Projectleider renovatie, inrichting en verhuizing Bibliotheek

Werken bij Leidschendam-Voorburg
Leidschendam-Voorburg is een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. We werken met zo’n 680 mensen aan de gezamenlijke ambitie om ons te ontwikkelen naar een wendbare en sensitieve organisatie. We stellen onze inwoners en maatschappelijke opgaven centraal en zijn een zelfbewuste samenwerkingspartner voor de lokale en regionale partners. We doen dat door verbinding te maken, vertrouwen te geven en verantwoordelijkheid te nemen.

De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. We werken informatie gestuurd, klantgericht en er is veel ruimte voor initiatief. We bieden onze medewerkers de faciliteiten om hybride te werken. Dit maakt het mogelijk om te werken waar en wanneer dat het beste past bij het type werk dat we doen.

Afdeling
De afdeling Stadsbeheer (SB) staat voor schoon en duurzaam beheer van de openbare ruimte en draagt daarmee bij aan de ontwikkeling en instandhouding van een veilige en prettige groene woonstad. We houden de stad op orde, voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen en geven ruimte voor maatwerk. Dit doen we voor en samen met de inwoners en partners van de stad. We weten wat er speelt en werken samen met verschillende belanghebbenden aan een optimale leefomgeving. Stadsbeheer is nog meer dan de andere afdelingen het gezicht van de gemeente op straat. We zoeken de communicatie met onze inwoners en gebruikers van de Openbare Ruimte om ze te betrekken bij het inrichten en onderhouden van de Openbare Ruimte maar ook om te horen waar het beter kan.

Het team Contractbeheer en Onderhoud van de afdeling Stadsbeheer (SB) beheert, onderhoudt en exploiteert al het gemeentelijk vastgoed. Het betreft gebouwen, sportaccommodaties, verhuur gronden, ligplaatsen, etc.  Het cluster kent vakspecialisten op het gebied van verhuur (juridisch), exploitatie (financieel) en sporttechnisch- en bouwkundig onderhoud. De medewerkers van het cluster werken in hoge mate zelfstandig aan de hun toebedeelde dossiers en account. Teamwork en onderlinge vervanging is echter ook vanzelfsprekend.

Opdracht
De Wet stelsel openbare Bibliotheken (Wsob) stelt dat de gemeente verantwoordelijk is voor het lokale bibliotheekwerk. Dit betreft de beschikbaarheid, omvang en kwaliteit van een fysieke bibliotheekvoorziening die de vijf wettelijke maatschappelijke functies van het bibliotheekwerk vervult. De afgelopen periode is er in opdracht van de raad een intensief participatietraject uitgevoerd over de toekomst van de bibliotheek in Leidschendam-Voorburg.
Inwoners hebben een duidelijke richting meegegeven voor een innovatieve, ondernemende en toekomstbestendige bibliotheekvoorziening in onze gemeente; de bibliotheek heeft een belangrijke maatschappelijke rol en er is behoefte aan het uitbouwen van de huiskamerkamerfunctie voor iedereen. Daarnaast wordt de bibliotheek als belangrijke voorziening gezien op het gebied van lezen en leren en is er tevens behoefte aan enkele aanpassingen aan de huidige tijd.

De gemeente is op zoek naar een projectleider voor de realisatiefase van het project voor een nieuwe locatie van de bibliotheek in Leidschendam.  De bibliotheek zal gaan verhuizen van Fluitpolderplein (hierna Fpp) 5 naar Fpp 12. Fpp 5 en 10 zullen een herbestemming krijgen en Fpp 12 wordt verbouwd en gemoderniseerd. De verhuizing van de bibliotheek staat gepland voor de zomer van 2025. De uitkomsten van het grootschalige participatietraject dienen te worden meegenomen.

Gezien de betrokkenheid van veel partijen (intern en extern) en omdat de herbestemming van de “oude locatie“ en de verhuizing van de bibliotheek onderlinge afhankelijkheden vertonen is behoefte aan coördinatie op het proces. De afhankelijkheden zijn zowel praktisch als financieel van aard.

De opdracht omvat:

• Aan de hand van het programma van eisen de benodigde aanbestedingen uit gaan voeren;

• Contracteren van de diverse partijen voor de uitvoering van de diverse werkzaamheden;

• Uitvoering van de renovatie en het inrichten van de betrokken panden (Fpp 10 en 12);

• Procesmatig begeleiden van de herbestemming van het pand op Fpp 5 en 10.

Wij zoeken een projectleider die de opdracht oppakt conform het projectmatig werken en zorg draagt voor een goed verloop van het proces. Het project heeft een hoge politieke, financiële en maatschappelijke impact. Je stuurt en organiseert activiteiten en verantwoordelijkheden van een groep medewerkers, onder opdracht van een ambtelijk opdrachtgever. Binnen budgettaire randvoorwaarden en de vastgestelde inzet van mensen en middelen ben je aanspreekbaar op de realisatie van de vastgestelde doelen en beleid. In het bijzonder participatie is een aandachtspunt. Je legt alle relevante informatie die je verzamelt en/of ontwikkelt tijdens de inhuurperiode vast op een zodanige, vooraf afgesproken wijze zodat deze informatie te allen tijde voor iedere interne belanghebbende te vinden is. Voor het eindigen van de nadere overeenkomst (inclusief eventuele verlengingen) draagt je alle (relevante) informatie die je hebt verzameld en/of ontwikkeld over zodat jouw werk zonder onderbreking of oponthoud kan worden voortgezet. Je maakt tijdig afspraken met je opdrachtgever over benodigde maatregelen/acties voor kennisoverdracht en borging van de continuïteit van de dienstverlening.

Vereisten / knock-outcriteria
1. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met procesbegeleiding van projecten met installatietechnische, bouwkundige en inrichtingsaspecten (duidelijk weergegeven in het cv onder werkervaring)
3. Aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied van Maatschappelijk Vastgoed;

Gunningscriteria (weging)
4. Aantoonbare werkervaring met het inrichten /renoveren van een locatie voor een bibliotheek (35 punten);
5. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar in procesbegeleiding van projecten met installatietechnische, bouwkundige en inrichtingsaspecten (duidelijk weergegeven in het cv onder werkervaring) (20 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in renovatietrajecten (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het begeleiden en uitvoeren van Europese aanbestedingstrajecten (15 punten);
8. Aantoonbare werkervaring in een ambtelijk/bestuurlijke omgeving (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Verantwoordelijkheid: je komt gemaakte afspraken na en accepteert de gevolgen die voorvloeien uit het eigen handelen;

• Oordeelsvorming: je weegt gegevens en mogelijke handelwijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar af om tot realistische beoordelingen te komen;

• Regisseren: je brengt belangen, opinies en inbreng van diverse partijen samen, geeft vorm en richting aan (uiteenlopende) samenwerkingsverbanden en realiseert een gemeenschappelijk resultaat;

• Samenwerken: je voert in een team een opdracht uit en draagt bij aan optimale inzet van leden ten behoeve van het groepsdoel;

• Resultaatgerichtheid: je formuleert heldere doelstellingen en resultaten en bent er actief op gericht om deze te behalen.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria 
Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie CV’s 
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
Leidschendam-Voorburg beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. 

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 15 februari 2024 van 14.00 uur tot 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 14 februari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

‘Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)’.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 9 februari 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 13 februari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 13 februari 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren