Programmamanager Versterking Financiële functie

Programmamanager Versterking Financiele functie
Periode: zsm tot 16-09-2025 (12 maanden) met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 24-36 uur per week gemiddeld
Tarief: Max. 145,- euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig! De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij afdeling Financien van het organisatieonderdeel Financien en Inkoop (F&I). F&I is een bedrijfsvoering onderdeel die het bestuur, de directie en organisatie voorziet van ondersteuning en advies. Wij zorgen ervoor dat, in samenwerking met de andere bedrijfsvoering onderdelen, de bedrijfsvoering modern is en mee ontwikkelt met de gemeentelijke organisatie.

Naar aanleiding van diverse gebeurtenissen en onvolkomendheden in de werking van de financiele functie, waaronder een groter tekort van het gemeentefonds dan eerder geraamd, heeft de portefeuillehouder Financien een programma ingesteld om de gemeentebrede financiele functie te versterken. Om zicht te krijgen op de huidige stand van zaken van de gemeentebrede functie, wordt op korte termijn (medio oktober oplevering) de volwassenheid van de financiele functie in kaart gebracht door een extern bureau.

Ondertussen wordt gewerkt aan interventies en maatregelen om direct de grip op de financien te versterken en is gestart met het maken van het programmaplan voor de versterking van de financiele functie. In het programma versterking financiele functie wordt een aanpak voorgesteld vanuit onderstaande samenhang:

• Kaders en spelregels waaronder de actualisatie van het financieel beleid en visie op de toekomstbestendige financiele functie

• Organisatie en processen, waaronder de inbedding van het 3lijnen model en procesmanagement

• Besturing en beheersing, waaronder de interne beheersmaatregelen en instrumentarium ten behoeve van sturing ,beheersing, toezicht en verantwoording

• Informatievoorziening en systemen, waaronder de aansluiting tussen het nieuwe financieel systeem, SAP4HANA, met ingang van 1 januari 2025 en andere administraties en de (door)ontwikkeling van LIAS ter ondersteuning van de gemeentebrede P&Ccyclus

• Mensen en cultuur, waaronder de verdere professionalisering van de medewerkers en de budgethouders

Mede op basis van de doorlichting van de financiele functie (de volwassenheidsscan) worden de accenten bepaald, waar het programma versterking financiele functie zich het komende jaar op gaat richten. Parralel zijn er reeds bestaande initiatieven binnen de organisatieonderdelen als ook binnen het organisatieonderdeel Financien en Inkoop om de grip op inkomende en uitgaande geldstromen te versterken. Het is van belang om het gehele portfolio in beeld te brengen en daarop te sturen met aandacht voor samenhang en resultaat.

Voor deze prachtige opgave zijn wij op zoek naar een programmanager versterking financiele functie. De programmamanager komt te werken in opdracht van de directeur F&I (gedelegeerd opdrachtgever). De directeur F&I is in zijn hoedanigheid namelijk verantwoordelijk voor de functionele sturing van de gemeentebrede financiele functie. In die zin, dient de programmamanager aansluiting te vinden met de organisatieonderdelen binnen de gemeente om waar nodig en of passend de afstemming te zoeken en te sturen op het beoogde resultaat

Daarnaast is er regelmatig contact met de concerndirecteur Bedrijfsvoering en Dienstverlening alsook op gepaste momenten met de portefeuillehouder Financien en de leden van de adviescommissie Controle & Financien inzake de voortgang van de versterking van de financiele functie.

Je taken zijn:
De hoofdtaken van de programmamanager zijn:

• Trekken van het programma Versterking Financiele Functie binnen de overeengekomen beleids- en middelenkaders

• Aansturen op basis van de kernwaarden Open, wendbaar, scherp en betrouwbaar

Als programmanager werk je het programmaplan verder uit naar de definitie fase. In deze definitiefase moeten de programmaresultaten concreter in de tijd, geprioriteerd, en met inschatting van beslag op capaciteit en middelen in beeld gebracht. Waarna een structuur wordt neergezet om gewenste resultaten te behalen. Volgend op het opstellen van het programmaplan wordt je gevraagd uitvoering te geven aan de realisatie van de programmadoelen.

Je legt rechtstreeks verantwoording af aan de directeur Financien en Inkoop (gedelegeerd opdrachtgever) en werkt nauw samen met het MT-financien en de medewerkers in de financiele keten en met de concerncontroller.

• Je coordineert de deelprojecten en rapporteert over de voortgang van de programmadoelstellingen;

• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met de inhoud en bedrijfsvoering van de financiele keten, financieel beleid en de planning & control cyclus;

• Je wacht niet af, bent proactief en een stevige regisseur en adviseur. Je spreekt aan, neemt eigenaarschap en verantwoordelijkheid.

• De programmamanager zal een belangrijke rol spelen in het brede ontwikkeltraject waarmee we de cultuur (houding, gedrag en samenwerken) binnen de afdeling financien willen professionaliseren en veraangenamen alsook de samenwerking met de organisatieonderdelen en concerncontrol.

De Programmamanager ondersteunt de manager Financien en de overige managers uit het MT bij het doorvoeren van de verbeteringen en opereert feitelijk uit hun naam bij het uitvoeren van de acties gericht op het bereiken van voortgang.

Jij hebt:

• Minimaal een afgeronde opleiding op hbo-niveau met als studierichting bedrijfseconomie, bestuurskunde of bedrijfswetenschappen

• Aantoonbare werkervaring, minimaal 3 jaar, als programmamanager/projectleider Financiele Keten binnen de overheid in de afgelopen 8 jaar.

• Beschikbaar voor tenminste 24 uur per week

• Bereidheid om werkzaamheden op locatie uit te voeren

De Wensen

• Aantoonbare kennis van de gemeentelijke financiele processen en BBV (vermeld dit duidelijk in het cv)

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als programmamanager / projectleider Financiele Keten een 100.000+ gemeente, provincie of andere overheidsorganisatie van enige omvang (>2.000 medewekers)

• Aantoonbare werkervaring in ontwikkelen, doorontwikkelen en implementeren van financieel beleid en planning & control instrumentarium (maak dit aantoonbaar met een concreet voorbeeld)

• Aantoonbare verandercompetenties en ervaring in verandermanagement (maak dit aantoonbaar met een concreet voorbeeld)

• Eventueel de mogelijkheid om waar nodig capaciteit en benodigde expertise bij te schakelen

De programmamanager is daarom een stevige persoonlijkheid, die een onafhankelijk kijk heeft en op basis van uitgebreide expertise en ervaring ons kan ondersteunen en adviseren. We zoeken een gezaghebbende hands on programmamanager die ook een people manager is en die waar nodig ook zelf de benodigde activiteiten kan uitvoeren en een beroep kan doen op collegas binnen dezelfde leverancier, als dat nodig is qua capaciteit.

Goed om te weten:
Gesprekken worden gepland in overleg, en zullen waarschijnlijk zijn in de week van 23 september. De afdeling neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.
Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.