Projecleider aanbesteding financieel systeem

Het realiseren van een rechtmatige en doelmatige aanbesteding van een nieuw financieel systeem, inclusief:

• Oplevering van een volledig programma van eisen in samenwerking met alle betrokkenen;
• Doorlopen en afronden van het aanbestedingstraject conform de richtlijnen (Europese aanbesteding);
• Afronden van besluitvorming: bestuurlijk (college en raad) en ambtelijk;
• Gunning en contractering van de leverancier, inclusief afspraken over implementatie;
• Borging van budgetten en planning.

Het implementatietraject zelf valt buiten de scope van deze opdracht, maar start wel direct na gunning

Resultaatverplichting

De opdrachtnemer levert aan het einde van de opdracht:

• Een vastgesteld programma van eisen, opgesteld met alle betrokkenen en goedgekeurd door de inkoopadviseur;
• Een aanbestedingsdossier conform de Aanbestedingswet, inclusief rechtmatige publicatie;
• Een besluitvormingsdossier voor college en raad, inclusief benodigde voorstellen en toelichtingen;
• Een getekend contract met de geselecteerde leverancier;
• Een projectdossier waarin alle afspraken, communicatie en besluitvorming zijn gedocumenteerd.

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met projectleiding van Europese aanbestedingen bij (semi)overheden;
• Minimaal 1 afgeronde opdracht in de afgelopen 5 jaar ervaring met aanbesteding van financiele systemen;
• Aantoonbare werkervaring met ten minste twee bekende financiele systemen voor gemeenten (bijvoorbeeld AFAS, Unit4, Key2Financien, Exact voor gemeenten);
• Voldoet aan de eisen van de Wet DBA: er is sprake van een zelfstandige opdracht met eigen verantwoordelijkheid en geen gezagsverhouding.

Wensen

• Aantoonbaar beschikbaar per 15 september 2025 gedurende de looptijd van de opdracht (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met projecten en Europese aanbestedingen bij gemeenten, inclusief kennis van gemeentelijke processen zoals begroting, jaarrekening en koppelingen met andere systemen (40 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het schrijven van een Plan van aanpak (beschrijving van werkwijze, stakeholdermanagement, hoe de kandidaat de markt onderzoekt, leveranciers vergelijkt en collegas betrekt bij het programma van eisen, inclusief een analyse van de drie grootste risicos en hoe die worden beheerst) (30 punten);
• Aantoonbare kennis van het aanbestedingsrecht ( benoem Europees, inclusief jurisprudentie en valkuilen) (10 punten);
• Een maximaal uurtarief van 120,- exclusief BTW / incl reiskosten woon-werk, werk-werk en flextender fee (10 punten).

Competenties

• Communicatieve en bestuurlijke vaardigheden (in relatie tot college/raad en interne organisatie)

Het team Financien bestaat uit adviseurs financien en (senior) medewerkers administratie. Werken bij onze gemeente betekent werken in een ambitieuze organisatie waar werkplezier hoog in het vaandel staat. Er is veel ruimte voor jouw eigen inbreng, verantwoordelijkheid, flexibel werken en groei. De kernvraag bij ons werk is steeds: wat kan ik voor Rhenen betekenen? We noemen dit 'werken vanuit de bedoeling'. Er is veel ruimte om jezelf te ontwikkelen in onderwerpen die je interessant vindt. We zijn een open en dynamische organisatie, met betrokken collegas. Waarin je werkt tussen, naast en met de inwoners van Rhenen.

Stap 1: Beoordeling cvs op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cvs op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling.
Stap 2: Selectie vijf (5) cvs die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cvs van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde gunningscriteria te beoordelen door Flextender. De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.
Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cvs van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.
Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geinformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. De uitbetaling van de factuur zal plaatsvinden op de G-rekening (25%) en rekeningnummer leverancier (75%). Niet van toepassing voor ZZPers. Alleen maandelijkse facturatie vereist (geen 4 weken) Beroepsaansprakelijkheid voor 250.000 euro per aanspraak: Ja