Senior adviseur Informatiebeheer/recordsmanager

Jij zorgt er samen met team informatiemanagement voor dat gemeentelijke digitale informatie zowel op de korte als op de langere termijn toegankelijk blijft, rechtmatig wordt beheerd en juist wordt bewaard. 

Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Vanuit Informatiebeheer bijdragen aan de migraties van vakapplicaties.
  Hierbij ligt jouw focus op het lopende project bij;

  • burgerzaken (plotten van metadata en zaaktypen),

  • het organiseren van de vernietiging in vak applicaties,

  • het adviseren van proceseigenaren hoe conform archiefwet processen in te richten en te werken,

  • het maken van analyses en het vergroten van de bewustwording in de organisatie over Informatiebeheer, waaronder de verplichting van bewaren- en vernietiging en zaakgericht werken.

• Ook draag je je steentje bij aan het schrijven van beleidsstukken, richtlijnen of procesbeschrijvingen.

• Je toetst bestaande applicaties aan ons metadataschema gebaseerd op MDTO standaard.

• Je gaat een rol spelen in het programma “Informatie op de juiste plaats”.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire Informatievoorziening;
• Aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire informatievoorziening bij een gemeentelijke organisatie;
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet en bijbehorende regelgeving (zoals Woo, AVG, WEP of Wmebv);
• Minimaal 3 jaar ervaring met metadataschemas, datamigraties en digitale selectie- en vernietigingsprocessen in applicaties (licht dit duidelijk toe in het cv);

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld Informatiebeheer (20 punten);

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie (30 punten);

• Aantoonbare werkervaring met de uitvoeringspraktijk en de kwaliteitsnormen binnen het informatiebeheer (15 punten);

• Aantoonbare werkervaring met het migreren van Key to Burgerzaken naar Pink (15 punten);

• Aantoonbare werkervaring met I-navigator en RMTool. (20 punten).

Competenties

• Analytisch en doelgericht:
  Jij bent analytisch, gedreven en gericht op resultaat. Je combineert deze vaardigheden met een sterk omgevingsbewustzijn en proactieve houding, wat bijdraagt aan je intern ondernemerschap.

• Communicatief sterk:
  Jij weet mensen te enthousiasmeren door je duidelijke communicatie. Je bent een teamspeler die goed met anderen samenwerkt, maar ook stevig genoeg om als sparringspartner voor het management op te treden.

• Geduld en doorzettingsvermogen:
  Je hebt geduld en weet dat verbeteringen tijd kosten, maar je blijft doelgericht werken aan structurele verbeteringen.

• Verbindend:
  Je weet als geen ander dat verbeteringen in het informatiebeheer een samenspel is met diverse actoren en soms botst met diverse belangen en prioriteiten.

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!    

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Team

Informatiemanagement is een opgave die steeds belangrijker wordt voor de gemeente Zeist. Zeker door de komst van de WOO willen we ons versterken op dit gebied en zijn wij op zoek naar een senior informatiemanagement. Samen met diverse collegas werk jij aan ons informatiebeheer. In jouw team doe je dit samen met de drie medewerkers informatiemanagement, een kwaliteitsmedewerker en een aanvoerder. Daarnaast werk je samen met onze proces- en informatieanalisten, functioneel beheerders, de archiefinspecteur, projectleiders en de strategisch adviseurs. Je rapporteert aan de aanvoerder informatiemanagement.

Wat maakt dit werk bijzonder:

• Je bent aan de voorkant betrokken bij digitaal informatiebeheer in het hart van de organisatie, zo is het team actief betrokken bij aanbestedingen van nieuwe applicaties

• Je doet je werk samen met andere deelterreinen binnen IV, zoals gegevensbescherming, veiligheid en processpecialisten.

• De diversiteit van processen, het gaat over alle teams in de gemeentelijke organisatie heen.

• Het vraagt specifieke kennis (specialisatie).

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 17 juli 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 16 juli 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij de externe partij.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Zeist mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente Zeist. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”