Kwartiermaker regie en coördinatie opvang Oekraïense ontheemden

Organisatie
Flevoland, een plek waar letterlijk de ruimte is. Om te werken, om te leven en om te groeien. Een provincie die zich kenmerkt door innovatie, doortastendheid en het gewoon doen. En dat zie je terug in onze medewerkers. Provincie Flevoland zet zich in voor een prettige werk- en leefomgeving voor alle Flevolanders. Wij zijn actief op verschillende terreinen.

Sinds 1 april jl. is de provincie Flevoland verantwoordelijk voor de coördinatie en informatievoorziening van de opvang van Oekraïense ontheemden binnen de provincie.

Opdracht
Kwartier maken organisatie binnen de provincie t.b.v. regie en coördinatie van de opvang van Oekraïense Ontheemden en het strategisch adviseren van het bestuur hierover:

• Schrijven plan van aanpak;

• Opzetten en onderhouden organisatie die opvang ontheemden regisseert, coördineert en hierover adviseert en informeert;

• Aannemen en aansturen van 4 medewerkers t.a.v. de opdracht;

• Strategisch adviseren bestuurders provincie en gemeenten;

• Opzetten en onderhouden netwerk landelijk en regionaal;

• Uitvoeren opdrachten bestuur.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: flexibel in uren en dagen.
De opdracht wordt vervuld tot eind 2024, met de mogelijkheid van een verlenging met maximaal drie maanden. De initiële opdracht bedraagt gemiddeld 24 uren per week. Dit geldt ook voor de eventuele verlenging.

 Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Aantoonbare werkervaring als kwartiermaker binnen een overheidsorganisatie met vluchtelingen gerelateerde projecten aan te tonen met een referentieproject niet ouder dan 3 jaar;
3. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
4. Maximaal uurtarief van € 127,25 exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en inclusief fee Flextender;
5. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking. 

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Een afgeronde opleiding op minimaal wo niveau in de richting van bestuurskunde (20 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in het opzetten van een organisatie/onderdeel t.b.v. regie en coördinatie van vluchtelingen (waaronder Oekraïners) aan te tonen met referentieproject(en) niet ouder dan 3 jaar (20 punten);
8. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het werken bij een veiligheidsregio, provincie of gemeente, aan te tonen met (minimaal 2) referentieprojecten niet ouder dan 7 jaar (20 punten);
9. Aantoonbare leidinggevende werkervaring binnen overheidsorganisaties (20 punten);
10. Aantoonbare werkervaring op het gebied van crisisbeheersing (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Flexibel, dus ook in de weekenden;

• Leiding geven / kwartiermaken

• In staat om team op te zetten en in te richten;

• Organisatie- en politiek/bestuurlijk sensitief;

• Netwerker en teamplayer;

• Omgevingsbewust en klantgericht;

• Snel kunnen schakelen;

• Strategische adviesvaardigheden;

• Oplossingsgericht en besluitvaardig;

• Proactief en doortastend.

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). In principe worden de beste drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 10 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;

• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;

• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van € 0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding 
  € 0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);

• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.

• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.

• De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.

• Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 2 april 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 4 april 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op donderdag 11 april 2024 tussen 14.00 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk woensdag 10 april 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 8 april 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.