Proces specialist HRM

Aanleiding en doelstelling van de opdracht

Voor HRM is de TU/e op zoek naar een tijdelijke Proces specialist HRM.

SQUAD (Support QUAlity Drive) is een TU/e breed programma gericht op de kwaliteit van de interne dienstverlening. Alle ondersteunende diensten doorlopen het programma en stappen op verschillende momenten in. HRM is in april 2022 gestart samen met de dienst Finance & Control. De planfase is afgerond in medio 2024 en de implementatie is hierna gestart. De implementatie omvat een meerjarig veranderprogramma en daarin is een belangrijke rol weggelegd voor 'de basis op orde'. De basis op orde, betekent binnen HRM de organisatie van en samenhang tussen processen, systemen, data en management informatie. Om de basis op orde te brengen, is versterking nodig op het gebied van Business Process Management (BPM) in brede zin.

Kerntaken Proces specialist

• Als Proces specialist ben je de verbindende schakel tussen de dienstverlening van HR en de benodigde processen, systemen en rapportages.
• Je zet de basis neer voor modern proces- en informatiemanagement binnen HRM gericht op transparante en kwalitatieve dienstverlening.
• Als Proces specialist adviseer en ondersteun je het management en de collega's van de dienst HRM bij het inventariseren en prioriteren van verbeteringen en bij het inrichten van procesmanagement. Daarnaast ben je betrokken bij allerlei veranderprojecten als expert op het gebied van procesoptimalisatie en herontwerp van processen.
• Je adviseert over aanpak en methodiek, je faciliteert werksessies en zorgt voor vastlegging van de uitkomsten, zoals procesbeschrijvingen.
• Daarnaast zorg je voor training on the job van HRM collega's ter ondersteuning van hoogwaardig eigenaarschap en beheer van (geoptimaliseerde) processen.
• Je zoekt waar nodig aansluiting bij relevante professionals binnen de TU/e. Collega's van de diensten Finance & Control en Library & Information Services zijn daarbij belangrijke partners.

• Je beschikt over een HBO of academische opleiding (werk- en denkniveau) en kennis over relevante theorieën en methodieken, zoals LEAN, BPMN.
• Je kent en begrijpt de kaders vanuit AO/IB, privacywetgeving en security-vereisten.
• Je hebt aantoonbare ervaring, bij voorkeur in een complexe organisatie, met:
  • het verzamelen en prioriteren van businessbehoeften (requirements gathering) en daarbij het uitvoeren van informatie-, impact- en haalbaarheidsanalyses, waarbij je de brug slaat tussen de business en ICT of de interne klant;
  • het vertalen van verzamelde inzichten naar concrete verbetervoorstellen, zoals procesverbeteringen of ICT-aanpassingen en het rapporteren en adviseren hierover;
  • documenteren, herontwerpen, harmonisering en optimalisatie van processen;
  • het inrichten van procesmanagement;
  • het coördineren van implementaties, het ondersteunen en begeleiden van gebruikers bij het toepassen van nieuwe systemen of processen.
• Je hebt ervaring én affiniteit met een organisatie in transitie.
• Kandidaten zijn geen student of medewerker bij de TU/e.

Competenties

• Je bent proactief, zelf startend en in staat om nieuwe zaken snel eigen te maken;
• Je hebt overtuigingskracht en bent in staat om collega's mee te nemen in je verhaal;
• Je bent organisatiesensitief en houdt rekening met belangen van verschillende stakeholders, maakt gemakkelijk contact en komt afspraken na;
• Je bent in staat om te schakelen tussen generiek procesmanagement en specifiek procesontwerp en tussen regie en uitvoering;
• Je hebt analyserend vermogen, creëert overzicht/ inzicht en stuurt op kennisoverdracht.

De TU/e en HRM

• De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 5400 medewerkers en 13.000 studenten.
• De dienst Human Resources Management (HRM) heeft ruim 120 collega's en bestaat uit drie afdelingen: HR Business, HR Operations en HR Development. De teams van HR Business richten zich op de ondersteuning van people management in de faculteiten en diensten specifiek door HR-advisering en recruitment. De teams van HR Development richten zich op beleidsvorming, HR-analytics, ondersteuning van staff development en projectmanagement. Binnen de afdeling HR Operations zijn naast het HR Services team de volgende vier andere teams werkzaam: Payroll Administration, Staff Immigration (werkzaamheden m.b.t. immigratieprocedures), Compliance, Compensation and Benefits, en Occupational Health, Safety, Environment & Radiation Protection.

De gesprekken vinden plaats op 10 november 2025 om 9u, 13u of 14u. De gesprekken vinden plaats, ten kantore van de Opdrachtgever.

Er geldt een proefperiode van 1 maand, waarna de overeenkomst ter beoordeling door Opdrachtgever verlengd of beëindigd wordt, waarbij aan de beëindiging geen kosten verbonden zijn.

Na deze initiële looptijd is er de mogelijkheid de opdracht onder gelijkblijvende voorwaarden te verlengen, tot een maximale looptijd van 2 jaar.