Leidse Beleidsdoorpakker

Omschrijving van de opdracht
De verbinding tussen beleid en uitvoering in Leiden moet beter. In 2022 kreeg de ambtelijke organisatie vanuit het beleidsakkoord een nieuwe beleidsbestelling op thema’s als Klimaat, Bestaanszekerheid en Wonen. De organisatie is ook druk met de uitvoering van bestaand beleid. Ook voor dit beleid is aandacht nodig. Denk aan de doorontwikkeling van beleid, omdat beleid niet uitvoerbaar blijkt, de gestelde doelen niet haalt of schuurt met ander beleid. Onduidelijk of sectoraal beleid zorgt voor kafkaëske situaties, extra werk voor beleidsuitvoerders en kritiek uit de stad. Als ambtelijke organisatie hebben we geen totaaloverzicht van wat er nodig is en speelt aan de ontwikkeling van nieuwe beleid en doorontwikkeling van bestaand beleid. Het college maakt hierdoor niet integraal en evenwichtig keuzes tussen nieuwe (beleids)ambities en het verbeteren van de uitvoering van bestaand beleid. Dit heeft impact op de stad, maar ook op de organisatie. Medewerkers in de uitvoering moeten dagelijks de gaten dichtlopen. Beleidsontwikkelaars staan voor onmogelijke puzzels. Hier moet de Leidse BeleidsDoorpakker verandering in brengen.

Afgelopen jaar hebben we als organisatie één werkproces ontwikkeld voor het maken en uitvoeren van beleid: de Aanpak Leids Beleid. Ook is een Leids Beleidsdashboard ontwikkeld waarin al het vigerend beleid is ontsloten. Daarmee zijn we er nog niet.

Recent hebben wij als gemeente Leiden ingeschreven met het pilot voorstel de Leidse BeleidsDoorpakker bij het VNG programma Uitvoeringskracht en Arbeidsmarktkrapte (zie hier voor meer informatie). We zijn 1 van de 15 trotste winnaars en mogen aan de slag met de pilot. Vanuit deze pilot willen we de rol BeleidsDoorpakker introduceren. Doelen van de pilot zijn:

1. Vergroten van de uitvoeringskracht door de beleidscirkel te sluiten;

2. Professionals op de werkplek leren te werken conform de Aanpak Leids Beleid;

3. Werkdruk verminderen en werkplezier vergroten.

De BeleidsDoorpakker krijgt een trekkersrol op een aantal uitvoeringsgerichte onderwerpen. De BeleidsDoorpakker werkt daarbij als ‘spin in het web’ door de organisatie heen. Op drie van die onderwerpen verwachten we in ieder geval een belangrijke bijdrage, namelijk:

• De BeleidsDoorpakker gaat voor 3 sleutelmomenten met de organisatie voorstellen doen voor prioritering van inzet op beleidsopgaven. Dit zijn voorstellen op basis van een totaaloverzicht van nieuwe beleidswensen, beleidsnota’s die reeds in de ontwikkeling zijn en beleidsnota’s die door slechte uitvoeringskwaliteit verbeterd moeten worden. De sleutelmomenten zijn 2 maal een collegeretraite waarin middelen 7 worden verdeeld. Het derde sleutelmoment is het moment waarin het management de middelen verdeeld.

• Om tot deze voorstellen te komen kan de BeleidsDoorpakker gebruik maken van de Aanpak Leids Beleid en het Beleidsdashboard. Vanuit de pilot worden nog 2 middelen toegevoegd. Er wordt een Business Information Dashboard Uitvoeringskwaliteit Beleid gemaakt. Hierin worden key performance indicatoren ontsloten (klantvragen, succesvolle aanvragen, bezwaarschriften, benutting regelingen etc). Daarnaast wordt een Digitale Werkplekleeromgeving ingericht voor medewerkers, zodat zij vanaf de werkplek leren hoe zij conform de Aanpak Leids Beleid werken en ze meebouwen aan het vullen van de Dashboards.

• Gedurende de pilot meten we de waardering van de rol van BeleidsDoorpakker en de gebruiksvriendelijkheid van de instrumenten. De pilot sluiten we af met een evaluatienotitie en een opschalingsdossier voor andere gemeenten.

De BeleidsDoorpakker gaat samen met het kernteam Aanpak Leids Beleid en de andere Leidse collega’s vanuit over de hele organisatie de bovenstaande onderwerpen uit de aanpak aan de slag. De drie onderwerpen leiden tot drie resultaten waarbij de B en C al een concrete vorm hebben. Voor het bepalen van het exacte resultaat van onderwerp A is de bijdrage van de Doorpakker gewenst. De pilot heeft een doorlooptijd van een jaar.

