Project-/ Programmamanager

Opdrachtgever
Het Rijksvastgoedbedrijf is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12,4 miljoen vierkante meter bruto vloeroppervlak aan gebouwen en circa 94.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten. Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen. Zie https://www.rijksvastgoedbedrijf.nl/over-ons/organisatie voor meer informatie over het Rijksvastgoedbedrijf.

De directie Vastgoedbeheer is de schakel naar en staat dicht bij de gebruikers en hun gebruik. Alle directies hebben klantcontacten. De directie Vastgoedbeheer heeft dit vanuit beheerperspectief en is vaak de vooruitgeschoven post, het herkenbare gezicht van het RVB. Vastgoedbeheer omvat de functies assetmanagement en vastgoedadministratie, technisch advies, contractbeheer en objecten projectmanagement. Het projectmanagement is gericht op vervanging en instandhouding, soms aangevuld met klantwensen. Belangrijke randvoorwaarde is veiligheid, belangrijke ambitie is duurzaamheid. De omvang van de projecten variëren van € 1- tot €60 mljn. De projecten variëren in complexiteit, maar zullen veelal multidisciplinair zijn (bouwkunde, elektrotechniek en werktuigbouwkunde)

Afdeling & team
De afdeling Realisatie is integraal verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de panden die het RVB in eigendom heeft of huurt. De afdeling opereert binnen de financiële en kwaliteitskaders die aan het RVB zijn gesteld. Binnen die kaders is bij de sturing van de activiteiten het klantbelang leidend. De organisatie van de afdeling Realisatie (in samenhang met de afdeling Klant- en Assetmanagement, de afdeling Kennis en het Bedrijfsbureau) is ingericht aan de hand van de verschillende fasen in de cyclus van beleid, planning, realisatie en evaluatie.

In de sectie PeP (Programma’s en Projecten) verzorgen programmamanagers en projectleiders landelijke projectprogramma’s over de regio’s heen. De projectmanagers worden waar nodig ondersteund door interne adviseurs, soms worden de adviezen op de markt ingekocht.

Projecten
Binnen de sectie Programma’s en Projecten worden de regio overstijgende gelijksoortige projecten, landelijk uitgevoerd. Eea tbv uniformiteit, effectiviteit en klanttevredenheid. Voor de klant Defensie lopen er verschillende programma’s en worden er nieuwe opgestart. O.a. Asbestsanering, Droge Lucht Systemen (ontvochtigen legervoertuigen), en transitie centrales van Analoog naar Digitaal. Voor de klant Defensie dienen deze programma’s, welke zich in een verschillende fases bevinden, verder worden gebracht. Programma’s welke meerdere jaren bestrijken, en waarin het grootste deel van de portefeuille aan bod komt. Daarnaast wordt er tbv de uitvoering, samen gewerkt met de regio, of vindt deze vanuit de eigen sectie plaats. Daar waar mogelijk worden verschillende programma’s integraal uitgevoerd.

Omschrijving van de opdracht
Vanwege een andere opdracht van de huidige programmamanager zullen wij de komende periode een tijdelijke externe programmamanager werven. In de tussenliggende periode zal deze functie a.i. ingevuld moeten worden en uiteindelijk ook goed moeten worden overgedragen aan de te vervangen programmamanager. De interim programmamanager managet meerdere programma’s en zorgt dat deze in control zijn en blijven. Dit doe je vanuit je IPM rol samen met verschillende teams van meerdere medewerkers. De projectenportefeuille bewaak je intensief. Je hebt dus zowel in de voorbereidende fase als in de uitvoeringsfase een cruciale rol. Tevens draag je met het IPM team de verantwoordelijkheid voor de financiële productie conform het jaarplan.

Een belangrijke uitdaging zit ‘m in het realiseren van het programma conform LEAN-systematiek. Een diploma is vereist. Een flinke opdracht, waarin de programmamanager een verbindende en coördinerende rol heeft, en die wordt aangevlogen met een IPM-team aangevuld met projectleiders en technisch adviseurs. Dit gebeurt niet vanachter een bureau, maar in het centrum van onze projectenportefeuille. De programmanager is scherp op de voortgangsinformatie en heeft een helder beeld van de projectadministratie.

De kwaliteit van de uitvoering, projectvoortgang, de planning, de kosten, de risico’s en de uitwisseling van projectinformatie wordt binnen het IPM-model bewaakt. De programmamanager is zich bewust van de politieke gevoeligheid.

