Ambtelijk secretaris OR

Opdracht

De medezeggenschap draagt bij aan de doelen en aan het goed functioneren van onze organisatie. VGGM kent vijf ondernemingsraden (OR-en) en een centrale ondernemingsraad (de COR). Deze opdracht is ter tijdelijke vervanging van een van de twee Ambtelijk Secretarissen.Het ambtelijk secretariaat valt hierarchisch in de Staf Strategie en Control (in oprichting). De unctionele aansturing wordt verzorgd door de voorzitter(s) van de Ondernemingsraden. Dit betreft een vervangende opdracht voor de reeds afgelopen opdracht, op basis van de ervaring is er besloten een aanpassing te doen naar invulling van de opdracht door 2 kandidaten met een beschikbaarheid van 18 uur per week per persoon of 1 kandidaat met een beschikbaarheid van 36 uur per week.

Wat ga je doen?

De medezeggenschap binnen VGGM blijft in ontwikkeling. De medezeggenschapsstructuur wordt in het kader van organisatieontwikkeling gemoderniseerd. Samen met de andere ambtelijk secretaris ondersteun je de OR-en en de directie bij de ontwikkeling van de medezeggenschap. Daarnaast heb je natuurlijk je reguliere werkzaamheden. Deze werkzaamheden zijn beleidsondersteunend en organisatorisch van aard. Je begeleidt het proces van de behandeling van o.a. advies- en instemmingsvragen van de bestuurder. Je levert een bijdrage aan het goed benutten van medezeggenschap. Je zorgt dat het proces conform wet- en regelgeving verloopt en dat je vanuit je deskundigheid de leden van de OR adviseert. Je stelt conceptadviezen en instemmingsbrieven op. Je signaleert ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en deelt deze met de leden van de OR. Je zorgt voor een goede onderlinge samenwerking tussen de verschillende OR-en. Je kunt goed overweg met moderne kantoorsoftware en blijft op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen. Je hebt een coachende rol naar de OR-leden. Verder zorg je samen met je collega ambtelijk secretaris voor een goede organisatie van de vergaderingen, bijeenkomsten en studiedagen. Onderdeel van de opdracht is het organiseren van reguliere OR-verkiezingen, dit vraagt extra aandacht van het ambtelijk secretariaat.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Minimaal een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van Ambtelijk ondersteuner OR;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in de rol van ambtelijk ondersteuner OR;
• Een maximum uurtarief van 95,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten en fee Flextender.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het organiseren en verzorgen van het proces naar aanloop van OR verkiezingen;
• Aantoonbaar afgeronde Vakopleiding ambtelijk secretaris (minimaal niveau B);
• Een door de kandidaat zelf geschreven motivatie toegeschreven op de opdracht van max een half A4;
• Bekend met de aard van onze organisatie (publiek domein, zorg, gemeente, non profit) en kent op hoofdlijnen de uitdagingen binnen bedrijfsvoering, gemotiveerd in een half A4;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in de rol van Ambtelijk ondersteuner OR binnen een gemeentelijke organisatie of Veiligheidsregio, GGD.

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk);
• Resultaatgericht werken;
• Samenwerken;
• Assertiviteit;
• Kritisch;
• Plannen en organiseren.

Opdrachtgever
VGGM
Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week aan publieke veiligheid en gezondheid. Wij zijn de Brandweer, GGD, Ambulancezorg, GHOR en Veilig Thuis in Gelderland-Midden en staan klaar voor de ruim 700.000 inwoners uit 15 gemeenten. Het ambtelijk secretariaat valt hierarchisch in de Staf Strategie en Control (in oprichting).

