Management Assistent

Organisatie
Bij het Facilitair Bedrijf (FB) van het UMC Utrecht werken we samen aan een schone, veilige en gastvrije omgeving voor patiënten, studenten, collega’s en bezoekers. Zo staan we onder andere klaar om bezoekers te ontvangen en zorgen we voor de logistiek, de schoonmaak van de gebouwen en voor gezonde maaltijden voor patiënten.

Jij komt te werken binnen het Managementteam, dat bestaat uit een directeur en twee MT-leden die leidinggeven aan de twee afdelingen Soft Services en Technologie & Beheer. Je werkt daarbij nauw samen met de directiesecretaris van de directeur en ondersteunt af en toe ook het leiderschapsteam bij administratieve werkzaamheden.

Het Facilitair Bedrijf bestaat uit de afdeling Soft Services, waar onder andere Logistiek, Voeding en Schoon Gebouw & Omgeving onder vallen. Daarnaast hebben we de afdeling Technologie & Beheer met onder meer Gebouwenbeheer & Inrichting en de Energievoorziening. Verder zijn er binnen het FB een aantal ondersteunende afdelingen, zoals Ontwikkeling & Advies. Als managementassistent ben jij onmisbaar binnen in het team en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Omschrijving van de opdracht
Van agendabeheer en officemanagement tot het organiseren van bijeenkomsten – als managementassistent regel je het allemaal. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt voor twee MT-leden van het Facilitair Bedrijf in het UMC Utrecht.

Als managementassistent ben jij de steun en toeverlaat van twee leden van het managementteam (MT) van het Facilitair Bedrijf (FB). Je beheert hun complexe agenda’s, organiseert bijeenkomsten en houdt de administratie op orde. Daarnaast zorg je voor het officemanagement van een aantal ondersteunde afdelingen binnen het FB. Jij bent de drijvende kracht achter een goed georganiseerde werkdag en hebt een scherp oog voor wat er nodig is.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:

• Je beheert complexe agenda’s en zorgt voor de planning en voorbereiding van afspraken.

• Je bereidt vergaderingen voor, notuleert en ziet erop toe dat acties worden opgevolgd.

• Je organiseert bijeenkomsten, grotere vergaderingen en evenementen voor het Facilitair Bedrijf.

• Je regelt bestellingen, zorgt voor voorraadbeheer van kantoorartikelen en houdt het overzicht op de dagelijkse gang van zaken.

• Je ontvangt gasten, handelt binnenkomende verzoeken af en bent het aanspreekpunt voor collega’s en externen.

Kandidaat omschrijving

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een diploma als directiesecretaresse of managementassistent.

• Bij voorkeur heb je ervaring met complex agendabeheer en binnen een grote of complexe organisatie.

• Je bent een organisatietalent, weet moeiteloos overzicht te houden in een omgeving waar soms veel tegelijkertijd gebeurt en schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden.

• Je bent positief ingesteld en hebt oog voor de mensen om je heen en het teamgevoel.

• Je vindt het leuk om nieuwe dingen op te pakken.

• Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.

CV-eisen
Onder een CV verstaan wij een overzicht die de volgende componenten bevat: personalia van de kandidaat, de meest relevante werkervaring van de kandidaat in chronologische volgorde, informatie over opleidingen (bij afgerond dit graag vermelden), relevante behaalde certificaten en vaardigheden relevant voor de functie. Deze dient in het Nederlands geschreven te zijn en in een Word of pdf-format te worden aangeleverd. Wij hanteren een cv-format van maximaal 3 pagina’s A4.

Eisen

1. HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur een diploma Directiesecretaresse of Managementassistent, of aantoonbare relevante werkervaring.

2. Aantoonbare ervaring met complex agenda beheer

Wensen

1. Bij voorkeur ervaring in het werken in een complexe organisatie.

2. Je behoudt het overzicht in een grote diversiteit van taken, ontwikkelingen of processen en weet prioriteiten te stellen.

3. Goede beheersing van MS-Office pakketten en een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

4. Je bent stressbestendig, integer en flexibel.

5. Je bent proactief, verbindend en je denkt in oplossingen.