Ondersteuner Inkoop & Contracten

Opdracht

Beheren en monitoren contractdata en contractafspraken in het contractbeheersysteem; Acties uitzetten bij contractmanagers en de vak-afdeling op basis van contractafspraken; Nieuwe contracten invoeren voor de inkoopadviseurs, contractmanagers en de vakafdelingen; Beheersen en bewaken van de kwaliteit van de data in het contractbeheersysteem; Zorgdragen voor een correcte vastlegging van contractafspraken in een overeenkomst, zorgen voor de ondertekening en kritisch meedenken over het verbeteren van de standaardovereenkomsten; Nadenken over de werkprocessen en gebruikte sjablonen, zodat deze continu verbeterd kunnen worden; Acteren als applicatiebeheerder van het contractbeheersysteem en beheren van de toegang van gebruikers tot de contracten; Beheren en verbeteren van de sjablonen voor brieven en andere contractdocumenten; Verzamelen van data, zoals financiele gegevens, in opdracht van de contractmanagers om hen te ondersteunen in de financiele bewaking van contracten; Kan gevraagd worden te ondersteunen bij schriftelijke vastlegging van vergaderingen met interne klanten en externe leveranciers.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad. De kandidaat maakt bij de start van de opdracht zijn/haar telefoonnummer bekend;
• De beroepsaansprakelijkheidsverzekering en de aansprakelijkheidsverzekering bedrijven biedt qua verzekerde hoedanigheid, inhoudelijk dekking aan minimaal de opdrachtwaarde van de opdracht;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met inkoopondersteuning binnen een gemeentelijke organisatie/regeling.

Wensen

• Een maximum uurtarief van 75,- exclusief btw / inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten en fee Flextender
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met contractbeheer, duidelijk weergeven in het cv
• Minimaal 2 jaar werkervaring als inkoopondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie/regeling
• Aantoonbare werkervaring met contractuele ondersteuning van enkelvoudig onderhandse inkooptrajecten, duidelijk terugkomend in het cv
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met contractbeheersysteem Mercell, benoem waar dit is opgedaan
• Per 1 september beschikbaar voor 16 tot 32 uur per week voor de gehele duur van de opdracht inclusief verlengingsopties

Competenties

• Accuraat / Nauwkeurig;
• Communicatief vaardig;
• Kennis van contracten/contractbeheer.

Organisatie

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam. De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken. Je komt te werken binnen het team Bedrijfsbureau, dat onderdeel uitmaakt van het domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Het Bedrijfsbureau ondersteunt alle domeinen op overstijgende onderwerpen zoals Inkoop, kwaliteitsmanagement en projectmanagement. Je maakt onderdeel uit van het cluster Inkoop & Contracten, en werkt daardoor direct samen met inkoopadviseurs, de ondersteuners en je collega contractmanagers.

Beoordelingsprocedure

Stap 1: Beoordeling CVs op knock-outcriteria Flextender beoordeelt de CVs op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. Stap 2: Selectie CVs Flextender beoordeelt de CVs van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek Pijnacker-Nootdorp beoordeelt de CVs van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. Stap 4: Selectiegesprek In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geinformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De gemeente Pijnacker-Nootdorp behoudt zich het recht de opdracht niet te gunnen.

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland in de week van 4 t/m 8 augustus 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 1 augustus 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

CV-eisen

Maximaal 5 paginas, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Maandag, andere dagen in overleg.

Overige informatie

• De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Fee Flextender

Flextender brengt voor deze opdracht 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.