Organisatie 
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Het domein Mobiliteit
Binnen Mobiliteit spelen interessante en urgente vraagstukken: (emissievrij) openbaar vervoer, snelfietsroutes, verlagen maximumsnelheden, bereikbaarheid, maar ook aanleg en onderhoud van openbaarvervoer-infrastructuur (tram en bus) en wegen. Er spelen ingrijpende ontwikkelingen en het gaat om grote sommen geld.

Openbaar vervoer is een belangrijk item voor de Provincie Utrecht en er is alles aan gelegen om de reizigers zo tevreden mogelijk van A naar B te laten reizen. Naast het bus- en taxivervoer speelt het vervoer per tram hier een grote rol in, en beschikt de provincie over een tramsysteem wat de afgelopen jaren niet alleen is uitgebreid maar tevens vrijwel geheel vernieuwd.  

Waar kom je te werken
Om meer zicht te krijgen op a) de inrichting van het trambeheer, b) de positionering van het trambeheer irt de provinciale organisatie en c) de provinciale rol bij de voorbereiding en realisatie van tram- of lightrailverbindingen is onlangs een verkenning uitgevoerd naar een mogelijk nieuw governancemodel. Er zijn verschillende inrichtingsmodellen onderzocht en met elkaar vergeleken. Onlangs is door Provinciale Staten de voorkeursvariant vastgesteld welke nu uitgewerkt dient te worden in een implementatieplan, het betreft hier de inrichting van een provinciale beheerorganisatie. In aanvulling daarop moet ook een door Provinciale Staten vast te stellen ontwerpbesluit worden geformuleerd. Bijgevoegd de managementsamenvatting van de uitgevoerde verkenning.

Deze opdracht vindt plaats onder eindverantwoordelijkheid van de concernmanager Mobiliteit. Het dagelijks opdrachtgeverschap is gedelegeerd aan de ambtelijk opdrachtgever Trambedrif (de heer C. Tommel). Hij zit samen met de concernmanager Mobiliteit, de concernmanager Bedrijfsvoering en de concerncontroller in de stuurgroep.  Daarnaast zullen medewerkers uit diverse teams binnen de provinciale organisatie nauw betrokken zijn bij de opdracht.

Wat ga je doen
De inhoudelijke werkzaamheden bestaan uit het aansturen van het project alsmede het opstellen van alle benodigde documenten, waaronder het Definitieve Plan van Aanpak, Implementatieplan, afspraken met Belastingdienst, documenten ten behoeve van oprichten daadwerkelijke beheerorganisatie. Het implementatie plan betreft ten minste de volgende vijf onderwerpen:

• OR en arbeidsvoorwaarden; Uitwerking van de organisatorische consequenties, o.a. ten aanzien van personeel en inrichting van toezicht op de beheersorganisatie;
• Fiscaal; Uitwerking van de fiscale consequenties. Uitwerken fiscale consequenties op gebied van BTW, overdrachts- en vennootschapsbelasting. O.a vastlegging van afspraken en toetsing bij PWC. Aanvullend vastlegging van adviezen voor toekomstige subsidiestromen i.r.t. opdrachtverstrekking aan beheerorganisatie;
• Financieel; Uitwerken demarcatie provincie en nieuwe beheerorganisatie. Inrichting van eigen administratie en afspraken maken rondom verslaglegging. Tevens hoe administratie (en controle plaatsvindt (binnen huidige P&C cyclus van de PU.
• Juridische aspecten + governance structuur; Uitwerken juridische consequenties zoals inrichting BV-structuur, akte van oprichting, statuten en voorgestelde governance structuur;
• Beheeropdracht; Uitwerking + procesvoorstel voor definitieve beheeropdracht van provincie aan Beheerder. De opdracht sluit aan op beheervisie van de PU. Deze wordt komend jaar opnieuw opgesteld voor het trambedrijf voor een periode van 4 jaar (2024-2028);
• Uitwerking bestaande en nieuwe rollen, waaronder rol van Decentrale Overheid (in lijn met de Wet Lokaal Spoor) en opdrachtgever;
• Uitwerking en verdieping van de relatie en samenwerking tussen Beheerder en Vervoerder, inclusief uitwerking gezamenlijke KPI’s ten behoeve van de OV-reiziger (beschikbaarheid infra en materieel). 

Interne deskundigen binnen de provinciale organisatie en, in afstemming met de opdrachtgever, ook externe deskundigen (juridische en fiscale ondersteuning) maken onderdeel uit van het proces en vallen onder de gevraagde aansturing. 

