen VNG Realisatie een basisteam aangesteld. De expertise binnen dit team kan worden aangevuld met specifieke ondersteuning vanuit zes kenniscentra.

Team Dienstverlening
Het team Dienstverlening ondersteunt vanuit VNG Realisatie gemeenten om kennis en uitvoeringskracht op het gebied van klantgedreven dienstverlening te bundelen. Met praktijkoplossingen, informatie en inspiratie, analyses en standaardisering bieden wij gemeenten handvatten om hun klantgerichtheid verder te verbeteren. Zodat gemeentelijke dienstverlening herkenbaar, effectief en efficiënt is voor inwoners en ondernemers.

Het Team Dienstverlening is onderdeel van het basisteam Proberen. VNG Realisatie werkt met de ontwikkelcyclus Weten – Proberen – Maken – Beheren. Kansrijke ideeën en initiatieven die zijn ontstaan en geanalyseerd door basisteam Weten, worden binnen Proberen geconcretiseerd naar een project of programma, product of dienst. Het doel hierbij is altijd dat deze nieuwe oplossingen uiteindelijk collectief kunnen worden gebruikt door gemeenten. Basisteam Proberen helpt kortom met het verder brengen van zaken potentieel collectief zijn, maar nog niet verankerd zijn in de dagelijkse praktijk.

Omschrijving van de opdracht
Als projectsecretaris Dienstverlening start je allereerst met het vervolg van het programma Omnichannel. Zie https://www.vngrealisatie.nl/producten/omnichannel- dienstverlening. Gemeenten, landelijke overheden en belangenorganisaties hebben onder regie van VNG Realisatie een praktische omnichannel aanpak ontwikkeld. In 2021 is de handreiking omnichannel aanpak gepubliceerd met de bouwstenen van de omnichannel aanpak om de interactie met klanten te verbeteren. En ook zijn meerdere bouwstenen beproeft. In 2021 heeft de werkgroep ook gewerkt aan de omnichannel referentiearchitectuur.

Als projectsecretaris Dienstverlening ben je verantwoordelijk voor ondersteuning van één of meerdere projecten in het Dienstverleningsdomein. De projectsecretaris rapporteert daarbij aan de projectleider Omnichannel en waar nodig aan de manager van Basisteam Proberen.

Als projectsecretaris Dienstverlening start je allereerst met het vervolg van het programma Omnichannel. Zie https://www.vngrealisatie.nl/producten/omnichannel- dienstverlening. Gemeenten, landelijke overheden en belangenorganisaties hebben onder regie van VNG Realisatie een praktische omnichannel aanpak ontwikkeld. In 2021 is de handreiking omnichannel aanpak gepubliceerd met de bouwstenen van de omnichannel aanpak om de interactie met klanten te verbeteren. En ook zijn meerdere bouwstenen beproeft. In 2021 heeft de werkgroep ook gewerkt aan de omnichannel referentiearchitectuur.

In 2022 is vanuit het programma Omnichannel het project MijnZaken service gerealiseerd. Dit is een generieke gegevenspatroon dat kanaal- product,- en organisatie onafhankelijk geboden kan worden aan burgers en ondernemers. MijnZaken is ook wel de track & trace functie binnen de overheidsdienstverlening. Met een MijnZaken kunnen burgers en ondernemers de statusinformatie volgen over hun producten en diensten, ook als daarbij meerdere overheidsorganisaties betrokken zijn. MijnZaken is momenteel veel terug te vinden binnen de centrale overheidsportalen van gemeenten.

In 2023 ligt de focus voor projectsecretaris voor het vervolgproject MijnZaken. Ook wel de track & trace service binnen de overheidsdienstverlening. Door het bieden van statusinformatie aan inwoners over hun producten en diensten verbeteren we de dienstverlening, ook voor de optimalisatie van werkprocessen bij medewerkers. Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de innovatiegroep MijnZaken service. Dit zijn pilotgemeenten, hun leveranciers, partners (MijnOverheid, A&O fonds, Dimpact) en een multidisciplinaire team van experts vanuit de VNG met o.a. architecten, businessanalis, juristen, beleid en het leveranciersmanagement. Je bent de spin in het web waar je regie en samenhang houdt en zelfstandig je eigen projecten trekt. Daarnaast zijn veel contacten met de (in)betrokkenen vanuit de pilotgemeenten en hun leveranciers. Je trekt volwaardig op met de projectleider.

Mogelijke vervolgprojecten bevinden zich met name binnen het thema kanaalstrategie, maar wanneer nodig wordt ook gekeken naar thema’s als wet modern elektronisch bestuurlijk verkeer, de inclusieve dienstverlening of ondernemersdienstverlening.

Werkzaamheden

• Verantwoordelijk voor de ondersteuning van één of meerdere projecten in het Dienstverleningsdomein, met een primaire focus op het project MijnZaken service.

• Je vindt het leuk om als een spin in het web te opereren en houdt ervan om veel verschillende taken uit te voeren. Zo organiseer je netwerkbijeenkomsten voor gemeenten, bereid je gesprekken met de rijksoverheid of andere partners voor en houdt je bij wat de prioriteiten van het team zijn. Als projectsecretaris ondersteun je het team in dit proces.

• Jij zorgt er samen met de projectleider voor dat het werk goed wordt verdeeld en aan alle acties wordt gedacht.

• Jij zorgt voor het opstellen van de activiteitenplanning en realisatie van events;

• Bewaakt de uitvoering van de acties binnen de kaders van het project;

• Ondersteunt de projectleider bij de voortgangrapportages, administratie en overleggen;

• Je beantwoord vragen van gemeenten en aanbieders, je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van de afspraken met leveranciers en gemeenten en zorgt voor een heldere communicatie naar gemeenten en aanbieders.

• Je vindt het leuk om voor externen als vraagbaak te fungeren.

Resultaat
Het ondersteunen van het projectteam in hun proces en organisatie binnen dienstverleningsprojecten. Te starten met het project Samenwerking overheidsportalen, waarin gemeenten met andere overheden en ketenpartners hun dienstverlening aan burgers & ondernemers verbeteren.

Eisen

• We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

• Kennis van en werkervaring met Office365, MSTeams, Sharepoint en Trello

• Minimaal 3 jaar werkervaring in een secretariële-, project ondersteuning en coördinerende rol of vergelijkbare rol bij een of een soortgelijke organisatie in het openbaar bestuur.

• Minimaal 3 jaar werkervaring in een secretariële-, project ondersteuning en coördinerende rol of vergelijkbare rol met lokaal bestuur en kennis van de rijksoverheid.

• Minimaal 5 jaar werkervaring in een (project) ondersteuningsfunctie

• HBO werk -en denkniveau

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in een (project) ondersteuningsfuncties. (benoem 2 voorbeelden in motivatiebrief)

• De kandidaat heeft kennis van bestuurlijke en politieke verhoudingen. (blijkend uit het cv)

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring (blijkend uit het CV) in een project ondersteuning-, secretariële- of coördinerende rol bij een organisatie in het openbaar bestuur.