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 6 november 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 4 november 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Beoordeling

De interviews worden uitgevoerd door medewerkers van VGGM. Deze personen beoordelen elke kandidaat op gelijke wijze op basis van de hierboven genoemde persoonlijke competenties. De beoordeling van het interview leidt tot de rangorde die bepaalt welke kandidaat het voornemen tot gunning ontvangt. Deze kandidaat heeft uiteindelijk de beste prijs-/kwaliteitsverhouding en komt daarmee in aanmerking voor voorlopige gunning van de opdracht. Indien in de opdracht een inhuurbehoefte van meer dan 1 persoon wordt gevraagd worden de best scorende kandidaten uit de interviewfase geselecteerd. De kandidaat die na de interviewfase de best scorende is, komt daarmee in aanmerking voor de opdracht. Alle overige deelnemende partijen in de offerteprocedure worden geinformeerd over de gunningsbeslissing/status. Deze terugkoppeling op de offerte wordt bekend gemaakt in de applicatie.

De beoordelingstappen

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cvs van de kandidaten die door een externe administratieve broker zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. GunningDe opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geinformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. Indien een kandidaat zich niet kan vinden in de gunningbeslissing van VGGM, wordt hij gedurende vijf (5) kalenderdagen na dagtekening van de bekendmaking van de gunningsbeslissing in de gelegenheid gesteld daartegen bezwaar te maken door een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank Gelderland. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om VGGM per e-mail via tijdig op te hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel. Door het uitbrengen van een offerte gaat elke kandidaat ermee akkoord dat bovengenoemde termijn van vijf (5) kalenderdagen een vervaltermijn is, en dat het niet uitbrengen van een dagvaarding binnen deze termijn in kort geding zal leiden tot niet-ontvankelijk verklaring van de inschrijver, en verval van iedere aanspraak. Eventuele verzoeken om nadere toelichting op de gunningsbeslissing en een daarop eventueel door de VGGM verstrekte toelichting laten deze vervaltermijn onverlet.

Uitvoeringsvoorwaarde

Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) mag geen arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM). De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. Wanneer gebruik wordt gemaakt van de optie tot verlenging, wordt de inhuuropdracht onder gelijkblijvende voorwaarden verlengd.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen

Maximaal 5 paginas A4, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring en opleidingen van de kandidaat. VGGM behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam en start- en einddatum van de werkzaamheden te zijn vermeld.Onder een referentie verstaan wij een overzichtelijke omschrijving van minimaal een eerdere opdracht. Hierin moet tot uitdrukking komen wie de opdrachtgever was, de begin- en einddatum van de opdracht en het aantal uren per week. Elke referentie moet de mogelijkheid bieden contact op te nemen met de voormalige opdrachtgever, hetgeen in zijn algemeenheid alleen zal gebeuren als de kandidaat in aanmerking komt voor een interview.

Overige informatie

• VGGM stelt een VOG vereist voor de start van de opdracht, hierdoor is de start als voorlopig;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht niet van toepassing.
• Indien bij de eisen en/of de gunningcriteria kwaliteit gevraagd wordt naar afgeronde opleidingen, dan dient de kandidaat, indien VGGM hierom vraagt, een kopie diploma en/of certificaat aan te leveren. Kan Inschrijver dit niet aanleveren, dan is definitieve afwijzing het gevolg.
• VGGM behoudt zich het recht voor om tot het moment van definitieve gunning de offerteprocedure tijdelijk op te schorten en geheel of gedeeltelijk in te trekken. Het geheel of gedeeltelijk intrekken van de offerteprocedure leidt niet tot enige aansprakelijkheid van VGGM jegens deelnemers. VGGM zal de door kandidaten (reeds) gemaakte kosten c.q. geleden schade dan ook niet vergoeden.
• VGGM heeft de mogelijkheid om met kandidaten een dienstverband aan te gaan na afronding van de eerste termijn van de opdracht, zonder dat VGGM daarbij verplichtingen heeft naar de externe leverancier.

Klachtenprocedure

Indien u een klacht heeft, kunt u het klachtenformulier en de procedure klachtenafhandeling bij Aanbestedingen Veiligheidsregios per e-mail opvragen. Klachten hebben betrekking op aspecten van de DAS procedure. Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid van VGGM. Het indienen van een klacht zet deze procedure niet stil.

Meer informatie

Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 23 oktober 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 24 oktober 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij een externe administratieve broker, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 30 oktober 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.