Voorzitter en kwartiermaker gemeentelijke samenwerking aanbesteding WMO-begeleiding

Context
De gemeenten Lansingerland, Leidschendam-Voorburg, Pijnacker-Nootdorp, Wassenaar & Voorschoten en Zoetermeer hebben de Wmo-taken Individuele begeleiding, dagbesteding inclusief vervoer, kortdurend verblijf en een klein deel persoonlijke verzorging gezamenlijk ingekocht en voeren ze uit onder de zogeheten ‘H6’.

Dit H6-samenwerkingsverband is per 1 juli 2022 op zoek naar een voorzitter voor het voorbereiden en voorzitten van de diverse overleggen van het samenwerkingsverband, het coördineren en bewaken van de acties die daaruit voortkomen en waar nodig het oppakken en uitwerken van voorkomende acties.

Daarnaast gaan per 1 januari 2024 de gemeenten Lansingerland, Leidschendam-Voorburg, Wassenaar en Zoetermeer een nieuwe samenwerking aan omdat Pijnacker-Nootdorp en Voorschoten uit de H6-samenwerking stappen. De vier gemeenten staan aan het begin van een nieuwe inkoop voor bovengenoemde diensten. Er is een businesscase gedaan en de projectopdracht voor de inkoop ligt klaar. Gezocht wordt naar een kwartiermaker die eveneens per 1 juli as de aanbesteding en implementatie hiervan begeleidt.

Wij streven ernaar de taken van voorzitter en kwartiermaker te laten vervullen door één persoon. De kwartiermaker zal de samenwerking door het inkooptraject leiden en als voorzitter de voortgang van de huidige samenwerking met alle taken en verantwoordelijkheden borgen.  Je wordt ingehuurd door de gemeente Leidschendam-Voorburg.

Hoofdtaken Voorzitter H6

• Voorbereiding, coördinatie en voorzitten van overleggen op zowel bestuurlijk, beleids- als beheer-niveau alsmede met zorgaanbieders;
• Opstellen en sturen op de uitvoering van een jaarplanning met mijlpalen en doelstellingen;
• Coördineren activiteiten op basis van het Implementatieplan H6, waaronder het genereren van managementinformatie en het monitoren van resultaten via een gezamenlijk dashboard;
• Monitoren, uitvoeren, beoordelen en adviseren mbt actualiseren van de artikelen in de deelovereenkomst maatwerkvoorziening begeleiding H6, waaronder de tarieven;
• Voorbereiden en coördineren van de jaarlijkse indexatie van de tarieven;
• Aansturen H6 secretariaat;
• Aansturen jaarlijkse verantwoording (productieverantwoording en accountantsverklaring) en afstemming met gemeentelijke controllers.

Subtaken
De voorzitter is de spil binnen de samenwerking van de H6. Van deze persoon wordt verwacht dat hij/zij de landelijke en regionale ontwikkelingen volgt en vertaalt naar H6-niveau en draagvlak creëert bij de zes gemeenten voor inhoudelijke voorstellen richting directeuren, bestuur of dienstverleners en evenredige inzet vanuit de samenwerkende gemeenten bewaakt. Daarnaast is de voorzitter degene die contact onderhoudt en afstemt met de H6 gemeenten die één of meer afzonderlijke deelovereenkomsten hebben die onder de basisovereenkomst hangen (bijv. t.a.v. thema’s als toezicht), is hij/zij aanspreekpunt voor dienstverleners, draagt zorg voor juridische afhechting van vragen dienstverleners en voor het opvangen en oppakken van signalen van dienstverleners en gemeenten.

Hoofdtaken Kwartiermaker Inkoopproces samenwerkende gemeenten Wmo-bg

• Aansturing van het regionale projectteam Inkoop bestaande uit beleidsadviseurs, contractmanagers en inkoopadviseur;
• Begeleiding en bewaking van het Inkoopproces, met inachtneming van de gemeentelijke besluitvormingsprocessen;
• Zorgdragen voor juiste en tijdige informatievoorziening van en tussen stakeholders;
• Voortgang en borging van de veranderopgave en behalen van de vastgestelde resultaten;
• Opzetten en bewaken van de projectstructuur;
• Voorbereiden, coördinatie en voorzitten Inkoopoverleg en samenhangende overlegtafels.

Subtaken
Van de kwartiermaker wordt verwacht dat hij/zij/het naast het aansturen van het team en begeleiden van het proces ook in staat is richting te geven aan het inhoudelijke proces. Daarbij wordt een leidende rol verwacht bij het aansturen van marktconsultaties, het ophalen van inkoopinformatie uit andere regio’s en het komen tot een gezamenlijke visie op en keuze van producten en diensten. Daarnaast is het bewaken van momenten van  vaststelling en besluitvorming van belang.

Competenties Voorzitter/kwartiermaker

• Pro-actief, goed kunnen samenwerken, motiveren, verbinden van regionale en lokale belangen van gemeenten, bestuurlijke affiniteit, kennis van het werkveld, organisatievermogen;
• Koersvastheid maar ook oog voor de verschillen per gemeente;
• Ruime ervaring met contractmanagement;
• Ervaring met inkooptrajecten en veranderopgaven;
• Ervaring met intergemeentelijke samenwerking;
• Kennis van het Sociaal Domein.

Aantal uren
Voor deze opdracht is 16 uur per week begroot voor het voorzitterschap en 16 uur per week voor het kwartiermakerschap. De uren mogen flexibel ingezet worden maar het aantal van 1450 uur per jaar (45 weken x 32 uur) mag niet overschreden worden.

Periode
De opdracht voor zowel het voorzitterschap als kwartiermakerschap heeft een looptijd van circa 1 juli 2022 t/m 30 juni 2024. Daarna hebben beide, los van elkaar, de optie te worden verlengd met 2 x 1 jaar.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding;
2. Uurtarief maximaal ‘€90,-‘ exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk (en fee Flextender);
3. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

Gunningscriteria (weging)
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met inkoop en contractmanagement (30 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met de ontwikkelingen binnen de Wmo in de afgelopen 3 jaar (duidelijk weergeven in het cv middels een toelichting) (25 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring In de afgelopen 5 in een coördinerende / leidende rol met politieke en bestuurlijke besluitvorming bij ten minste twee complexe organisaties, zoals regionale samenwerkingsverbanden (15 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als coördinator/voorzitter/procesbegeleider/projectleider binnen het Sociaal Domein (30 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria 
Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie CV’s 
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
Leidschendam-Voorburg beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. 

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 1 juli 2022. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 30 juni 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

Het betreft een opdracht voor gunning aan 1 persoon die 2 afzonderlijke projecten uitvoert. De duur van de projecten moet los van elkaar worden gezien. Dit geldt ook voor de eventuele opties tot verlenging voor de beide projecten.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 22 juni 2022, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op uiterlijk donderdag 23 juni 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 27 juni 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.