Medewerker Personeelsadministratie

Opdrachtomschrijving

Als medewerker Personeelsadministratie regel je alle administratieve zaken die met de medewerkers van de gemeente te maken hebben en weet je alle taken snel en accuraat af te handelen. Je beheert de personeelsadministratie van de gemeente, samen met je collegas van de personeels- en salarisadministratie. Je werkt nauwkeurig en gestructureerd. Op drukke momenten ben je flexibel en stressbestendig.

Werkzaamheden/Verantwoordelijkheden

Als medewerker van de personeelsadministratie ben je verantwoordelijk voor een breed pakket aan taken:

• Uitvoeren van het administratieve proces voor de instroom, doorstroom en uitstroom van tijdelijke en vaste medewerkers
• Beheren, verwerken en controleren van personeelsmutaties volgens de gemeentelijke CAO en wet- en regelgeving.
• Opstellen en controleren van arbeidsovereenkomsten en brieven m.b.t. de arbeidsvoorwaarden
• Beantwoorden van vragen van collegas over personele aangelegenheden, zoals IKB, verlof en verzuim etc.
• Ondersteuning bij werving & selectie

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); de werkplekken van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als medewerker Personeelsadministratie;
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;

Wensen

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring jaar als medewerker Personeelsadministratie (30 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als medewerker Personeelsadministratie bij een gemeente (35 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met IT-systeem MijnPenO (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Microsoft Office (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten)
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het opstellen en controleren van arbeidsovereenkomsten en brieven m.b.t. arbeidsvoorwaarden. Benoem duidelijk in het cv waar de werkervaring is opgedaan (5 punten)

Competenties

• Integriteit;
• Verantwoordelijkheid;
• Analytisch vermogen;
• Kwaliteitsgerichtheid;
• Nauwkeurig;
• Zelfstandig;
• Schriftelijke communicatie;
• Flexibel.

Organisatie

Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 700 collegas aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: Verbeteren, vertrouwen, verbinden en verantwoordelijkheid.

Afdeling

Werken voor Bedrijfsvoering is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collegas helpen hun werk te doen. Bij de afdeling Bedrijfsvoering vind je HR, Financien, Inkoop, Juridische zaken, Facilitaire zaken en ten slotte Communicatie- directie en bestuur advisering. Kortom, grote afwisseling in collegas en in het werk.

Beoordelingsprocedure

1. **Beoordeling cv's op knock-outcriteria**: De ontvangen cv's worden beoordeeld op de gestelde knock-outcriteria. Kandidaten die voldoen, gaan door naar de volgende stap.
2. **Selectie cv's**: De cv's van kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden onderling vergeleken op de gunningscriteria uit de marktplaats uitvraag. De (maximaal) tien kandidaten met de beste score worden geselecteerd voor de volgende stap. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend.
3. **Uitnodiging voor een selectiegesprek**: De Gemeente Leidschendam-Voorburg beoordeelt de cv's van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten en bij soortgelijke organisaties. De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.
4. **Selectiegesprek**: In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaats uitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaats uitvraag. De Gemeente Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen.

Planning

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 5 november 2025 tussen 09:00 uur en 12:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen op woensdag 29 oktober 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Uitvoeringsvoorwaarde

Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Leidschendam-Voorburg mag geen arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Leidschendam-Voorburg.

Cv-eisen

• Maximaal 5 paginas, opgesteld in het Nederlands
• Minimaal 2 referenties

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: dinsdag, donderdag en vrijdag.

Overige informatie

De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop.

Meer informatie

Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 24 oktober 2025. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 27 oktober 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen via de onderstaande button. De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 28 oktober 2025, 12:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.