IT Inkoopadviseur

Opdracht omschrijving
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en gaaf te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, mobiliteit of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Op het gebied van IT is veel te doen en de ontwikkelingen gaan snel. Voor wat betreft de IT-contracten gelden strikte regels en voorwaarden voor ons als overheidsorganisatie. Deze kunnen wettelijk zijn, maar ook organisatie brede afspraken. Deze afspraken vertalen zich hoofdzakelijk naar de IT-specificaties binnen onze aanbestedingen. De invoering van de Wet Digitale Overheid en de huidige vereiste IT-standaarden heeft de provincie doen besluiten de activiteiten bij IT inkoop verder te professionaliseren. Een professionalisering in de werkwijze is nodig om de IT-contracten en aanbestedingen naar een hoger niveau te tillen. Hierbij is het belangrijk dat alle IT specialisten kunnen meewerken aan de aanbesteding, het proces van aanbesteden helder is en ieder zijn rol goed kan invullen bij het realiseren van een succesvolle aanbesteding.  

Ondanks de goede voornemens de IT-aanbestedingen te professionaliseren, ontbreekt het bij team Inkoop aan capaciteit. Momenteel heeft de provincie 1 inkoopadviseur die ondersteunt bij de IT-aanbestedingen. De provincie is dan ook op zoek naar extra ondersteuning en begeleiding op ten minste één omvangrijk IT-aanbestedingsproject dat momenteel in de voorbereidende fase zit.   

Wij zijn op zoek naar een inkoopadviseur die ervaring en dus affiniteit heeft met IT-aanbestedingen en samen met de inkoopcollega's een bijdrage kan leveren in de professionalisering van de werkwijze rondom IT-aanbestedingen.  

Bij een eventuele verlenging zal het aantal uren opnieuw bepaald worden op basis van het te verwachten werkaanbod.

Verantwoordelijkheden
De IT inkoopadviseur begeleidt de projectgroep gedurende de gehele aanbestedingsprocedure en heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: 

• Ondersteunt en schrijft mee aan de aanbestedingsdocumenten; 

• Voert gesprekken met stakeholders en ondersteunt hen bij het formuleren van de (IT-) inkoopbehoefte; 

• Stelt de offerteaanvraag op in Mercell, volgens de beleidsregels en afspraken van Provincie Gelderland;  

• Stuurt waar mogelijk actief bij in de projectplanning en signaleert risico’s;  

• Heeft een kritische houding richting de aanbestedingsdocumenten en signaleert onregelmatigheden;  

• Draagt de verantwoordelijkheid voor de verwerking en uitvoering van de aanbestedingsprocedure in het tenderplatform Mercell; 

• Is een stevige gesprekspartner als het gaat om de aanpak van IT specifieke aanbestedingen en geldende (IT-)voorwaarden; 

• Heeft een proactieve en ondernemende houding bij het oppakken van inkoop brede vraagstukken.   

Beschikbaarheid
Externe is inzetbaar vanaf 8 juli 2024 tot en met 30 juni 2025 voor 16 - 24 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2 maal een periode van 3 maanden. Afhankelijk van de beschikbaarheid van externe, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits externe uiterlijk 5 augustus 2024 inzetbaar is voor 16 - 24 uur per week. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. NB. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dient u bij alle eisen en gunningscriteria kwaliteit de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar ALLEEN het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en de gunningscriteria kwaliteit ZAL leiden tot uitsluiting. Externe is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland.

• Externe beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding aangevuld met een NEVI 1 Publiek of met een vergelijkbare aanvullende opleiding op het gebied van inkoop. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar. Bij een vergelijkbare aanvullende opleiding op het gebeid van inkoop graag aangeven waarom deze opleiding vergelijkbaar is met NEVI 1 Publiek.

• Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2016 - heden) in het begeleiden van (Europese) aanbestedingen bij of voor een overheidsorganisatie en/of aanbestedende dienst. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 5 jaar ervaring voldoet.

• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2018 - heden) met het begeleiden van Europese IT-aanbestedingen. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 3 Europese IT-aanbestedingen waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet.

Wensen

• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met het begeleiden van IT-aanbestedingen in de rol van Inkoopadviseur en/of IT-specialist, is daarmee expert op het gebied van IT Inkoop en weet door zijn/haar aanpak de IT-contracten en aanbestedingen naar een hoger niveau te tillen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Indien van toepassing, mogen relevante opdrachten/projecten eerder genoemd in de toelichting op de eisen, hier opnieuw worden uitgewerkt. Externe kan tenminste 7 projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met het begeleiden van IT-aanbestedingen in de rol van Inkoopadviseur en/of IT-specialist (10 punten) Externe kan 6 projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met het begeleiden van IT-aanbestedingen in de rol van Inkoopadviseur en/of IT-specialist (8 punten) Externe kan 5 projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met het begeleiden van IT-aanbestedingen in de rol van Inkoopadviseur en/of IT-specialist (6 punten) Externe kan 4 projecten beschrijven waaruit kennis en ervaring blijkt met het begeleiden van IT-aanbestedingen in de rol van Inkoopadviseur en/of IT-specialist (4 punten) Externe kan 3 projecten of minder beschrijven waaruit ervaring blijkt met het begeleiden van IT-aanbestedingen in de rol van Inkoopadviseur en/of IT-specialist (0 punten) (40%)

• Externe beschikt aantoonbaar over IT product- en marktkennis en houdt zijn/haar kennis van marktontwikkelingen actueel, vertaalt deze kennis (over bijvoorbeeld invoering van de Wet Digitale Overheid, verplichte open standaarden en overige IT-voorwaarden) naar de overheidsorganisatie/aanbestedende dienst en zorgt ervoor dat de afdeling en stakeholders de vereiste IT-voorwaarden op de juiste manier verwerken in een aanbesteding, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Indien van toepassing, mogen relevante opdrachten/projecten eerder genoemd in de toelichting op de eisen, hier opnieuw worden uitgewerkt. Externe kan tenminste 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit kennis en ervaring blijkt met het toepassen en vertalen van de IT-voorwaarden in een aanbesteding bij of voor een overheidsorganisatie/aanbestedende dienst (10 punten) Externe kan 1 opdracht/project beschrijven waaruit kennis en ervaring blijkt met het toepassen en vertalen van de IT-voorwaarden in een aanbesteding bij of voor een overheidsorganisatie/aanbestedende dienst (6 punten) Externe heeft geen kennis en ervaring met het toepassen en vertalen van de IT-voorwaarden in een aanbesteding bij of voor een overheidsorganisatie/aanbestedende dienst (0 punten) (40%)

• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met het tot stand brengen van professionalisering van de werkwijze rondom IT-aanbestedingen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe heeft ervaring met het tot stand brengen van professionalisering van de werkwijze rondom IT-aanbestedingen (10 punten) Externe heeft geen ervaring met het tot stand brengen van professionalisering van de werkwijze rondom IT-aanbestedingen (0 punten) (20%)