Projectleider Samenwerken in Teams

Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 900 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Opdracht
De CIO en directie heeft opdracht gegeven voor het starten van het concern project “Samenwerken in MS Teams”. De projectgroep maakt een doorstart waarbij de focus wordt verlegd van de technische implementatie naar de gebruikers implementatie. De technische implementatie zit in een eindfase en voorbereidingen zijn getroffen voor de verdere uitrol van Teams aan de organisatiekant. Binnen de opdracht ligt de nadruk op het vergroten van kennis binnen de organisatie doormiddel van training en inlichting om van  MS Teams het centrale platform voor samenwerking te maken. Hiervoor zoeken we iemand met een proactieve houding en een mensgerichte aanpak.

In afhankelijkheden en te verrichten werkzaamheden is tempo en sturing nodig teneinde een succesvolle implementatie van MS Teams te behalen binnen de gewenste termijn (eind oktober 2022).  Hierin zijn twee deelprojecten gedefinieerd.

- Organisatie ontwikkeling (70%);
- Technische voltooiing en overdracht aan de business (30%).

Taken en werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd tijdens de opdracht:

1. Migreren van mailboxen naar Exchange server;
2. Onderzoek doen naar kennisbehoefte en kennisstatus medewerkers;
3. Kennis vergroten van MS Teams bij medewerkers middels training en spin-off;
4. Uitfaseren van overige vergader applicaties;
5. Door ontwikkelen en leiding geven van het project ‘Samenwerken in Teams’.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als Projectleider;
2. Een afgeronde hbo bachelor opleiding;
3. Een afgeronde opleiding Pince2 (benoem dit duidelijk in het cv);
4. Aantoonbare werkervaring met Risicomanagement (benoem dit duidelijk in het cv).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen het publieke domein (20 punten);
6. Aantoonbare kennis van en werkervaring met Microsoft 365 en MS Teams in een projectteam (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
7. Aantoonbare wekervaring met de gebruikersadoptie van MS Teams, je kunt medewerkers/management overtuigen en (laten) opleiden om hiermee te gaan werken (benoem duidelijk in het cv) (25 punten);
8. Aantoonbare ervaring met het aansturen van een soortgelijk project (benoem dit duidelijk in het cv) (25 punten);
9. Een afgeronde hbo bachelor opleiding in de richting van Bedrijfskunde of Bestuurskunde (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Menselijke sensitiviteit;
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid;
• Stressbestendig, flexibel en gedisciplineerd (strak plannen gaat je goed af);
• Uitstekende adviesvaardigheden op strategisch niveau.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg, vast de dinsdag.

Planning
De gesprekken worden bij voorkeur fysiek bij de gemeente zijn gepland op maandag 24 januari 2022 tussen 12.30 uur en 13.30 uur of dinsdag 25 januari 2022. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 21 januari 2022 na 15.00 uur bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 17 januari 2022, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 18 januari 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 20 januari 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.