Functioneel Beheerder DMS/RMA en sjablonenmanagement

Het Kadaster
Waar loopt de grens tussen uw tuin en die van uw buurman? En welk vastgoed is van wie? Het Kadaster registreert van al het vastgoed (grond en gebouwen) in Nederland wie welke rechten heeft. We hebben heel veel data over alles onder, op en boven de grond en willen maximale waarde halen uit deze data. Naast onze wettelijke taak, beheert het Kadaster ook voorzieningen van andere organisaties, de Landelijke Voorzieningen. Zo beheren wij onder andere de WOZ Landelijke Voorziening en de Basisregistratie Adressen en gebouwen (BAG): alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart.

Omschrijving project waarbinnen de inhuurkracht te werk wordt gesteld.
Onlangs heeft het Kadaster een nieuw sjablonenmanagement tool aangeschaft ter vervanging van de huidige, verouderde en moeilijk beheerbare oplossing. Dit betekent ook dat we aan de slag kunnen om deze nieuwe tool op een goede manier in beheer te nemen, de bestaande sjablonen om te zetten naar de nieuwe omgeving en ervoor moeten zorgen dat gebruikers worden opgeleid zodat zij zelfstandig aan de slag kunnen met deze nieuwe tool.

Daarnaast is het Kadaster voornemens om een nieuwe DMS/RMA systeem aan te schaffen. Hiermee zullen de huidige digitale archieven van het Kadaster (nu nog in SAP DMS en een zelfgebouwde maatwerkapplicatie) worden omgezet naar een nieuwe, toekomstvaste oplossing waarmee we ook beter kunnen voldoen aan eisen uit bijv. de archiefwet en de Wet Open Overheid. De planning is dat we eind 2024 de aanschaf van het nieuwe DMS/RMA zullen afronden zodat we vanaf 2025 volop aan de slag kunnen met de implementatie en het in beheer nemen van het nieuwe systeem.

Voor het nieuwe sjabloonmanagement tool en het nieuwe DMS/RMA systeem is al een productowner beschikbaar om de business implementatie en de in beheername in goede banen te leiden. Ter ondersteuning van deze productowner is de afdeling Data-, Proces- en Informatiemanagement (DPI) Bedrijfsvoering op zoek naar een functioneel beheerder. 

Vanuit de afdeling DPI Bedrijfsvoering adviseren wij over de (in-)richting van processen en systemen en regisseren wij vervolgens de realisatie, implementatie en het beheer ervan. Wij doen dat specifiek voor de bedrijfsvoering van het Kadaster. Denk hierbij aan HRM-processen, financiële huishouding, facilitaire ondersteuning, inkoopprocessen, enz.

Opdrachtomschrijving
Samen met de productowner draag jij de verantwoordelijkheid om het nieuwe DMS/RMA systeem en het nieuwe sjabloonmanagement systeem op een beheerste manier (functioneel) in gebruik en beheer te nemen. Daarbij zal de productowner zich meer richten op de business implementatie van de nieuwe systemen en zul jij je meer richten op het functioneel beheer. De precieze taakverdeling zal in afstemming met de productowner worden bepaald, maar te denken valt aan de volgende taken:

• het opstellen en vaststellen van afspraken rondom taakverdeling tussen key-users, technisch beheer en functioneel beheer

• het inregelen van processen rondom het afhandelen van gebruikersvragen, incidenten, problemen en wijzigingsverzoeken (waarbij je uiteraard aansluit op de standaard processen van het Kadaster)

• het inregelen van het (operationeel) leveranciersmanagement voor de nieuwe systemen

• het functioneel inrichten van de nieuwe systemen volgens de standaarden van de leverancier en passend binnen de werkwijze van het Kadaster

• het ondersteunen van gebruikers bij het in gebruik nemen van het nieuwe systeem

• het uitvoeren van voorkomende activiteiten die in het kader van de in gebruik name van de nieuwe systemen nodig zijn (omzetten sjablonen, data migratie, enz.).

