Managementondersteuner P&O

Als managementondersteuner P&O ben jij de onmisbare kracht die zorgt dat alles soepel verloopt. Je houdt het overzicht, zelfs als er veel tegelijk speelt. Je beheert de agenda van het afdelingshoofd, organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes en zorgt dat alle stukken op tijd klaarstaan. Je notuleert helder, bewaakt actiepunten en zorgt voor een goede voorbereiding én afronding van overleggen.
Je bent het aanspreekpunt voor collega’s, helpt bij het plannen van afspraken, het klaarzetten van informatie en het bijhouden van het intranet. Daarnaast ondersteun je bij leeractiviteiten en projecten van het management.

Geen dag is hetzelfde: de ene dag zit je in een teamoverleg, de andere dag bereid je een sessie voor met het college van B&W, regel je een locatie en zorg je dat de lunch voor een P&O-bijeenkomst tot in de puntjes verzorgd is. Wat er ook gebeurt: jij houdt het overzicht én de regie.
Je bent een aanpakker die rust brengt in een dynamische omgeving. Je houdt ervan als zaken goed geregeld zijn, werkt nauwkeurig en denkt graag vooruit. Plannen, organiseren en structuur aanbrengen gaan je van nature goed af.

Je schakelt moeiteloos tussen verschillende mensen en onderwerpen, van praktische zaken tot vertrouwelijke overleggen. Collega’s kunnen op je rekenen: je bent aanspreekbaar, betrokken en helpt waar nodig, zonder je eigen focus te verliezen. Je voelt snel aan wanneer iets dreigt vast te lopen en denkt mee over hoe het beter of slimmer kan. Je werkt zelfstandig, maar bent ook een teamspeler die het anderen graag makkelijker maakt. Je houdt van afwisseling, neemt verantwoordelijkheid en voelt je thuis in een professionele werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief en samenwerking.

Werkzaamheden / Verantwoordelijkheden:

• Je ondersteunt het afdelingshoofd (en waar relevant de betrokken stakeholders) in de voorbereidingen van bestuurs- en directievergaderingen, inclusief agendabeheer, notulering, besluiten- en actielijsten.

• Je bewaakt de volledigheid en tijdigheid van beleidsvoorstellen, rapportages en adviesstukken die de afdeling/het directieteam ingaan.

• Je fungeert als schakel tussen de afdeling en de organisatie.

• Je signaleert (operationele en organisatorische) knelpunten binnen processen, adviseert over verbetervoorstellen en draagt bij aan de implementatie daarvan.

• Je zorgt voor heldere communicatie over besluiten, voortgang en wijzigingen en zorgt dat de organisatie (of de afdeling) goed geïnformeerd is.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende instantie.);
• Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding op het gebied van managementondersteuning;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van managementondersteuner binnen een overheidsorganisatie.

Wensen:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van managementondersteuner binnen een overheidsorganisatie;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van managementondersteuner op het gebied van P&O binnen een overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar op het gebied van notuleren en coordineren op de routing van documenten;
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen, besluitvorming, en de omgang met politiek-bestuurlijke verhoudingen, motiveer dit middels een aparte alinea in het cv.

Competenties:

• Analytisch vermogen: je ziet verbanden, herkent trends, kan complexe informatie samenvatten;
• Resultaatgericht: je zet door, je houdt een dossier scherp en je zorgt dat acties opgevolgd worden;
• Netwerken & verbinden: je onderhoudt contacten met interne en externe partijen en weet stakeholders te verbinden;
• Flexibiliteit & stressbestendigheid: je functioneert goed in wisselende omstandigheden en hebt af en toe ook druk;
• Integriteit & betrouwbaarheid: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gemaakte afspraken;
• Assertiviteit;
• Dienstverlenend;
• Sterke organisatorische vaardigheden; je kunt meerdere lijnen tegelijk bewaken, prioriteiten stellen en werken met deadlines;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling; vaardig in het vertalen van bestuurlijke / directie-uitgangspunten naar heldere teksten en adviezen;
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: inzicht in wie welke belangen heeft, protocollen, formele kaders; zelfstandigheid en discretie.

Organisatie

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

Afdeling

De afdeling Personeel & Organisatie (P&O) bestaat uit ruim 35 enthousiaste collega's, verdeeld over de teams Beleid, Advies, Recruitment en de HR Servicedesk. Samen werken we aan de ontwikkeling van mens en organisatie. We ontwikkelen, voeren uit en implementeren HR-beleid en organisatieadvies. In samenwerking met directie, management en medewerkers bouwen we aan een sterke organisatie en een toekomstbestendige stad.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CV's op minimumeisen
beoordeelt de CVs op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV's die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
beoordeelt de CVs van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde gunningscriteria te beoordelen door de externe administratieve broker. De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CVs van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria: Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geinformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 5 november 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 4 november 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Schaal

Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 8 (nieuwe structuur).

Fee externe administratieve broker

Voor deze opdracht brengt de externe administratieve broker 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen

Maximaal 5 paginas, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag.

Overige informatie

Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste. Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe administratieve broker. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

Meer informatie

Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 29 oktober 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden uiterlijk op donderdag 30 oktober 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij de externe administratieve broker. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. De externe administratieve broker is bereikbaar op telefoonnummer [telefoonnummer verwijderd]. De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 3 november 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.