Projectleider Burgerzaken

Organisatie
Werken in Voorschoten, de Parel aan de Vliet 
Onze groene gemeente, gelegen in de Leidse regio, staat bekend om haar hechte gemeenschap, brede maatschappelijke betrokkenheid en sterk lokaal bestuur. We bieden onze ruim 26.000 inwoners efficiënte en persoonlijke dienstverlening met korte communicatielijnen en een mensgerichte aanpak. We zijn trots op onze organisatie en ons medewerkers die zich dagelijks inzetten voor het welzijn van onze inwoners en ondernemers

Voorschoten, de Parel aan de Vliet, is sterk in ontwikkeling en de drijvende kracht is ons hechte team van mensen die onze gemeente en alle Voorschotenaren glans geven. Door onze compacte organisatiestructuur kunnen we de lijnen kort houden en snel mooie dingen voor elkaar krijgen. Dat vraagt zelfstandigheid en biedt tegelijk veel vrijheid.

Bij de gemeente Voorschoten staan we voor spannende uitdagingen. We zijn volop bezig met de ontwikkeling en verdere professionalisering van onze organisatie, waarbij we toewerken naar een klantgerichte organisatiestructuur die klaar is voor de toekomst. Het doel? Samen met plezier en betrokkenheid werken aan een gemeente waarin vertrouwen en verantwoordelijkheid centraal staan. We bouwen aan een organisatie die niet alleen de inwoners centraal stelt, maar ook jou de ruimte biedt om bij te dragen aan innovatieve en duurzame oplossingen.

De organisatie is onderverdeeld in drie afdelingen: Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Bestuur. Bij de afdeling Dienstverlening, team KCC en burgerzaken zijn wij op zoek naar een projectleider burgerzaken.

Omschrijving van de opdracht
De projectleider gaat op diverse vlakken een rol hebben: hij/zij wordt (1) de sparringpartner van de teamleider, zodat die de verantwoordelijkheden behorende bij de functie kan uitvoeren, (2) de projectleider leidt de verkiezingen in goede banen en (3) zorgt ervoor dat de nodige kennis in het team geborgd wordt.

De projectleider kan inschatten waar de grootste vraag naar is met betrekking tot praktische begeleiding en opleiding van het team, onderzoek, aanpassing en toepassing van te verbeteren verordeningen en nadere regels. Tevens zal worden meegenomen waar de werkprocessen ontbreken zodat taken onderling makkelijker kunnen worden overgenomen.

Samengevat, de professional zorgt o.a. voor:

• Voorbereiding en coördinatie van de gemeenteraadsverkiezingen 2026;

• Stabilisatie en verbetering van werkprocessen binnen Burgerzaken;

• Borging van kennis en processen, inclusief het opleiden en begeleiden van het team;

• Inventarisatie, afstemming en implementatie van wettelijke verplichtingen, audits en beleidsaanpassingen;

• Doorvoeren van besluit digitalisering, m.n. het creëren van een efficiëntieslag in het gebruik van de applicatie iBurgerzaken;

• Het coördineren van de in- en externe audits;

• Opzetten van een projectgroep verkiezingen, samenwerking met andere afdelingen en onderzoeken mogelijke subregionale samenwerking in de Leidse regio.

De projectleider fungeert als sparringpartner van de teamleider, brengt structuur aan en zorgt voor continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening

Eindproduct van de opdracht zijn:

• Een positief afgerond proces gemeenteraadsverkiezingen 2026;

• Zichtbare efficiëntieslag in de digitalisering, sterke verbetering in het gebruik van iBurgerzaken door de medewerkers van het team;

• Borging van kennis en processen verkiezingen in het team;

• Borging van werkprocessen in het team;

• Mogelijk het inwerken van de toekomstige vaste projectleider en/of het achterlaten van een passend functieprofiel.

Tegelijk en bij gelegenheid willen we onderzoeken in hoeverre we subregionaal een samenwerking burgerzaken op kunnen zetten in de Leidse Regio.

Vereisten / knock-outcriteria 

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. Beschikbaar per 1 juli voor 32-36 uur per week voor de gehele duur van de opdracht inclusief verlengingsopties;

3. Aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied van Verkiezingen;

4. Aantoonbare werkervaring als teamleider op het gebied van Burgerzaken binnen een gemeentelijke instelling;

5. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het inventariseren, afstemmen en inrichten van processen en wettelijke verplichtingen;

6. Aantoonbare werkervaring met iBurgerzaken, benoem waar dit is opgedaan;

Gunningscriteria

7. Aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied van Verkiezingen tijdens minimaal 2 verkiezingsperiodes (20 punten);

8. Uurtarief maximaal € 100,- exclusief btw en inclusief Fee en reiskosten woon- en werkverkeer (15 punten);

9. Aantoonbare werkervaring met het bewerkstelligen van kwaliteitsverbetering binnen een team Burgerzaken, benoem hiervan een referentieproject (20 punten);

10. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als teamleider op het gebied van Burgerzaken binnen een gemeentelijke instelling (20 punten);

11. Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding (10 punten);

12. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het inventariseren, afstemmen en inrichten van processen en wettelijke verplichtingen (20 punten);

13. Kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na 12 maanden kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden (minimaal 1040 uur) (5 punten).

 Competenties 

• Zelfstandig;

• Communicatief;

• Nauwkeurig;

• Resultaatgericht;

• Organiseren;

• Creatief.

Functieschaal 
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

 CV-eisen 
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. 

Werkdagen 
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg nader te bepalen.

Planning 
De gesprekken bij de gemeente Voorschoten zijn gepland op dinsdag 3 juni 2025 tussen 09.30 – 11.30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen op maandagmiddag 2 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag. 

Overige informatie 
De gemeente Voorschoten zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. 

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Voorschoten mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Voorschoten. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).