• het bijdragen aan de werving van een functioneel beheerder voor de structurele invulling van het functionele beheer voor deze nieuwe systemen en het inwerken van deze persoon

Het zwaartepunt van beheertaken zal uiteindelijk naar verwachting bij het DMS/RMA systeem komen te liggen

We zoeken iemand die in een situatie waarin nog veel onduidelijk zal zijn, onverstoorbaar aan de slag gaat om het functioneel beheer van de nieuwe systemen niet alleen in te richten maar ook uit te voeren. En daarmee ervoor zorgt dat er een stabiele beheersituatie ontstaat die op een goede manier kan worden overgedragen aan de nog aan te nemen functioneel beheerder voor de structurele invulling van het functionele beheer.

Verantwoordelijkheden
Belangrijkste technieken, methoden en tools

• BISL

• Xential (het nieuwe sjabloonmanagementsysteem)

Beschikbaarheid
De kandidaat is inzetbaar vanaf 01-10-2024 tot en met 30-09-2025 voor 36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2 x 6 maanden. De opdrachtgever kan de overeenkomst eenzijdig tussentijds opzeggen met een opzegtermijn van één (1) maand. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. Volgens Kadaster richtlijn dient iedere medewerker minimaal 2 dagen per week op kantoor aanwezig te zijn. Welke dagen dit zijn gaat in overleg met de manager.

Eisen

• Verplichte opgave van uw gewaarmerkte KVK-uittreksel. Hieruit moet de tekenbevoegdheid van de ondertekenaar van de onderhavige overeenkomst blijken.

• U voegt slechts één Nederlandstalig curriculum vitae (cv) van maximaal 3 pagina's A4 toe. Uit dit cv dient te blijken dat u voldoet aan onderstaande eisen. Indien u naar oordeel van het Kadaster niet voldoet aan de gestelde eisen, of uw cv uit meer dan 3 pagina's bestaat, zal uw offerte terzijde worden gelegd en niet worden meegenomen in de beoordeling van de gunningscriteria. Onderstaand de eisen waar de kandidaat aan moet voldoen. Per eis (kort) toelichten waarom de kandidaat in uw ogen aan de eis voldoet. Verwijzen naar het CV volstaat niet.

• Door de kandidaat zélf geschreven CV en motivatie.

• Afgeronde hbo-opleiding of hoger.

• Minimaal 3 jaar bewezen ervaring als functioneel beheerder van DMS/RMA systemen in een omgeving waarbij zaakgericht en/of procesgericht wordt gewerkt.

• Minimaal 3 jaar bewezen ervaring met het inrichten van functioneel beheer voor nieuwe systemen en processen waarbij voorheen nog geen functioneel beheer aanwezig was.

• Kennis van BISL.

• Bij voorkeur kennis van Xential sjablonenmanagement of andere vergelijkbare sjabloonmanagement tools.

• Competenties waar de kandidaat over dient te beschikken:

  • In staat om zelfstandig binnen een organisatie te bewegen en omgevingssensitief;

  • Communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling;

  • Resultaatgericht;

  • Vasthoudend;

  • Planmatig;

  • Analytisch;

  • En passend bij de Kadaster kernwaarden: BORG (Betrouwbaar, Open, Relevant en Gedreven)

Wensen

• U toont duidelijk aan (max. 300 woorden) op welke wijze de door u geleverde expertise en competenties binnen de geschetste situatie een bijdrage leveren aan te behalen resultaten (zie ook opdrachtomschrijving en verantwoordelijkheden). Beoordeling: Hoe beter de expertise en competenties aansluiten bij de wensen van het Kadaster en de geschetste situatie hoe hoger de score (60%)

• U beschrijft (max. 300 woorden) hoe u de inrichting van het functioneel beheer voor deze twee nieuwe systemen beziet en hoe u dit tot een goed einde denkt te brengen. Beoordeling: De mate waarin de beschrijving van aanpak aansluit bij de wensen van het Kadaster. (40%)