De programmanager is verantwoording schuldig aan het sectiehoofd en heeft frequent overleg met collega’s voor wat betreft omgevingsfactoren op politiek- bestuurlijk niveau die van invloed zijn op uitvoering en uitwerking van de projecten. De werkzaamheden zijn vanuit huis en kantoor, waarbij soms ook de projectlocaties worden bezocht.

CV-eisen
Benoem duidelijk in het cv bij de opleiding en werkervaringen aan welke eis (onder vermelding van het nummer van deze eis) hiermee wordt voldaan. Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat van maximaal 7 pagina's A4.
De kandidaat beschrijft per wens, met behulp van en verwijzing naar referenties, niet ouder dan 7 jaar, hoe en in welke mate hij daaraan voldoet. De kandidaat dient zijn antwoorden te geven op het bijgevoegde aanbiedingsformat (zie bijlage 1), dat bij het cv wordt gevoegd (max. 3 A4 voor alle wensen tezamen). Hierbij dient het verband tussen de wens en de referentie telkens duidelijk te worden omschreven, per aspect en waar mogelijk aan de hand van concrete voorbeelden en situaties. *De offerte is uitgebracht in PDF conform de richtlijnen van de Wet AVG (zie bijzonderheden).

• LET OP: Er kan in totaal 1 document worden geüpload. Het CV en de beschrijving van de wensen kunnen worden samengevoegd in 1 document, waardoor er een bestand (van maximaal 10 pagina’s A4) geüpload kan worden.

• Toelichting: de Inhuurdesk behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het cv en/of referentie voorkomen. In het cv dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.

• Toelichting eisen: de werkervaring en afgeronde opleidingen zoals gevraagd in de eisen moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem de functie, bij welke opdrachtgever deze werkervaring is opgedaan en de periode [mm-jjjj]. Bij het niet benoemen van de functie, het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze gevraagde ervaring / kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.

• Toelichting wensen: de werkervaring / kennis zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het cv van de kandidaat. Noem de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj]. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot aftrek van punten.

Eisen
Aanbiedingen dienen vergezeld te gaan van een cv waarmee de kandidaat aantoont te voldoen aan de eisen 1, 2 en de wensen.
LET OP: onderbouw in uw cv voor eis 1 en 2 hoe en op welke wijze u voldoet. Bij het ontbreken van een of meer minimumeisen voldoet het cv niet.

A). Deze afgeronde en erkende opleidingen moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij elke opleiding of
deze is afgerond en wanneer het diploma is behaald. Bij het niet benoemen of het diploma is behaald zal de aanbieding terzijde
worden gelegd.

B).Deze kennis moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij welke opdrachtgever deze werkervaring is
opgedaan en de periode [mm-jjjj]. Bij het niet benoemen van het aantal jaren waarin de kennis is opgedaan en bij welke
opdrachtgever, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.

1. Uurtarief excl. btw : Maximaal € 138,26,- all-in

   • Toelichting: Expliciet vermelden wij dat eventuele verblijfskosten, de reiskosten en reisduur voor zowel werkwerkverkeer als woon-werkverkeer niet door de opdrachtgever voor vergoeding in aanmerking komt.

   • Verzoek: Vanwege de objectieve beoordeling die door de beoordelingscommissie van het Rijkvastgoedbedrijf wordt uitgevoerd, verzoeken wij u om het tarief bij de aanbieding te vermelden in DioR, maar niet te noemen in de aanbiedingsformat die als bijlage wordt toegevoegd.

2. De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde WO opleiding in een technische richting.

3. De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een projectmanagement opleiding van het niveau IPMA-C of gelijkwaardig.

4. De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 7 jaar ervaring op het gebied van programmamanagement, waarbij aantoonbaar sprake is van de volgende werkzaamheden: • de aangeboden kandidaat heeft ervaring op het gebied van werken in een IPM-team structuur; • de aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken voor publieke opdrachtgevers; • de aangeboden kandidaat heeft relevante werkervaring met het optimaliseren van processen volgens LEANsystematiek • de aangeboden kandidaat heeft ervaring met het gelijktijdig realiseren van minimaal 2 grote huisvestingsprogramma’s in bestaande bouw met verschillende scope, met een gezamenlijke productiedoelstellingen van >50 mln • de aangeboden kandidaat heeft ervaring met programmamanagement waarbij gelijksoortige projecten door meerdere (minimaal 20) projectteams uniform programmamatig worden gerealiseerd • Alle projectfasen van initiatieffase tot en met de oplevering van de realisatiefase van projecten in het kader van renovatie en/of instandhouding; • Kennis hebben van de Aanbestedingswet 2012 of het ARW 2012 en het toepassen daarvan in een aanbesteding; • Verantwoordelijk voor het beheersen van een programma op basis van GROTICK aspecten (denk hierbij bijvoorbeeld aan inplannen van projectactiviteiten, verkrijgen van financiële middelen; Bewaken van planning en uitvoering; Kennis van financiële- en processtuursystemen; Toepassen van risicomanagement;) • Ervaring met integratie van verduurzamingsmaatregelen in te realiseren projecten.

