Interim Coördinator Functioneel beheerder Bedrijfsvoerings-Applicaties

Interim Coordinator Functioneel beheerder Bedrijfsvoerings-Applicaties
1,0 FTE - (40 uur per week, maar slechts beperkte inzet tijdens schoolvakanties)
Rotterdam, Haastrechtstraat 3
Tenminste tot eind 2024, mogelijk verlenging tot eind april '25 of eind juli '25
Reactietermijn sollicitatie: 26 augustus
Sollicitatiegesprekken: 3&4 september

Functioneel Beheer
Functioneel Beheer maakt onderdeel uit van de stafafdeling ICT welke bestaat uit vijf eenheden tw. Informatie Management, Innovatie & Projecten, ICT Service & Ondersteuning, ICT Beheer & Security en Functioneel Beheer. De eenheid Functioneel Beheer kent momenteel als hoofdtaken het functioneel beheer van de bedrijfsvoerings-applicaties (o.a Afas, Exact Financials en inkoop, Qliksense, TopDesk) en de onderwijskundige applicaties (o.a. Eduarte, Its Learning, Xedule). Binnen functioneel beheer is er ook een eenheid welke de trainingen en toetsingen verzorgt met betrekking tot de eerder genoemde applicaties. Op dit moment loopt er een groot project waarbij we Afas gaan inzetten als systeem voor zowel onze HR- als financiele processen (livegang per 01-01-25). Wij zoeken een interim coordinator voor het team bedrijfsvoerings-applicaties.

Wat ga je doen?
Als interim coordinator ben je verantwoordelijk voor coordinatie van de werkzaamheden en begeleiding van je collegas binnen je eigen team. Je fungeert als verlengstuk van de teamleider en je draagt zorg voor het kwalitatief hoogwaardige beheer van de onderwijskundige applicaties van Albeda. Je bent het eerste aanspreekpunt binnen jouw team voor alle teamleden. Je ondersteunt en motiveert je collegas en je stelt hun in staat om het beste uit zichzelf te halen. Je onderhoudt nauw contact met andere coordinatoren, proceseigenaren, key-users en overige belanghebbenden. Het functioneel aansturen van de functioneel beheerders is het inbedden van de nieuwe change processen, deze stroomlijnen en het bijhouden en sturen van wijzigingsverzoeken, prioriteren van taken en het maken van impactanalyses in samenwerking met de collegas van informatiemanagement. Daarnaast fungeer je als sparringpartner over jouw domein in het kernteam functioneel beheer en changeoverleg met de informatiemanagers. Als team coordinator ben je de spil in de dagelijkse bedrijfsvoering en signaleer je knelpunten en stelt de prioriteiten waar nodig.
Daarnaast stem je de inzet van Functioneel Beheer in het Afas project af met het projectteam en coordineer je (de voorbereiding op) de overdracht vanuit dit project naar beheer.

Resultaatgebied (KPI)

1. Operationeel beheer

2. Gebruikersondersteuning (klant)

3. Datakwaliteit op orde

4. Proces en wijzigingenbeheer

5. Proactief en Continu verbeteren op doorontwikkelingen

6. Kennisborging

7. Onderwijsbehoeftes> vertalen naar reactietermijnen conform de SLA

8. Wijzigingen beheer en overdracht naar beheer vanuit projecten

Taken als coordinator

• Aansturing, coordineren van werkzaamheden van de functioneel beheerders

• Beheren van de planning, inzet op projecten

• Voortgang en functioneringsgesprekken voorbereiden en aansluiting in de gesprekken cyclus

• Tussentijdse gesprekken m.b.t. de KPIS (Bila)

• Verantwoordelijk voor het ondersteunen van gebruikers, gebruikersbeheer, het bijhouden van de registratie van meldingen en het oplossen van vragen en incidenten via TopDesk;

• Vertaling businessvraagstukken naar impactanalyses en waar nodig functionele ontwerpen;

• Onderhouden contacten met softwareleveranciers op gebied van functionaliteiten;

• Aansturen en coordineren van testen van updates van de nieuwe systeemversies;

• Afstemming van de inzet van Functioneel Beheer in het Afas project met het projectteam en coordinatie van (de voorbereiding op) de overdracht vanuit dit project naar beheer.

Competenties

• Analytisch vermogen: Je kunt complexe vraagstukken doorgronden en vertalen naar concrete acties.

• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert helder met verschillende stakeholders, zowel mondeling als schriftelijk.

• Leiderschap en samenwerking: Je kunt een team van functioneel beheerders aansturen en bent in staat om samen te werken met andere afdelingen en leveranciers.

• Kennis van HR of (bij voorkeur: en) financiele processen

• Samenwerken: Je bent goed in staat om samen te werken met andere afdelingen

• Verandermanagement: Je vindt het leuk om continue te blijven verbeteren (lean)

Functie-Eisen

• Ervaring op het gebied van functioneel beheer (1 a 2 jaar);

• Je bent klantgericht en proactief;

• Je kunt onder tijdsdruk overzicht houden over je werk;

• Je kunt werken binnen een teamverband;

• Goede sociale en communicatieve vaardigheden;

• Je raakt niet snel in de stress en kan overzicht bewaren;

• Je hebt een proactieve en servicegerichte instelling;

• Je bent daadkrachtig en beschikt over een hoog probleemoplossend vermogen

• Analytisch denkvermogen

• Je weet mensen te motiveren, te inspireren en te enthousiasmeren

• De coordinator vergt een grote mate van zelfstandig- en verantwoordelijkheid;

• Lean (green-belt) gecertificeerd

• Je bent een bruggenbouwer tussen Functioneel Beheer en de gebruikers.