Contractbeheerder

Contractbeheerder
Periode: Start tussen 1 mei en 1 juni 2024 voor circa 8 maanden. Met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 20 28 uur per week
Tarief: Maximaal 100,- per uur inclusief reiskosten, excl. BTW

Werken aan Utrecht
Utrecht groeit als geen andere Nederlandse stad. Deze groei gaat gepaard met stevige maatschappelijke en economische uitdagingen zoals voldoende betaalbare woningen, banen en een goede bereikbaarheid van de regio, maar ook het zorg dragen voor een stad waar iedereen kan meedoen en waar duurzame ontwikkeling en gezond stedelijk leven centraal staat. In het Coalitieakkoord 2022-2026 kiezen we voor gelijke kansen, betaalbaar wonen en klimaat, en in de Ruimtelijke Strategie Utrecht wordt richting gegeven aan deze ruimtelijke opgaven. Ruimtelijke Strategie Utrecht 2040 | Gemeente Utrecht Omgevingsvisie

Dit is je werkplek
Deze opdracht wordt uitgevoerd binnen de afdeling Investeren & Exploiteren. Investeren & Exploiteren is een expertafdeling die bestaat uit ongeveer 60 collega's. Onderdeel hiervan zijn o.a. negen adviseurs van het team Cobeers, zij verzorgen voor de stad Utrecht het contractbeheer, het beheer van de erfpachtcontracten en de behandeling van snippergroenaanvragen. Wij vinden een informele sfeer in het team belangrijk en voelen ons professionals die elke dag bezig zijn om het beter te doen. De focus ligt op het samen werken aan nieuwe initiatieven voor gebiedsontwikkeling. In dit team is iedereen welkom, zijn er sociale activiteiten en staat iedereen voor elkaar klaar.

Dit is de klus
Jaarlijks sluit Ontwikkelorganisatie Ruimte vele grote Anterieure- Uitgifte en Ontwikkelovereenkomsten af. In 2022 is een project gestart voor het inrichten van gedegen contractbeheer met betrekking tot deze contracten. Dit project is in 2023 naar tevredenheid geimplementeerd. Nu is het tijd voor een volgende stap om ervoor te zorgen dat de beheerde contracten optimaal worden benut.

Jouw taak wordt het geimplementeerde contractbeheer optimaal te laten functioneren. Dit doe je door alle beschikbare relevante informatie op de juiste manier vast te leggen, waar nodig aan te vullen en beheersbaar te organiseren. Daarnaast draag je zorg voor de periodieke controles en vertaal je die naar werkopdrachten voor inhoudelijk deskundige collegas.

Voor deze volgende stap zijn wij op zoek naar een ervaren Contractbeheerder die weet hoe je contractbeheer goed laat werken.

Concreet is je werk:
Je vertaalt contractinhoud naar het contractbeheerssysteem en draagt zorg voor de kwaliteit en compleetheid;
Je stelt op, bewaakt en voert de contractkalender uit, monitort de contractomgeving en stelt risicoprofielen op;
Je verzorgt de contract intake voor nieuwe contracten;
Je verzamelt ontbrekende contractinformatie en muteert deze in ons zaaksysteem;
Je signaleert tekortkomingen in onze werkprocessen en contracten en overlegt over mogelijke verbeteringen en aanpassingen;
Je houdt de ontwikkelingen bij van onze opdrachtgevers en stakeholders en signaleert mogelijkheden voor verdere professionalisering van geimplementeerde contractbeheeronderdelen;
Je faciliteert de uitvoering van de handhaving van contractafspraken door de werkprocessen en doorlooptijden te bewaken;
Je draagt vanuit jouw rol bij aan het verspreiden van kennis en kunde rondom contractmanagement en contractbeheer- binnen ons team.

Dit is jouw inbreng
Je werkt gestructureerd en nauwkeurig. Jouw doelen haal je binnen de gestelde termijnen, dit doe je vanuit een cijfermatig inzicht en een sterke resultaatgerichtheid. Omdat je met uiteenlopende stakeholders werkt, ben je communicatief sterk.

Verder vragen wij:
Hbo werk- en denkniveau. Bij voorkeur gericht op het raakvlak van contractbeheer en ruimtelijk beleid.
Minimaal vijf jaar ervaring als contractbeheerder, en ervaring met het uitvoeren van contractbeheer.
Aantoonbaar ervaring met de werking van contractbeheer-, en zaaksystemen en de bijbehorende werkprocessen in een grotere gemeente.
Je bent flexibel en werkt zorgvuldig
Je bent gemiddeld 24 uur per week beschikbaar en je agenda biedt voldoende ruimte om mee te bewegen met actualiteit.

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland in de week van 17 april. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Een deta-vast constructie kan, indien dit gewenst is door de Gemeente Utrecht, aanbieder en kandidaat, tot de mogelijkheden behoren.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.