10100059463 - BD-DGM - Directoraat-Generaal Migratie - Projectmanagementondersteuner - projectsecretaris Herontwerp I&R-proces

Beschrijving Opdrachtgever
Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Ook werkt zij aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Beschrijving directie/afdeling
Het programma I&R richt zich op een keten breed herontwerp van het Instroom, Identificatie en Registratie proces van asielzoekers - daarbij rekening houdend met de EU Migratiepact verordeningen die kader stellend zijn. Het doel is een robuust, flexibel en schaalbaar proces in te richten, dat een toekomstbestendig karakter kent, met daarbij de navolgende uitgangspunten:
• De politie zal vanaf 1 januari 2025 niet langer de niet-politionele taken in de I&R straten voor haar rekening nemen;

• De KMAR en de IND hebben aangegeven de I&R taken en werkzaamheden niet langer tot de (strategische kerntaken te rekenen en de I&R niet over te willen nemen;

• De huidige I&R werkzaamheden zijn versnipperd georganiseerd over meerdere organisaties, het proces dient in 1 hand belegd te worden mhoo doelmatigheid en doeltreffendheid;

• Er is urgentie om op korte termijn een procesoptimalisatie te toetsen en deze breed toe te passen gezien de structurele capaciteitstekorten bij de huidige organisaties tav de I&R procedures en de verwachte instroom.

Complicerende factor is dat vanaf de zomer van 2024 een deel van het uitvoerend proces op een nieuwe werkwijze moet opereren, gelijktijdig een nieuw proces keten breed ontworpen moet worden terwijl de implementatiegesprekken vanuit het Migratiepact nog niet uitgekristalliseerd zijn. Dat laatste maakt dat de strategische richting gekozen is, maar de invulling daarvan nog onderhevig is aan verschuivingen en veranderingen in doelen en belangen.

Functiebenaming en beschrijving werkzaamheden
Draagt zorg voor de uitvoering van een juiste planning en controlecyclus van het programma, inclusief ondersteunen bij het opstellen van de behorende rapportages. Beschikt over een actueel en relevant operationeel netwerk binnen de taakorganisaties van de migratieketen (IND, COA, DT&V, DGMigratie)

Is verantwoordelijk voor correcte afhandeling van de stukkenstroom binnen het programma.

Beschikt over inhoudelijke, (proces)logistieke en organisatorische kennis van het asiel aanmeldproces in Ter Apel en op delen in Budel.

Draagt zorg voor het voeren van adequate correspondentie en verzending van stukken, alsmede het verwerken van commentaren in overleg met de projectleider(s).

Draagt zorg voor het agendabeheer van de (plv) programmamanager, wat eveneens omvat zorgdragen voor de aanvraag van eventuele dienstreizen e.d.. Beheert de strategische contactmomenten van de programmamanager. Houdt actie- en besluitenlijst van het programma bij en maakt in voorkomende gevallen notulen.

Ondersteunt bij het schrijven van projectplannen en andere stukken.

Houdt zicht op de financiële (onder)uitputting van de lasten van het programma en informeert hier de (plv) programmamanager pro-actief over.

Draagt zorg voor het verzamelen, bundelen en opleveren van relevante informatie en data aan control, HR, beleid, IT etc.