Senior Manager Projectbeheersing

Senior Manager Projectbeheersing
Periode: Van 01-07-2025 tot 01-07-2026 (12 aantal maanden) met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 16-24 uur per week gemiddeld
Tarief: Maximaal125 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
Functieschaal: 12

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!
De werven zijn een rijksmonument en onderdeel van een slim middeleeuws havencomplex van werven en werfkelders. Werven, muren, kelders, water en wegen zijn allemaal nauw verweven. Hetzelfde geldt voor het eigendom van bewoners, ondernemers en gemeente. Met het Programmaplan werk aan de werf werken we aan het herstellen en voorkomen van schade aan erfgoed, het beheren van het erfgoed, het voorkomen van onveilige situaties en het beter invullen van onze buren en zorgplicht. Dit doen we o.a. door het uitvoeren van onderhoud aan de wal- en kluismuren en toegangsbruggen en het herstel van kelders. In veel gevallen is onbekend en niet te achterhalen hoe de constructies exact in elkaar zitten, wat voor verassingen in de uitvoering zorgt. Daarnaast is het herstellen en verbeteren van vertrouwen tussen bewoners, eigenaren en gemeente een van de belangrijke doelen van het programma.

Een transparant en beheerst programma is daarvoor cruciaal. Dit betekent dus ook dat we veel aandacht geven aan projectbeheersing. Als manager projectbeheersing zorg jij voor die extra kritische en betrokken blik en adviseer je de medewerkers van programma Wervengebied op het gebied van projectbeheersing.

Opdrachtomschrijving:
Je gaat aan de slag als manager projectbeheersing voor het uitvoeringsproject kelderherstel. Dit is een nieuw team dat aan de slag gaat om particuliere keldereigenaren te ontzorgen door het herstel van de kelders over te nemen. Als manager projectbeheersing ben je verantwoordelijk voor de projectbeheersing van onderzoek tot en met oplevering en overdracht, met alle bijbehorende scope, risico-, plannings- en financiele managementwerkzaamheden. Je bent onderdeel van het IPM-team en stuurt onder andere de planningsadviseur, risicomanager en de financieel adviseur aan. Samen met het team projectbeheersing zorg je ervoor dat de werkzaamheden en beslissingen van de uitvoeringsprojecten transparant, bespreekbaar, navolgbaar en voorspelbaar zijn. Cruciaal hierbij is de transparantie richting de particuliere keldereigenaren die gedurende het hele traject van onderzoek tot en met uitvoering op de hoogte moeten blijven over de voortgang van het werk aan hun eigendom.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Je bent een kritische sparringpartner voor de projectmanager en medewerkers binnen het team, zonder de verantwoordelijkheid over te nemen. Je adviseert de medewerkers op het gebied van projectbeheersing;
Je levert een bijdrage aan de totstandkoming van het projectplan, de beheersing van de scope, inclusief het vastleggen van de wijzigingen op het project;
Samen met de financieel adviseur zorg je voor de beheersing van het aspect geld door het maken een goede prognose door budgetten te vergelijken met gemaakte en verwachte kosten.
Je zorgt voor een onderbouwing van benodigd budget op basis van kentallen en diverse vormen van ramingen en verwachtingswaarden o.b.v. risicos. Ook hierbij word je ondersteund door de financieel adviseur;
De afspraken over het herstel van de kelders van de particuliere eigenaars gaat conform de beleidsregel die hiervoor is vastgesteld. Je kent deze regeling van binnen en van buiten en integreert de eisen in de projectbeheersing
Je beheerst het aspect tijd door vooruit te kijken en in te schatten wat het effect van een bepaalde keuze is. Daarbij is het (laten) opstellen van planningen op hoofdlijnen en/of in detail nodig. Ook het opstellen van een probabilistische planning is mogelijk. Je wordt hierbij ondersteund door een planningsadviseur.
Je geeft het risicomanagement vorm. Daarbij is het (laten) opstellen en actueel houden van een risico-dossier nodig. Je wordt hierbij ondersteund door een risicoadviseur.
Je draagt zorg voor de interne kwaliteitsborging door het (laten) doen van toetsen m.b.t. het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem;
Je bent verantwoordelijke voor het juist en tijdig aanleveren van betrouwbare (sturing) informatie voor de managementcyclus, o.a. door het opstellen (of coordineren) van de voortgangsrapportages. Je levert deze informatie via de projectmanager aan de ambtelijke opdrachtgever.
Je werkt samen met de manager programmabeheersing en de projectbeheersers van de andere uitvoeringsteams aan de verdere uitwerking en implementatie van integrale en uniforme manier van werken en rapporteren.

Je werkt autonoom, maar wel binnen een team/programma. Met waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een HR-leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Een goedlopende projectbeheersing inclusief alle informatie die daarbij hoort.

Jij hebt/bent:
Je houdt het overzicht en waar nodig zoom je in op de details. Je bent analytisch sterk, je herkent verbetermogelijkheden en je durft initiatief te nemen. Daarnaast ben je iemand die goed kan communiceren en goed met mensen kan omgaan.

Ook beschik jij over:
HBO/WO werk en denkniveau, bij voorkeur civiele techniek, (technische) bedrijfskunde, planologie of bouwkunde;
Minimaal 5 jaar ervaring bij een overheidsorganisatie in de fysieke projectenwereld;
Je hebt minimaal 5 jaar recente ervaring als manager projectbeheersing;
Je hebt ervaring in het opzetten van projectbeheersing en het sturen van projecten waar veel onderdelen onbekend zijn en onbekend zullen blijven;
Een analytische blik en het talent om op een prettige manier invloed uit te oefenen op mensen en situaties;
Je denkt vernieuwend en ziet kansen waar ze liggen;
Een resultaatgerichte houding en uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
Je handelt sterk planmatig, organiserend en coordinerend;
Je kunt goed omgaan met onzekerheden;
Je neemt graag het voortouw, spreekt je gevraagd en ongevraagd uit en hebt daarbij oog voor je omgeving.

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland in de week van 23 juni. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.