De opdracht bestaat uit tenminste één en mogelijk drie delen. 

• Invulling geven aan het proces en uitwerking van het implementatieplan, inclusief draagvlak voor te maken keuzes bij belanghebbenden te bewerkstellingen;
• Na positief advies van OR en bestuurlijk besluit - het implementatieplan inclusief ontwerp-besluit tot besluitvorming te brengen bij Provinciale Staten;
• Eventueel het implementatieplan ten uitvoer te brengen.

De projectleider moet eventueel toelichtingen geven in Provinciale Staten en is bestuurlijk sensitief. Ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen is een pré. Het verzorgen en begeleiden van het bestuurlijke besluitvormingsproces, in samenspraak met de interne organisatie is onderdeel van de werkzaamheden voor deze opdracht.

De juridische en fiscale advisering vallen buiten de opdracht. Hiervoor is specifieke ondersteuning van binnen en buiten de provincie beschikbaar of zal middels een aanbesteding gezocht worden. Het begeleiden van de aanbesteding valt wel onder de werkzaamheden.

Grove planning: 

• Implementatieplan 2e kwartaal 2023
• Adviesaanvraag OR 2e/3e kwartaal 2023
• Ontwerpbesluit ter besluitvorming in Staten 4e kwartaal 2023

Vereisten / knock-outcriteria 
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als Projectleider of Beleidsadviseur binnen een bestuurlijke omgeving binnen een (semi)-overheidsinstelling;
3. Minimaal  5 jaar aantoonbare werkervaring in het (re)organiseren van uitvoerende taken binnen een (semi)-overheidsinstelling en de daaraan gekoppelde bedrijfsmatige vraagstukken;
4. Kandidaat is beschikbaar voor minimaal 3 dagen per week (op locatie); 

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 15 jaar als Projectleider of Beleidsadviseur binnen een bestuurlijke omgeving binnen een (semi)-overheidsinstelling (30 punten);
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als Projectleider Mobiliteit binnen een (semi)-overheidsinstelling; (30 punten);
7. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Bedrijfskunde of Economisch (10 punten);
8. Aantoonbare ervaring in politiek-bestuurlijke processen en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits. (procesmanagement, verbinden van diverse stakeholders, zowel bestuurlijk als ambtelijk) (15 punten);
9. Maak op hoofdlijnen een plan van aanpak op basis van deze uitvraag en toegevoegde managementsamenvatting Verkenning strategische positionering Trambedrijf (max 2 pagina’s. Plan van aanpak zal besproken worden tijdens het gesprek) (10 punten);
10. Uurtarief maximaal € 130,00 exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk (5 punten). 

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Communicatief vaardig ;
• Samenwerkingsgericht;
• Overzicht kunnen bewaken;
•  Daadkrachtig en vasthoudend om voortgang te kunnen realiseren ;
• Omarmen van dynamiek jegens/ kunnen manoeuvreren binnen omgevingsfactoren zoals de fiscale vraagstukken en uitkomsten, de veranderende SAP/ ICT structuur en de afhankelijkheid van overkoepelende PU instanties;
• Bestuurlijke onderwerpen en keuzes in begrijpelijke mensentaal aan de business kunnen uitleggen en visa versa;
• Ervaring in assetmanagement organisaties, ervaring met railprojecten is een pré;
•  Ervaring in bestuurlijke functies is een pré;
• Ervaring in het ontwerpen en implementeren van samenwerkingsmodellen en governaces is een pré

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 13. 

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr (in overleg met kandidaat en opdrachtgever).
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 6 december 2022 van 11.00 uur tot 12.00 uur en van 15.00 uur tot 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 5 december 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
•  Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 28 november 2022, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 30 november 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 2 december 2022, 12.00uur. Tot die tijd kunt u reageren. 

Betreffende termijnbepaling uitzetten opdracht/Doorlooptijd opdracht
 Uitvragen worden in principe met een reactietermijn van 10 kalenderdagen uitgezet. Bij specialistische functies, oftewel non-generieke functies, die onder normale marktomstandigheden worden uitgezet, zal er dientengevolge gekozen worden voor een reactietermijn van 10 kalenderdagen. Bij generieke functies of een non-generieke functies die onder afwijkende marktomstandigheden worden uitgezet of waarvan de opdrachtwaarde onder de Europese aanbestedingsdrempel blijft, kan er gekozen worden voor een kortere reactietermijn.