Functioneel beheerder - ERP

Opdracht omschrijving
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en gaaf te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, mobiliteit of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Bij de afdeling Financiën werken ongeveer 80 collega’s in drie verschillende teams: team Financiële Administratie en Beheer (FAB), Financieel Beleid (FIB) en team Inkoop en Business Planning & Control (BPC). Team FAB is verantwoordelijk voor het tijdig en juist verwerken van financiële gegevens in het financieel systeem. Van verwerken van facturen tot uitbetalen van salarissen. Daarnaast is het team verantwoordelijk voor een efficiënt ingericht en werkend financieel systeem (Unit4 ERP7). Team FIB houdt zich bezig met beleidsvraagstukken van het bestuur/organisatie en team BPC heeft een adviserende rol richting de organisatie/bestuur. Team Inkoop ziet toe op rechtmatige inkoop en ondersteunt collega’s bij de aanbestedingen. 

Als funcioneel beheerder maak je deel uit van het team Financiële Administratie en Beheer (FAB), cluster Functioneel Beheer.

De werkzaamheden bestaan uit het dagelijks beheer van de financiële applicatie Unit4 ERP7.  Je zorgt ervoor dat het financieel systeem beschikbaar is en operationeel blijft. Daarnaast beoordeel je en bewaak je de kwaliteit van de financiële informatie. Je werkt binnen het cluster Functioneel Beheer samen met 2 collega’s. De werkzaamheden stem je af met de coördinator Functioneel Beheer. 

Bij een eventuele verlenging zal het aantal uren opnieuw bepaald worden op basis van het te verwachten werkaanbod.

Verantwoordelijkheden
De taken en verantwoordelijkheden van een functioneel beheerder bestaan met name uit:

• Dagelijks beheer van Unit4 ERP7;

• Kwaliteit van de inrichting;

• Afhandelen meldingen (Topdesk) van gebruikers; 

• Efficiënt ingericht en werkend ERP systeem;

• Ondersteuning  gebruikers en bijdrage leveren in de doorontwikkeling; 

• Rapportage onderhoud;

• Testen en maken van testscripts; 

• Meedenken en meedoen aan verkenning Unit4 ERPx; 

• Bewaken dat complexe tickets tijdig worden afgehandeld door de leverancier of externe consultant.

Beschikbaarheid
Externe is inzetbaar vanaf 5 augustus 2024 tot en met 31 juli 2025 voor 24 - 32 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 4 maal een periode van 6 maanden. Afhankelijk van de beschikbaarheid van externe, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits externe uiterlijk 2 september 2024 inzetbaar is voor 24 - 32 uur per week. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. NB. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dient u bij alle eisen en gunningscriteria kwaliteit de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar ALLEEN het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en de gunningscriteria kwaliteit ZAL leiden tot uitsluiting. Externe is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland.

• Externe beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde MBO opleiding of afgeronde HBO opleiding. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de studierichting en het jaar waarin het diploma is behaald.

• Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 6 maanden aaneengesloten ervaring (opgedaan in de periode 2015 - heden) in de functie van functioneel beheerder van een ERP-systeem van financiële processen. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 6 maanden aaneengesloten ervaring voldoet.

• Externe beschikt aantoonbaar over het BiSL Foundation certificaat. Benoem de naam van het cursus/opleidingsinstituut, de plaats en het jaar waarin het certificaat is behaald.

Wensen

• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met het functioneel beheer van Unit4 ERP7, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe beschikt over tenminste 2 jaar ervaring met het functioneel beheer van Unit4 ERP7 (10 punten) Externe beschikt over 0 tot 2 jaar ervaring met het functioneel beheer van Unit4 ERP7 (6 punten) Externe heeft geen ervaring met het functioneel beheer van Unit4 ERP7 (0 punten) (40%)

• Externe beschikt aantoonbaar over certificaten en/of afgeronde opleidingen (naast BiSL) op het gebied van functioneel beheer, aan te tonen met het cursus/opleidingsinstituut, de plaats en het jaar waarin het certificaat / de opleiding succesvol is afgerond. Externe kan tenminste 3 certificaten/opleidingen benoemen waaruit blijkt dat deze succesvol zijn afgerond (10 punten) Externe kan 2 certificaten/opleidingen benoemen waaruit blijkt dat deze succesvol zijn afgerond (6 punten) Externe kan 1 certificaat/opleiding benoemen waaruit blijkt dat deze succesvol is afgerond (4 punten) (30%)

• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met het testen van veranderende processen in Unit4 ERP7, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe kan 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met het testen van veranderende processen in Unit4 ERP7 (10 punten) Externe kan 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met het testen van veranderende processen in Unit4 ERP7 (6 punten) Externe heeft geen ervaring met het testen van veranderende processen in Unit4 ERP7 (0 punten) (20%)

• Leverancier is bereid een deta-vast (na 12 maanden) overeenkomst met de provincie aan te gaan (10 punten) Leverancier is niet bereid een deta-vast (na 12 maanden) overeenkomst met de provincie aan te gaan (0 punten) (10%)