Facilitair Specialist

Als Facilitair Specialist adviseer je het managementteam, contract-, portefeuille- en assetmanagement over de totstandkoming en het beheer van facilitaire producten en contracten. Je draagt bij aan de instandhouding van gebouwen, terreinen en installaties vanuit facilitair oogpunt en geeft invulling aan beleid op dit gebied. Tevens ben je budgethouder voor facilitaire budgetten.

Werkzaamheden:

• Geeft advies aan het managementteam, contract-, portefeuille-, en assetmanagement over de totstandkoming en het managen van facilitaire producten en contracten op het gebied van ruimtebeheer, beveiliging, huisvesting, afvalverwerking, telefonie, repro catering, verhuizingen, schoonmaak en toegang;
• Geeft vanuit facilitair oogpunt advies over de instandhouding van gebouwen, terreinen en installaties. Dit betreft advies op het gebied van o.a. ruimtebeheer, beveiliging, huisvesting, afvalverwerking, telefonie, repro catering, verhuizingen, schoonmaak en toegang. Deze kan gaan over de lopende exploitatie alsmede advisering ten behoeve van nieuwbouw- en renovatietrajecten;
• Geeft advies over en invulling aan het beleid op het gebied van o.a. ruimtebeheer, beveiliging, huisvesting, afvalverwerking, telefonie, repro catering, verhuizingen, schoonmaak en toegang. De advisering vindt plaats ten behoeve van het MT-Vastgoed en ten behoeve van (politieke) besluitvorming opgesteld door de portefeuillemanagers;
• Budgethouder voor de facilitaire budgetten. Treedt in overleg met de afdeling financiën over het actualiseren van deze budget en verwerkt deze in een jaarlijkse begroting.

Vereisten / knock-out criteria:

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende instantie.);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met beleidsmatige advisering met betrekking tot facilitaire dienstverlening binnen een overheidsorganisatie;
• Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding op het gebied van facilitaire dienstverlening.

Wensen:

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met beleidsmatige advisering met betrekking tot facilitaire dienstverlening binnen een gemeente;
• Aantoonbare werkervaring met een Facilitair management informatie systeem, benoem welk systeem;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met TOPDESK;
• Aantoonbare werkervaring met het inrichten en beheren van een BHV organisatie, benoem waar dit is opgedaan;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als Facilitair projectleider/ coordinator/ specialist.

Competenties:

• Zowel mondeling als schriftelijk sterk: je kunt goed overtuigen en formuleert je adviezen helder en duidelijk;
• Resultaat- en klantgericht;
• Gevoel voor ambtelijke en politieke verhoudingen;
• Prettig in de omgang met een gezonde dosis humor;
• Verantwoordelijkheidsgevoel en durf besluiten te nemen: je kan omgaan met de vrijheid die we geven;
• Aanpakker en oplossingsgericht.

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen. Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag en morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

De afdeling Vastgoed, bestaande uit ongeveer 100 collega's, zorgt voor realisatie van een optimaal maatschappelijk en financieel rendement van het gemeentelijk Vastgoed. Belangrijk hierbij is het zo optimaal mogelijk matchen van vraag en aanbod van vastgoed en daarmee het leveren van adequate huisvesting en dienstverlening aan doelgroepen. De afdeling Vastgoed is verantwoordelijk voor alle facilitaire processen, zowel voor het stadhuis als de andere panden. Het betreft een breed scala van diensten zoals bodediensten, vergaderservice, post, (mobiele) telefonie, schoonmaak, beveiliging, catering en toezicht.

Planning selectiegesprekken:

• De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 5 november tussen 11:00 uur en 15:30 uur.
• De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 4 november 2025 bericht.

Selectieproces:

• Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
  De opdrachtgever beoordeelt de CVs van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria: Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten, relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek.
• Stap 4: Selectiegesprek
  In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel.

Overige informatie:

• Uitvoeringsvoorwaarde: Met het verstrekken van de opdracht aan de ondernemer en gemeente Zoetermeer mag geen arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Conform de aangepaste afspraken rondom payrolling voor gemeenten, is het niet mogelijk om te reageren via een payroll constructie.
• Beoordelingsproces:
  Stap 1: Beoordeling CVs op minimumeisen
  Een extern administratieve broker beoordeelt de CVs op de minimumeisen. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor stap 2. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.
  Stap 2: Selectie tien (10) CVs die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
  Een extern administratieve broker beoordeelt de CVs van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde Gunningscriteria. De tien (10) kandidaten die het beste scoren worden geselecteerd voor stap 3. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.
• Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 10 (nieuwe structuur).
• Er wordt een fee van 2,25 per gewerkt uur in rekening gebracht bij de winnende leverancier.
• De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag.
• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels een externe facturatiemodule. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Vragen kunnen worden ingediend tot maandag 27 oktober 2025, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden uiterlijk op woensdag 29 oktober 2025 gepubliceerd op de website. De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 31 oktober 2025 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.