5. De kandidaat is in het bezit van een VCA-certificaat 'Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCU' (VOLVCA) en een geldig GPI certificaat of is bereid beide certificaten op eigen kosten te behalen binnen drie weken na startdatum opdracht (dit dient op het CV te worden vermeld)

   • Toelichting: Geldige diploma’s dragen het VCA/VCU-logo, de vermelding ‘Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCA’, de naam van het Examencentrum VCA, kandidaat naam, geboortedatum en VCA diplomanummer.

   • Bij het niet benoemen van VCA gegevens in het CV van de kandidaat en hierdoor de verificatie in het Centraal Diploma Register (CDR) https://www.vca.ssvv.nl niet kan plaatsvinden zal de aanbieding terzijde worden gelegd.

6. De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen). Met als startdatum, uiterlijk een maand na de genoemde startdatum i.v.m. een mogelijke opzegtermijn.

7. De aangeboden kandidaat dient te beschikken over voor de uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen. De elektronische hulpmiddelen worden niet door Rijksvastgoedbedrijf ter beschikking gesteld.

8. De aangeboden kandidaat gaat akkoord met de verplichte documenten genoemd onder de toelichting. Daarnaast dienen de genoemde documenten voor aanvang (en/of zo spoedig mogelijk) geüpload te worden in het digitale (leveranciers)dossier.

   • Toelichting: De volgende documenten vormen samen de Offerteaanvraag: 1. Dit document, de Offerteaanvraag in de inhuurapplicatie; 2. Beschrijving van de opdracht; 3. Programma van eisen (bijlage 1 op het Aanbestedingsplatform); 4. Concept overeenkomst (bijlage 2 op het Aanbestedingsplatform); 5. ARVODI-2016 (bijlage 3 op het Aanbestedingsplatform); 6. Procedurevoorschriften (bijlage 5 op het Aanbestedingsplatform).

   • Documenten: GVA verklaring, bewijs van verzekering, beroepsaansprakelijkheid (alleen voor ZZP/ZZP via intermediair), bedrijfsaansprakelijkheid, VOG verklaring, formulier Integriteitsverklaring, formulier nevenwerkzaamheden, bewijs KvK inschrijving en de bijlage Model Integriteitsverklaring Rijk voor externen.

9. In verband met de werkzaamheden is het een eis dat een positieve referentie omtrent integriteit verifieerbaar is. Daarnaast dient de kandidaat een Verklaring Omtrent Gedrag te kunnen overleggen binnen 4-6 weken na start van de opdracht.

Competenties
Je bent je bewust van de dynamiek, processen en verschillende belangen binnen de betrokken organisaties en partijen en je bent in staat de aanpak hierop af te stemmen en als de situatie daarom vraagt ben je in staat om buiten de gebaande paden te denken en handelen(b.v. calamiteiten). Je onderkent tijdig de (politieke) afbreukrisico’s voor de bewindspersonen en het RVB en anticipeert met de juiste interventies en stevigheid. Je bent proactief en organisatiesensitief. Je hebt aantoonbare ervaring in het aansturen en motiveren van een team met een omvangrijke productiedoelstelling. Je hebt aantoonbare ervaring in het maken van afspraken met anderen over kwaliteit en kwantiteit van het te leveren werk en houdt voortgang in de gaten van eigen acties en anderen. Je kunt snel, goed werken onder tijdsdruk en je bent communicatief sterk. Het samenwerken in een IPM team is een vanzelfsprekendheid. Je bent in staat de mening van anderen te beïnvloeden.

