Projectondersteuner

Organisatie
We vormen samen met 230 professionals onze organisatie. We zijn open, sociaal en ontwikkelingsgericht. De organisatievisie is voor ons een belangrijke basis. Om onze inwoner, maatschappelijke partijen en ondernemers zo goed mogelijk te helpen, houden we de lijnen kort, het werk efficiënt en de oplossingen professioneel. Het ontwikkelen van onszelf en de organisatie vinden we erg belangrijk. Ons doel is om een wendbare en rolbewuste organisatie te zijn die in verbinding staat met de omgeving.

Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Werken voor Soest betekent dat je in contact staat met onze inwoners, het bestuur en partners. Van onze medewerkers vragen we dus dat ze makkelijk de verbinding leggen en hun expertise en actuele vakkennis inbrengen bij diverse vraagstukken.
Als gemeente ondersteunen we op allerlei gebieden de samenleving. Wij werken aan de leefbaarheid van onze gemeente en kijken daarbij naar de lange termijn. Op dit moment spelen een aantal belangrijke projecten. Zo werken we hard aan de energietransitie voor een duurzame, toekomstbestendige gemeente. We zijn bezig met het maken van een omgevingsvisie als onderdeel van de Omgevingswet. Verschillende bouwprojecten zijn in ontwikkeling en ook versterken we de sport in onze gemeente met allerlei projecten. Meer weten over wat er speelt in Soest? Lees het Coalitieakkoord 2018-2022.

Opdracht
Ter ondersteuning van de projectleiders binnen het Projectbureau van de gemeente zijn we op zoek naar een ervaren projectondersteuner. De projectondersteuner is verantwoordelijk voor de ondersteuning bij meerdere projecten en schakelt voortdurend tussen projectleiders en teamleden. Je bent een spin in het web. Zo organiseer jij bijeenkomsten, maak je de planning en houdt dit

bij, voer je gegevens in het systeem en maak jij afspraken met diverse in- externe partijen. Kortom: je bent daadkrachtig, proactief, service- en dienstverlenend, én jij zorgt ervoor dat uitdagingen soepel, snel en met oog voor detail worden opgelost. De projectondersteuner maakt onderdeel uit van een enthousiast team.Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
• Je ondersteunt de projectleider(s) en lever je een actieve bijdrage in de projecten;
• Je beheert agenda´s, verzamelt en verstuurt stukken;
• Je organiseert projectoverleggen (met derden), informatiebijeenkomsten, etc;
• Je verzorgt de verslaglegging van diverse overleggen en bijeenkomsten;
• Je beheert de projectdossiers;
• Je bewaakt de voortgang van acties en de administratieve procedures;
• Je verricht correspondentiewerkzaamheden;
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming;
• Het opstellen van technische overdrachtsdossiers van projecten naar de beheer & onderhoud organisatie.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau;
2. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als projectondersteuner van ruimtelijke projecten;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
3. Afgeronde opleiding prince 2(15 punten);
4. Aantoonbare werkervaring met Zaaksysteem, Decade, Teams en ZOOM (15 punten);
5.  Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner (30 punten);
6.  Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het organiseren van informatiebijeenkomsten (20 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Daadkrachtig;
• proactief, service- en dienstverlenend;
• communicatief sterkt.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 6 december 2021 van 14:00 uur tot 16:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 3 december 2021 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 25 november 2021. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 26 november 2021 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 30 november 2021 2021 09.00 uur . Tot die tijd kunt u reageren.