DOS-2025-0002218 Projectmanager Sturingsprincipes en tijdschrijven

Omschrijving van de opdracht
Als Projectmanager (Ambtelijk Opdrachtnemer) tijdschrijven ben je verantwoordelijk voor het mede opstellen van sturingsprincipes en de implementatie van (een nog aan te schaffen) tijdregistratie(systeem) binnen de provincie Zuid-Holland. Dit is een cruciaal middel om inzicht te krijgen in de arbeidscapaciteit, zodat we als organisatie flexibel en wendbaar kunnen inspelen op veranderende vraagstukken.

Het doel van deze opdracht is om een solide, efficiënt en gebruiksvriendelijk tijdschrijfsysteem te implementeren, wat als sturingsprincipe aansluit bij de strategische doelstellingen van de provincie. Dit gebeurt binnen het bredere kader van het capaciteitsplan, waarin vraag en aanbod van arbeidscapaciteit worden geoptimaliseerd.

Wij willen een organisatie zijn die wendbaar inspeelt op datgene wat onze omgeving en ons bestuur van ons vragen. Dat betekent flexibele en wendbare inzet van onze arbeidscapaciteit. De dynamiek in de maatschappij onderstreept het belang om continu aandacht te schenken aan het werk dat we doen. Met de vragen in ons achterhoofd zoals: “Hoe kunnen we juist die dingen doen die ertoe doen?” en “Besteden we op dit moment ook de meeste energie aan de belangrijkste taken?”. Om deze vragen te kunnen beantwoorden hebben we inzicht nodig in de inzet van ons allemaal.

Om grip te krijgen op de arbeidscapaciteit zijn er een aantal acties in gang gezet, waaronder het maken van een (arbeids)capaciteitsplan, scherpere planning en registratie van de inzet. Om de cirkel rond te maken is het nodig om inzicht te krijgen in de gerealiseerde uren.

Dit is de opdracht:
Als Projectmanager (AON) Tijdschrijven speel je een cruciale rol in het realiseren van een succesvolle implementatie van tijdschrijven binnen de organisatie. Je werkzaamheden omvatten:

• Op basis van een voorgenomen besluit door de directie, het opstellen van een plan voor verdere besluitvorming met de medega om te komen tot definitieve besluitvorming;

• Begeleiding van de implementatie: Na besluitvorming coördineren van het implementatieproces van tijdschrijven, inclusief de aansluiting op het capaciteitsplan en de mogelijke inzet van het bestaande tijdschrijfsysteem Sagitta. Hierbij houdt je tevens rekening met de wensen en mogelijkheden voor verwerking in onze financiële systeem;

• Ontwikkelen en optimaliseren van beleid: Opstellen van richtlijnen, instructies en ondersteunende documentatie om de effectiviteit van tijdschrijven te waarborgen.

• Communicatie en stakeholdermanagement: Het creëren van draagvlak binnen de organisatie, inclusief de samenwerking met directie, OR, P-managers en medewerkers.

• Uitvoeren van pilots: Begeleiden van de testfase in verschillende organisatieonderdelen en analyseren van knelpunten om tot een succesvolle concernbrede uitrol te komen.

• Evaluatie en continue verbetering: Monitoren van de implementatie en het aanbrengen van verbeteringen op basis van feedback en data-analyse.

• Training en ondersteuning: Zorgdragen voor de kennisoverdracht en het trainen van medewerkers en leidinggevenden in het gebruik van het tijdschrijfsysteem.

Context
In het kader van het OGO-model (opgave gericht organiseren) waarmee de Provincie werkt is er geen 1-op-1 relatie meer tussen de “organisatie-eenheid” en de vaste taken en daarmee de werkzaamheden van individuele medewerkers. In de situatie vóór OGO werd bijvoorbeeld de bekostiging van personele kosten herleid op basis van taken van bureaus en afdelingen. Dat is in de OGO-organisatie met de scheiding van O(pdrachten) en P(ersoneel) niet meer mogelijk. Er is dus noodzaak voor een andere vorm van registratie van de arbeidscapaciteit aan zowel de O- als de P-zijde van de organisatie. Het capaciteitsplan is het “contract” tussen de O- en de P-kant van de organisatie. Welke capaciteit wordt op welke opgave/opdracht ingezet. Een tweede versie van het plan is gereed waarbij op het niveau van de beleidsprestatie de totale capaciteit is verdeeld. Daarnaast zijn de medewerkers gematcht binnen dit capaciteitsplan op de werkzaamheden binnen de beleidsprestaties.

