Project- implementatiemanager ICT Implementatie

Avalex
Avalex is op 2 april 2001 opgericht door de gemeenten Leidschendam, Rijswijk en Voorburg. In de loop van de jaren zijn ook de gemeenten Pijnacker-Nootdorp, Wassenaar, Delft en Midden-Delfland aangesloten. Avalex is een ambitieuze, relatief jonge en groeiende organisatie, waar rond de 220 enthousiaste medewerkers samen zorgen voor de inzameling van huishoudelijk afval van zes gemeenten. Als maatschappelijke onderneming gaan wij voor de principes van duurzaam ondernemen. Optimale dienstverlening is voor ons de basis, wij richten onze dienstverlening meer op afvalpreventie en versterken onze impact op de regionale circulaire keten.

De opdracht
In 2023 heeft Avalex een zestal projecten benoemd die zich afzonderlijk in de voorbereidende fase van (zes) aanbestedingen bevinden. De doorlooptijden zijn daarbij verschillend van elkaar. Avalex is voornemens deze zes projecten qua livegang samen te laten komen op 1-1-2025. De kwaliteit van de implementatie is daarbij belangrijker dan deze datum, deze livegang kan daardoor ook later uitvallen.

Op dit moment maakt Avalex gebruik van PieterBas, een ERP softwareapplicatie voor de afvalverwerkings- en afvalinzamelingsindustrie. De leverancier van de huidige applicatie heeft aangegeven dat deze niet verder zal worden ontwikkeld, mede daardoor gaat Avalex op zoek naar een nieuw systeem.

Inhoudelijk laat Avalex zich daarbij begeleiden door Clever advies (meer informatie over deze organisatie is terug te vinden op www.cle-ver.nl). Hun rol is het leveren van input voor het opstellen van de eisen en wensen voor alle zes projecten, dit na een intensieve samenwerking met de interne organisatie van Avalex. De inhoudelijke verantwoordelijkheid ligt daarmee bij Cle-ver. De zes aanbestedingen worden uitgevoerd door Avalex zelf, met ondersteuning van inkoopadviesbureau BiC.

De zes projecten zijn:

1. Weegbrug software en afvalstromen registratie.

2. Software middelen- en activabeheer t.b.v. afvalinzameling.

3. Software voor roosteren en resource planning ten behoeve van afvalinzameling.

4. Digitale dienstverlening en orderregistratie

5. Voertuigautomatisering.

6. Software ten behoeve van het registeren van alle klantcontacten van Avalex met haar inwoners.

Deze opdracht bestaat uit een aantal kaders en randvoorwaarden, te weten:

• De Project- implementatiemanager is in ieder geval beschikbaar tot en met de afronding van het volledige project. Er is sprake van een afronding als de zes projecten met elkaar zijn geïntegreerd in een live (werkende) oplossing. Avalex al streeft ernaar het project eind januari 2025 af te ronden.

• De Project- implementatiemanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het project namens de stuurgroep en het opleveren van de vereiste producten. Opdrachtgever van het project is het directielid bedrijfsvoering.

• Bij de start van de opdracht stelt de Project- implementatiemanager in overleg een bondig plan van aanpak op. Ter voorbereiding daarop spreekt de Project- implementatiemanager de huidige stakeholders om een goed beeld te kunnen vormen van de huidige situatie. Na goedkeuring daarvan start de uitvoering.

• De Project- implementatiemanager zet de projectorganisatie op.

• De Project- implementatiemanager organiseert de overleggen met betrekking tot de aanbestedingen (zowel in de voorbereidingsfase, de aanbestedingsfase en de implementatie/ verificatiefase) en stuurt deze aan.

• De Project- implementatiemanager is flexibel inzetbaar voor dit project. Per fase zal bekeken worden welke inzet daadwerkelijk nodig is. Voorwaarde hierbij is dat de voortgang van het project niet wordt vertraagd door (gebrek aan) inzet vanuit de Project- implementatiemanager. Alleen de daadwerkelijk gemaakte uren kunnen worden gefactureerd.

• De Project- implementatiemanager is in staat om het projectmanagement over de gevraagde processen inhoudelijk aan te sturen zoals beschreven in dit document en de implementatie te managen.

• De Project- implementatiemanager is in staat om verandermanagement toe te passen op de betrokken medewerkers om weerstanden bij een overgang naar een andere werkwijze en landschap te minimaliseren.

• De Project- implementatiemanager kan alleen door een ander persoon vervangen worden in overleg met Avalex. De vervanger dient minimaal over dezelfde competenties te beschikken.

• De Project- implementatiemanager verkrijgt een helder beeld van de projectopdracht en stemt resultaten, scope, kwaliteit, tijd, risico’s, organisatiestructuren en budgetten af.

• Werkt proactief en stelt Avalex in staat om tijdig te kunnen (bij)sturen. Lost knelpunten op, rapporteert wekelijks over de voortgang, realiseert de afgesproken resultaten en zorgt voor overdracht hiervan.

• De Project- implementatiemanager beschikt over sociale vaardigheid voor het adviseren van directie (stuurgroep), het Avalex management en derde partijen.

• Het betreft hier een prestatie opdracht en geen inhuur van personeel.

• De Project- implementatiemanager heeft Avalex als Opdrachtgever, staat niet onder leiding en toezicht van de Opdrachtgever maar behartigd altijd de belangen van Avalex, is onafhankelijk en kan beschikken over een recente VOG. Avalex kan, bij gerede twijfel, een integriteitstoets doen.

• Toetsing (eventueel door deskundigen) van wettelijke kaders afvalregistratie in de aangeboden/ aangeschafte applicaties.

• De Project- implementatiemanager zal zich laten leiden door de adviezen vanuit Avalex inkoop inzake de rechtmatigheid van de zes projecten in relatie tot de Aanbestedingswet en het inkoopbeleid van Avalex. Daar kan alleen bij hoge uitzondering van worden afgeweken na een ondertekend afwijkingsbesluit door de directie van Avalex.

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Hibo Abdi via hibo.abdi@kbenp.nl of via 06 433 634 42

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.