Managementassistent

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar, collega’s, inwoners, ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie, met 12 samenwerkende teams, geeft veel ruimte voor eigen initiatief, eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling.

Omschrijving van de opdracht
Als managementassistent zet je jouw organisatietalent in en ben je de ondersteuner en het ankerpunt van de teammanager.

Je verricht alle voorkomende secretariële werkzaamheden, onder andere:

• Je beheert en bewaakt de agenda en maakt in- en externe afspraken voor de teammanagers van de teams GAB en Financiën & Inkoop;

• Je bent een belangrijke steun bij het verwerken van informatie op het gebied van bijvoorbeeld verzuim en verlof;

• Je treft voorbereidingen voor in- of externe overleggen of bijeenkomsten en verzorgt in sommige gevallen de verslaglegging;

• Je verzorgt in- en uitgaande (digitale en fysieke) post van de teams en coördineert de opvolging;

• Je werkt samen met de andere managementassistentes, zodat jullie elkaar kunnen vervangen;

• Je houdt je bezig met verwerken van binkmeldingen (klachten inwoners) en de coördinatie hiervan;

• Je verwerkt weekstaten/urenregistratie van het team GAB;

• Je verricht voorkomende ad-hoc werkzaamheden, zoals vragen van medewerkers.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad;

3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als managementassistent;

4. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO 3 niveau.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

5. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO 3 niveau in administratieve of secretariële richting (15 punten);

6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent bij een gemeente (35 punten);

7. Aantoonbaar bereid om de werkdagen flexibel in te delen, donderdag is een vereiste (20 punten);

8. Aantoonbaar in de gelegenheid om de werkdagen fysiek op kantoor (gemeentewerf en gemeentehuis) aanwezig te zijn (20 punten).

9. Uurtarief maximaal € 65,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon werkverkeer en Fee (10 punten). 

Competenties

• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal;

• Je luistert goed, communiceert snel en makkelijk met diverse doelgroepen en brengt je boodschap kort en bondig over;

• Je bent integer, proactief, flexibel, stressbestendig en klantgericht;

• MS Office heeft weinig geheimen voor jou en je kunt met name goed overweg met Outlook en Teams.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht € 1,75 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier/ opdrachtnemer

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
donderdag is essentieel. Rest in overleg
Is hybride werken mogelijk:  nee

Planning
De gesprekken zijn gepland op dinsdagmiddag 27 mei 2025 van 13.00 uur tot 15.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 26 mei 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De kandidaat dient over een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te beschikken en het origineel te kunnen tonen, maximaal 6 maanden oud.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Houten mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente Houten. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”