Een volgende stap is inzicht in de gerealiseerde uren om zodoende inzicht te krijgen waar we als organisatie onze capaciteit (daadwerkelijk) aan besteden en welke consequentie(s) dat eventueel kan hebben voor het capaciteitsplan. Op deze manier willen we inzicht krijgen in de inzet van onze medewerkers en kunnen we sturen op de realisatie van de gemaakte afspraken in het capaciteitsplan, het zogenoemde “contract” tussen O en P.

Om bovenstaande in de praktijk te brengen is het tevens van belang om mogelijke weerstand tegen tijdschrijven goed te managen. Dat betekent o.a. helder maken wat de doelen en de verwachtingen zijn van een ieder in de organisatie. Deze tijdelijk opdracht (+/- 6 maanden) gaat in eerste instantie over fase 1 (sturingsprinciepes en plan tot definitieve besluitvorming) en fase 2 draagvlak en implementatie. De laatste fasen 3 (borging) en 4 (optimalisatie) worden op een later moment ingevuld.

Eisen

• Eis 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is gedurende de periode van 14 juli 2025 tot 31 januari 2026 beschikbaar voor minimaal 24 en maximaal 32 uren per week voor de voorbereiding uitvoering en realisatie van het project en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op datum kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum;

• Eis 2 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-0002218’ en toegevoegd in tabblad ‘aanmelding’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld. NOOT apart bijgevoegde CV’s (zoals in eigen format) worden niet meegenomen in de beoordeling.

• Eis 3 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Per subcriterium staat voorgeschreven hoeveel A4 u ervoor mag gebruiken in het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025- 0002218’. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum niet beoordeeld;

• Eis 4 Vormvereiste Uurtarief: Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2025-0002218’ wordt ingevuld en apart bijgevoegd in tabblad “aanmelding” op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2025-0002218’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van het Uurtarief.

• Eis 5 Bandbreedte Uurtarief: Het aangeboden uurtarief bedraagt in het ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2025-0002218’ minimaal € 90,-- en maximaal € 110,-- exclusief BTW inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis- , verblijf-, telefoon- en parkeerkosten;

• Eis 6 Kennis en expertise: Uit het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-0002218’ blijkt minimaal dat de kennis en expertise van de aangeboden kandidaat aantoonbaar en verifieerbaar is (middels opleidingen, cursussen, werkervaring) beschikt over:

  • Eis 6.1 Minimaal een HBO diploma in de richting van Human Resource Management of vergelijkbaar;

  • Eis 6.2 Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in project- én verandermanagement;

  • Eis 6.3 Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met de cultuur en gedrag kant van de implementatie van organisatie brede systemen;

  • Eis 6.4 Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het aansturen van een projectteam met inhoudelijke experts;

  • Eis 6.5 Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het functioneren van openbaar bestuur en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocessen.

• Eis 7 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval deze de opdracht gegund krijgt een VOGnp van de kandidaat aanleveren via het aanbestedingsplatform binnen 4 weken na definitieve gunning. Het aanvragen van de VOGnp kan inschrijver zelf doen of hiervoor een dienstverlener inschakelen. Uitgangspunten hierbij zijn:

  • Provincie Zuid-Holland ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

  • Selecteer bij de aanvraag het algemeen screeningsprofiel als uitgangspunt. Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige werkzaamheden, de relevante risicogebieden aan.

Gunningscriteria

• Een afgeronde WO opleiding in de richting van projectmanagement of vergelijkbaar (Max. te behalen punten: 20);

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Projectmanager (Max. te behalen punten: 30);

• Visie op de opdracht en aanpak Aanvullend op het CV van de kandidaat, verzoeken we u in maximaal 1 A4 uw Visie en de aanpak te schetsen m.b.t. de voorliggende opdracht, (Max. te behalen punten: 30);