Subsidiemedewerker en Contractbeheerder – Programma Vluchtelingen - Cluster MO

Omschrijving van de opdracht

In deze functie ben jij degene die zorgt dat het klopt. Van de juiste beschikkingen en offertes tot tijdige betalingen van facturen en subsidies – jij regelt het. Je legt afspraken met leveranciers tot in de puntjes vast en zorgt dat alles zwart op wit staat. Je kent de contracten, de leveranciers én hun werkveld als geen ander. Je ziet het als een mooie uitdaging om de samenwerking met hen soepel en effectief te laten verlopen. Dankzij jou loopt alles op rolletjes achter de schermen, zodat wij voor de samenleving het verschil kunnen maken.

Het Programma Vluchtelingen bevindt zich momenteel in een transitiefase van een project naar een regulier team. Dit betekent onder meer dat we onze taken uitbreiden naar het beheren van subsidies. Om dit mogelijk te maken zoeken we een subsidiemedewerker die ook de taken van contractbeheer kan oppakken. Iemand die stevig in zijn schoenen staat, flexibel is en kan schakelen tussen verschillende taken.

De subsidiemedewerker-contractbeheerder zorgt dat de subsidies die we willen uitkeren, in dit geval voor het programma Preventie met Gezag, tijdig bij de subsidieontvanger terecht komt. Dat betekent een strak administratief proces dat nauwkeurig gevolgd moet worden. Daarin ontlast je de beleidsmedewerkers die de aanvragen inhoudelijk beoordelen. Daarnaast haal je als contractbeheerder het beste uit de contracten die onze organisatie heeft afgesloten. Dit zijn contracten in hetzelfde programma, maar ook binnen het programma Vluchtelingen. Het gaat dan om contracten op het gebied van onder meer facilitaire zaken en sociaal beheer. Ter versterking van ons team bedrijfsvoering, zoeken wij een gedreven Contractbeheerder die samen met ons deze uitdaging aan wil gaan.

De subsidiemedewerker-contractbeheerder is primair gericht de juiste administratie van subsidies en op het beheren en verstrekken van contracten.

Je taken worden onder meer:

• Verwerken van subsidieaanvragen en alle overige administratieve taken bij de subsidies die we verlenen.

• Sturen op de naleving van de overeengekomen afspraken in contracten en opstellen van rapportages;

• Eerste aanspreekpunt over (wijziging van) contractvoorwaarden;

• Beheren van lopende contracten en behandelen of herzien van aflopende contracten;

• Bewaken van budget, doorlooptijd, administratieve verwerking, opvolging en facturatie c.q. betalingen (subsidies).

• Aanvragen van offertes en opvolgen van issues bij onder andere facturen.

Kandidaat omschrijving

Jij bent van de structuur, de details en de impact. Jij wordt blij van alles wat met subsidies en contracten te maken heeft. Want jij weet: zonder goede afspraken en een strakke administratie komen onze maatschappelijke doelen niet van de grond. Jij bent degene die zorgt dat het klopt. Van de juiste beschikkingen en offertes tot tijdige betalingen van facturen en subsidies – jij regelt het. Je legt afspraken met leveranciers tot in de puntjes vast en zorgt dat alles zwart op wit staat. Je kent de contracten, de leveranciers én hun werkveld als geen ander. Je ziet het als een mooie uitdaging om de samenwerking met hen soepel en effectief te laten verlopen. Dankzij jou loopt alles op rolletjes achter de schermen, zodat wij voor de samenleving het verschil kunnen maken.

• Je hebt een afgeronde MBO4 opleiding in de richting van (bedrijfs)economie.

• Je hebt werkervaring met contractbeheer in een gemeentelijke organisatie.

• Je hebt werkervaring met de administratie bij het verlenen van subsidies in een overheidsorganisatie.

• Je hebt werkervaring met de volgende modules van Oracle Cloud/EBS: contractbeheer/-management, procurement en bestellen/ontvangen en subsidies.

• Je hebt werkervaring met Excel.

Weging
Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De weging van de subgunningscriteria is:

• 30 % prijs

• 70 % kwaliteit

De weging van de afzonderlijke vragen is weergegeven in de vragenlijst.

Wensen

• Je hebt een aanvullende training over de administratie van subsidieverlening gevolgd en succesvol afgerond.

• Je hebt werkervaring als subsidiemedewerker in het werkveld van Maatschappelijke Ontwikkeling bij een gemeente in Nederland.

• Je hebt werkervaring als contractbeheerder in het werkveld van Maatschappelijke Ontwikkeling bij een gemeente in Nederland.

• Je hebt ervaring en affiniteit met de doelgroep kwetsbare personen en/of vluchtelingen. Dit kan blijken uit eerdere werkervaring of persoonlijke ervaringen zoals vrijwilligerswerk.

Competenties

Je bent stressbestendig en flexibel omdat we soms snel moeten schakelen met onze leveranciers bij gewijzigd beleid. Je werkt nauwkeurig om de uitvoering van de contracten (en andere overeenkomsten) zo goed mogelijk te laten verlopen. Je bent omgevingsbewust en voelt daardoor aan waar de uitdagingen liggen. Uiteraard ben je integer in je handelen van confidentieel data en zijn je samenwerking skills goed ontwikkeld. Je werkt immers met veel mensen samen. Je bent klantgericht en proactief op momenten dat dat nodig is.

Organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken. Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling stimuleert maximale ontplooiing van talent in een gezond lichaam. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. Het streven is dat iedereen zijn talent ontwikkelt, leert en/of werkt, maatschappelijk actief is als leren of werken niet kan en zorgt voor de eigen gezondheid. Sport, cultuur, onderwijs en basale zorg dragen daaraan bij. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden. Of intensieve ondersteuning waar echt noodzakelijk. Dat doen we in opdracht van het college en wijkraden en samen met maatschappelijke partners.

De afdeling

Het programma Vluchtelingen verzorgt drie opgaven: Opvang Asiel, Opvang Oekraïense vluchtelingen en de tijdelijke huisvesting van statushouders. Veel Oekraïense vluchtelingen zoeken onderdak in Europa, zo ook in Nederland. De gemeente Rotterdam vangt zo’n 2.000 Oekraïense vluchtelingen en 500 asielzoekers op en we huisvesten ruim 1500 statushouders in tijdelijke huisvesting. Samen met collega’s en afdelingen van vrijwel alle onderdelen van de gemeente, zorgen we ervoor dat deze opgaven succesvol worden uitgevoerd. Voor dit programma zoeken wij een Contractbeheerder.

Data voor verificatiegesprek
In week 37 en 38

Verificatiegesprek
De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten.

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten.
Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate de kandidaat aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoord.

Aanvullende informatie

• Thuiswerkbeleid:  
  In het kader van Anders werken wordt er ook vanuit huis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is (minimaal 2 dagen per week) vindt dit voornamelijk plaatst op de volgende locatie: Timmerhuis

• Verlengingsopties:
  2 x 6 maanden

• Tariefrange:  
  €57,- - €73,-

• Verhouding prijs/kwaliteit:  
  30% - 70%

Let op!: Geen ZPP, ook doorleenconstructies zijn niet toegestaan.