Programma/project secretaris

Omschrijving van de opdracht

De projectsecretaris ondersteunt de projecten en programma’s van het Ketenbureau door Te fungeren als sparringspartner en ‘spin in het web’ voor de programma-/projectleider.

Het bieden van inhoudelijk en administratieve ondersteuning ten behoeve van interne en externe werkgroepen, expertgroepen, begeleidingsgroepen en klankbordgroepen.

De voorbereiding van inhoudelijke documenten, Q&A’s, blogs, beantwoording van vragen van gemeenten, zorgaanbieders en softwareleveranciers.

Het bemensen van de helpdeskfunctie voor vragen en casussen van gemeenten en zorgaanbieders.

Het organiseren van diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.

Het opstellen van inhoudelijke rapportages.

Agenda- en mailboxbeheer.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De projectsecretaris ondersteunt de projecten en programma’s van het Ketenbureau door:

• Te fungeren als sparringspartner en ‘spin in het web’ voor de programma-/projectleider.

• Het bieden van inhoudelijk en administratieve ondersteuning ten behoeve van interne en externe werkgroepen, expertgroepen, begeleidingsgroepen, klankbordgroepen.

• De voorbereiding van inhoudelijke documenten, Q&A’s, blogs, beantwoording van vragen van gemeenten, zorgaanbieders en softwareleveranciers.

• Vertalen van inhoudelijke discussies, besluiten en gestelde vragen naar concrete acties voor het team (in afstemming en waar mogelijk zelfstandig);

• Notuleren bij (ook complexe, bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten;

• Het beheer van de contactendatabase.

• Het bemensen van de helpdeskfunctie voor vragen en casussen van gemeenten en zorgaanbieders.

• Signaleren, aankaarten en oppakken van verbeterpunten binnen context van de programma’s en projecten.

• Het organiseren van diverse overleggen en bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.

• Het proactief ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van programma en projectplanningen en het actualiseren daarvan.

• Maken van afspraken met collega’s over het uitvoeren, ontwikkelen en beheren van programma- en projectprocessen en vergadertools & templates.

• Agenda- en mailboxbeheer.

Resultaat van de opdracht

Je hebt gefungeerd als ‘spin in het web’ voor de leden en managers van de programma’s en projecten binnen het Ketenbureau. Je hebt inhoudelijke en administratieve ondersteuning geleverd ten behoeve van deze programma’s en projecten. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en zorggedragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken. Je hebt zorggedragen voor agendabeheer voor een of meerdere projectleider(s) en/of (toekomstige) programmamanagers binnen het Ketenbureau.

• HBO werk -en denkniveau;

• Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van programma- of projectteams en

• programma- of projectmanagers;

• Minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van complexe (meerdere partijen, waarbij de belangen tegengesteld kunnen zijn), inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen

• naar gedragen beslispunten en acties;

• Minimaal 7 jaar ervaring met het MS office pakket en daarbinnen minimaal 5 jaar

• ervaring met het werken met Excel en PowerPoint;

• Minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties;

• Minimaal 2 jaar ervaring met het gebruik van online vergadertools (Teams en Zoom) en ondersteunde tools zoals bijvoorbeeld Trello, Mural en Miro.

• We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Competenties

De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

Resultaatgerichtheid

Klantgerichtheid

Omgevingsbewustzijn

Samenwerken

Integriteit

Zelfontwikkeling

Dienstverlenend

Praktisch

Pro-actief

Wensen

Kennis van organisatie en bedrijfsvoering bij gemeenten en/of zorgaanbieders.

Ervaring met het vertalen van inhoud naar actiepunten en deze, in overleg met teamleden, te vertalen naar een aanpak en een planning (noem voorbeelden in motivatiebrief).

Affiniteit met organisaties in het sociaal domein. (Jeugdwet/Wmo) (toelichten in motivatiebrief).