Junior Medewerker Salarisadministratie

Dit betreft een gecombineerde uitvraag voor een senior – en junior medewerker salarisadministratie geregistreerd onder AV21921 en AV21918.

Organisatie
Over de opdrachtgever, gemeente Oldebroek:
De gemeente Oldebroek is volop in beweging! Met elkaar werken we aan een organisatie die aansluit bij de samenleving en de mogelijkheden van deze tijd. Samen werken aan een sterke en leefbare samenleving. Die samenleving geven we met elkaar vorm; inwoners en gemeente vanuit onze kernwaarden Dienstverlenend, Eigenaarschap, Verbindend, Flexibiliteit en Vakbekwaam. Het onlangs gerenoveerde gemeentehuis is modern ingericht en biedt alle voorzieningen die jij nodig hebt!

Het team
De salarisadministratie maakt onderdeel uit van P&O, dat samen met Financiën, Communicatie, Juridische Zaken, Belastingen het Team Bedrijfsvoering vormt. De collega’s van team Bedrijfsvoering werken met elkaar aan dienstverlening die vraaggestuurd en klantgericht is, professioneel, verbindend en efficiënt ingericht. Het team richt zich vooral op de interne dienstverlening (met uitzondering van Belastingen) en houdt zich bezig met beleidsvorming, advisering en de ondersteuning en uitvoering van de ambities van de organisatie op het gebied van bedrijfsvoering.

Wij zoeken voor het waarmaken van onze ambities vaak de samenwerking. Zo werken we vanaf 1 januari 2023 binnen de H2O-gemeenten (Heerde, Hattem en Oldebroek) met hetzelfde personeels- en salarissysteem (Youforce/Beaufort/Gemal van Visma/Raet). Tegelijkertijd besteden we vanaf dat moment ook onze salarisadministratie uit.

De opdracht
Door de uitbesteding van de salarisadministratie zullen we een groot aantal werkzaamheden niet langer in huis uitvoeren. Wel zal een aantal werkzaamheden door onszelf moeten worden uitgevoerd.

Voor de inzet hierop zoeken we invulling in de constructie van een junior medewerker Salarisadministratie die in de onderstaande werkzaamheden wordt begeleid door een senior medewerker Salarisadministratie:

• Verzorgen van de controle op de verwerkte mutaties (o.a. op wet- en (lokale) regelgeving) en afstemming met de externe salarisbureau, voordat de uitbetaling plaatsvindt

• Verzorgen van boekingen aan cluster Financiën ten behoeve van de afdrachten aan Belastingdienst, ABP en Loyalis, Personeelsvereniging en de netto betalingen

• Verstrekken en borgen van gegevens voor interne en accountants controles

• Actief verstrekken van informatie aan P&O-collega’s, medewerkers en leidinggevenden, zoals via intranetberichten

• Verstrekken van gegevens over gedetacheerden voor het maken van facturen voor doorfacturering;

• Verzorgen van de loonjournaalpost

• Verzorgen van de input voor de maandelijkse salarisproductie

• Verzorgen van maandelijkse rapportages (P-begroting/Realisatie, sociaal jaarverslag etc.)

• Het invullen van werkgeversverklaringen voor hypotheek en officiële instanties

• Verzorgen van managementinformatie (zoals sociaal jaarverslagen)

• Uitvoering geven aan de ‘’Werkkostenregeling (WKR)’’

• Verzorgen Formatie/Bezetting inclusief nieuwe functie-indelingen HR21

• Bijdrage leveren aan Financiën ten behoeve van het opschonen van de kruisposten

• Deelname aan werk- en projectgroepen

• Initiëren en doorvoeren van procesverbeteringen (in overleg)

• Archivering

Wat neem je mee
De junior medewerker salarisadministratie dient te beschikken over de vereiste vakkennis. Het kennisniveau dient geborgd te zijn doordat de junior medewerker salarisadministratie staat ingeschreven in het onafhankelijke NIRPA-register, minimaal als aspirant NIRPA-Register Salarisadministrateur (RSa) doordat de opleiding Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL) gevolgd wordt en binnen een half jaar wordt afgerond.

De kwaliteit van de junior medewerker salarisadministratie wordt tevens gewaarborgd door de begeleiding van een senior medewerker salarisadministratie die als NIRPA-Register Payroll Professional (RPP) staat geregistreerd.

Het NIRPA is er voor de kwaliteitsborging van salarisprofessionals. Wanneer professionals zich willen registreren in het NIRPA register, gebeurt dit op basis van behaalde diploma’s en de jaarlijkse PE (Permanente Educatie).

Op die wijze draagt het NIRPA er zorg voor dat alle geregistreerde salarisprofessionals op de hoogte zijn (en blijven) van kennis en vaardigheden voor het beoefenen van hun vak. Daarnaast ondertekenen alle NIRPA geregistreerde professionals de in 2014 geïntroduceerde gedrags en- beroepscodes, die als branchestandaard worden beschouwd.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau richting finance;

3. Aantoonbare afgeronde opleiding praktijkdiploma loonadministratie (PDL)

4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als medewerker salarisadministratie binnen een gemeente

5. De junior medewerker salarisadministratie zal samenwerken en begeleiden krijgen van een senior medewerker salarisadministratie van hetzelfde bureau (AV21921)

Selectiecriteria  (weging, totaal 100 punten)

6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als medewerker salarisadministratie binnen een gemeente in de afgelopen 5 jaar (40 punten);

7. Aantoonbare werkervaring met VISMA RAET (benoem dit expliciet in het cv) (20 punten);

8. Aantoonbaar in het bezit van NIRPA-Rsa certificering (20 punten);

9. Aantoonbare werkervaring met Youforce en Beaufort (benoem dit expliciet in het cv) (15 punten);

10. Aantoonbare afgeronde cursus salarisadministrateur lagere overheid (5 punten).

Competenties

• Resultaatgericht

• Initiatief

• Cijfermatig

• Accuraat

• Analytisch

• Stressbestendig

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja/nee

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 23 juni 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 20 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• De opdrachtgever zal om een Integriteits- en Geheimhoudingsverklaring vragen.

• De Opdrachtgever zal om een Uittreksel Handelsregister (KvK) vragen.

• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Oldebroek mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de gemeente Oldebroek. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is".