Operationeel inkoopadviseur bedrijfsvoering

Organisatie
De gemeente Veenendaal is een middelgrote gemeente met een centrale ligging, een goede bereikbaarheid en dynamischer dan ooit.

Je komt te werken in een organisatie die veel ambities heeft waarin jij uitgedaagd wordt je talenten volop te benutten en verder te ontwikkelen. Samenwerken is één van onze kernwaarden en de lijnen zijn kort.

De organisatie kent een open en informele sfeer. Je krijgt veel ruimte om je werk als professional te kunnen uitvoeren omdat we weten dat jij in staat bent om de juiste inschattingen te maken. Dat geldt ook voor de verhouding tussen werk en privé, je krijgt veel ruimte ervoor te zorgen dat dit goed in balans is en je daar kunt zijn waar je nodig bent. Onze goede arbeidsvoorwaarden en hybride manier van werken maken dat goed mogelijk.

Team
De operationeel inkoopadviseur komt te werken binnen het team Juridische Zaken en Inkoop

De functie is specifiek gericht op het ITB systeem dat moet worden geïmplementeerd en onderdeel uitmaakt van het op orde brengen van de inkoopprocessen en daarmee ook informatiehuishouding.

Omschrijving van de opdracht
operationeel inkoper (ziektevervanging) die helpt met de implementatie van inkoop- en bestelsysteem (pro-actis)  

Je ondersteunt het team bij:

• Contractbeheer: registreren van nieuwe contracten en verlengen van bestaande contracten.

• Ondersteuning: praktische ondersteuning aan de andere operationeel inkoper bij het uitvoeren van bestelaanvragen en het begeleiden van collega’s in het bestelproces.

• Operationele taken: het afstemmen met leveranciers, contracteigenaren en financieel medewerkers over bestellingen, contracten en facturatie.

• Overige werkzaamheden: uitvoeren van ordercontroles, verwerken van administratieve gegevens, beantwoorden van vragen van leveranciers en interne klanten.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag; 

2. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;

3. Aantoonbare werkervaring als inkoper en/of contractbeheerder binnen een gemeente;

4. Kandidaat is bereid om 1 dag in de week aanwezig te zijn in het gemeentehuis van Veenendaal.

Gunningscriteria  (weging, totaal 100 punten)

5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als inkoper en/of contractbeheerder binnen een gemeente (30 punten)

6. Aantoonbare werkervaring met het registreren en beheren van contracten (20 punten);

7. Aantoonbare werkervaring met financiële systemen zoals Key2Financien (20 punten);

8. Aantoonbare werkervaring met een purchase-to-pay systeem. Benoem duidelijk in het CV welk systeem dit betreft (20 punten);

9. Aantoonbare werkervaring met Proactis. Benoem dit duidelijk in het CV (10 punten).

Competenties

• Administratieve ervaring: je hebt ervaring met het registreren en beheren van contracten en bent handig met financiële systemen (ervaring met Proactis is een pré).

• Zelfstandig en proactief: je werkt zelfstandig, pakt signalen op en neemt initiatief.

• Teamspeler: je werkt prettig samen met collega’s, biedt ondersteuning waar nodig en denkt procesmatig mee.

• Communicatief sterk: je weet collega’s goed te begeleiden in het bestelproces en bent aanspreekpunt voor vragen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Werkdagen en -tijden gaan in overleg en in afstemming met zijn/haar naaste collega

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 27 mei tussen 12:00 uur en 15:45 uur en vrijdag 30 mei tussen 9:30 uur en 11:30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 26 mei 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• Gemeente Veenendaal heeft er voor gekozen om de externe partij als broker in te zetten. Na gunning verzorgt de externe partij derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met de externe partij. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan de externe partij middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.

• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.

• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Veenendaal mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Veenendaal Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).