Coordinator Jaarrekening

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de provincie Utrecht mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de provincie Utrecht. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De provincie merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Resultaatopdracht
Als coördinator van de jaarrekening en interim controle speel je een essentiële rol bij het begeleiden, het coördineren van het proces van de jaarrekening en de controle door onze externe accountant. Daarnaast vervul je een belangrijke rol in het verbeteren van de financiële processen om de doorlooptijd te verbeteren en kwaliteit te verhogen.

Je bent een resultaatgerichte professional met uitstekende coördinatie- en communicatievaardigheden. Je hebt ervaring met het begeleiden van het proces van de jaarrekening en interim controle en beschikt over de nodige financiële en bestuurlijke kennis. Je bent in staat om effectief te werken met externe accountants en diverse belanghebbenden binnen de provinciale organisatie.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Coördineren en faciliteren van het proces van de jaarrekening en interim controle door de externe accountant.
• Zorgen dat de benodigde informatie tijdig en volledig beschikbaar is.
• Uitvoeren van een kwaliteitstoets op de aangeleverde informatie en gegevens om de betrouwbaarheid en volledigheid ervan te waarborgen.
• Samenwerken met verantwoordelijken in de domeinen om de benodigde informatie te verzamelen.
• Begeleiden van het bestuurlijke traject, inclusief het organiseren van hoor- en wederhoor met betrekking tot de bevindingen van de accountant.
• Voorbereiden en voeren van bestuurlijke besprekingen over de jaarrekening en de bevindingen van de accountant.
• Doorleiden van het accountantsverslag naar het College van Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten.
• Het formuleren van verbetervoorstellen om doorlooptijd en kwaliteit te verbeteren, waarbij je een actieve rol vervult samen met de financials om deze voorstellen ook daadwerkelijk te realiseren.

Te behalen resultaten:

• Tijdige afronding van de jaarrekening en interim controle

De jaarrekening en interim controle worden op tijd, volgens de afgesproken planning opgeleverd, waarbij deze voldoet aan wettelijke eisen en binnen de gestelde kaders en naar Provinciale Staten wordt gebracht.

• Realiseren verbeteringen

Verbeteringen die tijdens het jaarrekeningproces en interim controle zijn geconstateerd worden vastgelegd in een verbeterplan en actief opgevolgd.

• Kwaliteit en consistentie van de financiële rapportages

De jaarrekening voldoet aan de wettelijke financiële normen, zoals BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en andere relevante regelgeving, en is inhoudelijk consistent en controleerbaar.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijke in een financiële functie;
4. Aantoonbare werkervaring als coördinator jaarrekening binnen een provincie in de afgelopen 5 jaar;
5. Een maximum uurtarief van € 135,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten (inclusief Flextender fee).

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijke in een financiële functie (50 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met de coördinatie van het jaarrekening proces binnen een provincie of gemeente (50 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Persoonlijke eigenschappen

1. Je hebt een flexibele, positief kritische en dienstverlenende houding, met oog voor details en een grote resultaatgerichtheid
2. Je kunt goed zelfstandig en binnen tijdsplanning werken en bent daarbij stressbestendig
3. Je bent een duidelijke senior, die het vakgebied beheerst en zeer goed kan communiceren met de lijnorganisatie en functionele aanwijzingen kan geven
4. Je beschikt over politiek bestuurlijke sensitiviteit

Vaardigheden

1. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
2. Je werkt gestructureerd, gedisciplineerd en enthousiasmerend
3. Je hebt een zelfstartend vermogen en je beschikt over het nodige geduld en veerkracht
4. Je beschikt over overtuigingskracht en goede presentatievaardigheden

Kennis

1. Kennis van en ervaring met het begeleiden van het proces jaarrekening en het werken met externe accountants.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria” beoordeeld in Stap 2. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 3 juli 2025, van 09:00 uur tot 12:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 2 juli 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 24 juni 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 25 juni 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 27 juni 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.