Secretaris - cluster SO

Opdracht

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat achter de schermen processen goed moeten lopen. Als secretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je werkt op het snijvlak van inhoud en proces. Van nature kan je snel schakelen. Het ene moment ben je secretaris van een belangrijk overleg, het andere moment lees je mee met een gevoelig stuk en de volgende dag sta je aan de lat om een ingewikkelde kwestie goed in de organisatie te beleggen.

De taken bestaan uit:

• Je bent secretaris van een wekelijks overleg van een wethouder. Je zorgt dat de stukken op tijd binnen zijn, in het juiste format en met alle benodigde akkoorden;

• Je bent secretaris voor één of meerdere inhoudelijke overleggen van de directie SO;

• Indien nodig kun je collega's in het team ondersteunen bij het begeleiden van bestuurlijke stukken richting college en gemeenteraad.

Kandidaat omschrijving

Jij bent van ordening, transparantie, rust en overzicht. Als secretaris zorg je ervoor dat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt. Hiervoor leg je afspraken goed vast, maak je en deel je planningen, breng je collega's bij hoe ze hun stukken tijdig en met de benodigde kwaliteit kunnen aanleveren. Je hebt aan een half woord genoeg, maar vraagt ook om verduidelijking wanneer nodig.

• Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring bij een overheidsorganisatie of andere organisatie in de (semi) publieke sector;
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met secretariswerkzaamheden zoals het voorbereiden van overleggen, verslaglegging en het uitzetten en opvolgen van acties die daaruit voortkomen.

Wensen

• Je hebt werkervaring in een bestuurlijke setting waarbij je hebt gewerkt met of voor wethouders, raadsleden of vergelijkbare bestuurlijke functionarissen;

• Je hebt werkervaring in een bestuurlijke setting waarbij je hebt gewerkt met of voor wethouders, raadsleden of vergelijkbare bestuurlijke functionarissen, bij een gemeente met minimaal 200.000 inwoners;

• Je hebt minimaal een hbo-opleiding afgerond in de richting van Bestuurskunde of vergelijkbaar.

Competenties

Als secretaris is het van belang dat je secuur werkt, ook onder tijdsdruk. We hebben namelijk te maken met wekelijkse deadlines. Je bent daarom stressbestendig. Daarnaast ben je behulpzaam als collega’s iets willen agenderen en daarvoor niet de juiste procedures kennen. Als je ziet dat iets beter kan of niet goed loopt, wacht je niet af maar neem je zelf initiatief. Inhoudelijke ben je niet de expert, maar je kan wel het overzicht houden over veel verschillende dossiers en je kunt snel op een nieuw dossier inspringen als dat nodig is. Tot slot sta je stevig in je schoenen als collega’s proberen om werkafspraken heen te werken.

Onze organisatie

Bij Stadsontwikkeling werken we elke dag met trots en passie voor Rotterdam. We zijn trots op Rotterdammers, met hun roots in alle delen van de wereld. Op onze wereldhaven, op onze skyline, op onze moderne architectuur en op ons internationale netwerk. Op onze Rotterdamse ondernemerskracht, ambitie en daadkracht, waar het draait om kansen creëren en kansen nemen. Kortom, op onze stad die altijd in verandering en nooit af is, met al zijn creativiteit, contrast en eigenzinnigheid.

Wij vinden het belangrijk dat Rotterdam nu én in de toekomst een veerkrachtige en duurzame stad is voor mensen om in te wonen, te werken en te verblijven. Dat is een uitdaging, want in Rotterdam wonen nu al 650.000 mensen en er komen elke dag duizenden mensen om te werken, te studeren, voor zorg of om te recreëren. Dat aantal groeit en tegelijkertijd is de ruimte beperkt.

Voor een goede balans moeten we dus kijken naar wat we waar kunnen doen in de stad, in de haven en samen met de regio. Hoe zorgen we dat mensen kunnen leven en wonen in de buurt van werk, winkels, openbaar vervoer en andere voorzieningen? In een groene omgeving met schone lucht? Hoe zorgen we daarbij voor duurzame en nieuwe vormen van energie? En hoe spelen we in op veranderende werkgelegenheid?

Dat zijn de uitdagingen waar wij elke dag aan werken. Dat doen we samen met Rotterdammers, ondernemers, overheden en andere partners, in de stad, de haven, de regio en internationaal. Zo werken we samen aan de toekomst van de stad en de stad van de toekomst.

De afdeling

De afdeling directie- en bestuursondersteuning (DBO) coördineert en adviseert de bestuurlijke besluitvorming van SO, bedrijfsvoering en informatievoorziening. In alles is de afdeling -als spin in het web- verbonden met de organisatie, directie en het bestuur. Je vormt een team met de andere (directie-)secretarissen en -adviseurs en directiesecretaresses. Collega's zijn collegiaal, hardwerkend en resultaatgericht.

Verificatiegesprek

Data voor verificatiegesprek: Week 47

De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten.

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 40 minuten
Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate de kandidaat aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoord.

Inschrijvingen

Inschrijver kan 1 kandidaat aanbieden.

Aanvullende informatie 

• Thuiswerkbeleid:
    Hybride werken is mogelijk. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Voor deze functie zijn er overleggen waarbij fysieke aanwezigheid benodigd is. Dit vindt voornamelijk plaats op de volgende locaties: De Rotterdam en Stadhuis.

• Verlengingsopties: 
  1 x 6 maanden

• Tariefrange:   
  €78 - €85

• Verhouding prijs/kwaliteit:    
  30% - 70%