Voor de uitvoering van deze opdracht is het essentieel dat je beschikt over de nodige (people)managementskills, organisatiesensitiviteit, plannen en organiseren, resultaatgericht, motiveren, netwerken en zelfontwikkeling

Gunningscriteria
Specificeer in CV/motivatie hoeveel/wat voor ervaringen u heeft.
De kandidaat beschrijft per wens, met behulp van en verwijzing naar referenties, niet ouder dan 7 jaar, hoe en in welke mate hij daaraan voldoet. Hierbij dient het verband tussen de wens en de referentie telkens duidelijk te worden omschreven, per aspect en waar mogelijk aan de hand van concrete voorbeelden en situaties. De kandidaat dient zijn antwoorden te geven op dit document, dat bij het cv wordt gevoegd (max. 3 A4 voor alle wensen tezamen).

10. De mate van ervaring als projectmanager bij het uitvoeren van vastgoed gerelateerde projecten voor (overheids)organisaties. (referenties niet ouder dan 15 jaar) - 20 punten

    • Ervaring met bouw- of verbouwprojecten waarin ervaring met de continuïteit van kritische bedrijfsprocessen vereist is;

    • Ervaring met bouw- of verbouwprojecten waarbij duurzaamheid eisen worden gesteld, in het bijzonder PV panelen.

    • Complexiteit door de combinatie van technische disciplines, contractsituaties, omvang van de projecten en een veel vragende omgevingssituatie

    • Invloed op de werkzaamheden van derden, waaronder ingehuurde adviseurs, aannemers, installateurs en bouwkostendeskundigen;

    • Grootte van het project/ programma geduid in financiële omvang en de omvang van de projectorganisatie;

    • Duiding van de (hoeveelheid) omgevingsaspecten welke invloed hadden op de projecten;

    • Ervaring met het schakelen tussen de verschillende functie/abstractieniveaus binnen de projectorganisatie;

11. De mate van ervaring als programmanager binnen (overheids)organisaties - 30 punten

    • Ruime en relevante ervaring in complexe* projecten/programma’s en daarin aantoonbaar succesvol
      *Complex in de zin van integraliteit met andere lopende programma’s en de noodzakelijke afstemming

    • Ervaring in onderhandelen, risicomanagement, risicoanalyse

    • Ervaring in het aansturen van in- en externe samengestelde projecten/programma’s met divers karakter (technisch/inhoudelijk, bestuurlijk, integrale bedrijfsvoering, verandering, implementatie)

    • Ervaring in het opereren in (inter)nationale politiek/bestuurlijke omgeving; inkoop- en contractmanagement; financieel projectmanagement

    • Ervaring in het omgaan met en beïnvloeding van een veelheid van inen externe actoren

    • Ervaring met en kennis van IPM en LEAN.

12. De mate van ervaring in bedrijfsvoering en management binnen (overheids)organisaties - 20 punten

    • Relevante ervaring in aansturen van teams en projecten waarbij behorende processen transparant, efficiënt, kostenbewust zijn ingericht

    • Ervaring waarin op strategisch en/of directieniveau verantwoording is afgelegd over administratie en productie

    • Ervaring op het gebied van teambuilding

    • Ervaring waarin teammedewerkers, bedrijfsmiddelen en informatievoorziening doelmatig en doeltreffend worden ingezet

    • Ervaring met interim posities op (programma)managementniveau met uitdagende doelstellingen

13. Mate van ervaring met de organisatie van de opdrachtgever en van Defensie in het bijzonder - 10 punten

    • Grootte van projecten/programma’s (in miljoenen).

    • Hoogte van veiligheidseisen

14. Prijs - 20 punten
    Prijsscore: (laagste tarief/ aangeboden tarief) * maximale prijsscore

Aanvullende informatie

• Verificatiegesprek : vindt per webex plaats

• Plaats tewerkstelling: Den Haag, Korte Voorhout 7 (iedere maandag, overige dagen hybride, in overleg met manager)

• BBRA-schaal : 13

• Optie op verlenging : 2 opties van elk maximaal 12 maanden

• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) met screeningspunten 11, 12, 13 en 41 dient uiterlijk 6 weken na aanvang van de opdracht in DioR geüpload te worden. Bij ‘Naam organisatie’ dient de naam van de leverancier vermeld te staan inzake het inhurende dienstonderdeel.

• In verband met de wet DBA dient u bij elke aangeboden kandidaat aan te geven of het gaat om detachering of een inhuur van een zzp-er. Dit dient zowel op het CV (het PDF-bestand) als in DioR te worden vermeld. Bij het ontbreken van die informatie op het CV kan de opdracht niet gegund worden.

• Bij het voorstellen: in pdf. Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).