In juni 2024 is deze uitvraag eerder gepubliceerd. Uiteindelijk is er toen geen projectleider De Leidse DoorPakker gecontracteerd. Om die reden staat deze uitvraag dus opnieuw uit.

De overeenkomst
De initiële duur van de overeenkomst bedraagt 12 maanden, 32 uur per week, met optie tot verlenging van maximaal drie (3) jaar. De aanvangsdatum van de overeenkomst ligt naar huidig inzicht op 16 september 2024.

De overeengekomen tarieven staan vast en zijn onveranderlijk tot en met 16 september 2025. Opdrachtnemer is gerechtigd vanaf 17 september 2025 éénmaal per jaar de tarieven aan te passen aan de hand van ten hoogste het CBS prijsindexcijfer cao-lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur; indexcijfers (2020=100), Bedrijfstak/Branch MN Zakelijke Dienstverlening, cao-sector particuliere bedrijven en indexcijfers cao-lonen per uur inclusief bijzondere beloningen, waarbij telkens het gepubliceerde jaarmutatiecijfer (percentage) wordt gehanteerd van het voorafgaande kalenderjaar (ontwikkeling ten opzichte van een jaar eerder).

Het indexeringsvoorstel en de daarbij horende motivatie dient uiterlijk één maand na de hierboven genoemde jaarlijkse indexeringsdatum aangeleverd te zijn bij inhuur@leidseregio.nl. Na controle van het indexeringsvoorstel door Opdrachtgever, levert Opdrachtnemer een aangepaste versie van het Prijzenblad aan. Indien de indexcijfers nog niet definitief zijn vastgesteld, worden de voorlopige cijfers gehanteerd. Er vindt geen verrekening achteraf plaats. Standaardbrieven vanuit Opdrachtnemer waarin ‘algemene’ indexeringen worden aangekondigd, worden terzijde gelegd en zijn niet van toepassing op deze Overeenkomst.

Eisen

• Beschikbaar per genoemde startdatum en binnen 4 weken na start het aantal uitgevraagde werkuren per week beschikbaar

• De kandidaat heeft HBO/WO werk- en denkniveau

• De kandidaat heeft in de rol van organisatie/bestuursadviseur of programma/projectmanager minimaal 3 jaar ervaring met organisatieontwikkeling bij een gemeente/gemeenten

• Is bereid om tenminste de helft van de tijd op locatie in Leiden aanwezig te zijn

Wensen

• Subgunningscriterium 1: CV en Motivatiebrief (35/100 punten)
  Inschrijver dient een CV en Motivatiebrief te overleggen, waarin de opleiding(en), werkervaring en toelichting van de aangeboden kandidaat staat beschreven. De aanbestedende dienst wenst in deze documenten in ieder geval de volgende aspecten terug te zien:

  • Visie en ervaring met het initiëren, aanjagen en realiseren van veranderopgaven

  • Ervaring met de (door)ontwikkeling van overheidsbeleid & het sluiten van het gat tussen uitvoering en beleid

  • Ervaring met het snel schakelen tussen strategische, tactische en operationele opgaven en meenemen, inspireren en overtuigen van bestuurders, directeuren, managers en vooral heel veel professionals.

  • Doorpakkerstalenten. Niet alleen faciliteren, verbinden en praten, maar afmaakkracht aangetoond met concrete resultaten en/of opgeleverde instrumenten

  • Het CV mag maximaal drie (3) A4 zijn en de motivatiebrief één (1) A4 in lettertype Arial 10 bestaan. Dit is inclusief Bijlagen.

  • Bij het overschrijden van het maximale aantal pagina’s, wordt alleen het maximale aantal pagina’s beoordeeld.

• Subgunningscriterium 2 Gesprek (50/100 punten)
  De kandidaat wordt voor het gesprek uitgenodigd wanneer deze is beoordeeld met een “8” of hoger voor subgunningscriterium 1. CV en motivatiebrief. De aanbestedende dienst wenst in het gesprek in ieder geval de volgende aspecten terug te zien:

  • Eigen ideeën van kandidaat hoe de Leidse BeleidsDoorpakker het gat tussen uitvoering en beleid kan dichten

  • Persoonlijke visie op hoe gemeenten goed en integraal beleid kunnen ontwikkelen en beheren.

  • Praktijkvoorbeelden van hoe de kandidaat een visie kan vertalen naar een concrete en uitvoerbare aanpak met ondersteunende instrumenten/ (Power Business Information) dashboards.

  • Praktijkvoorbeelden van het aanjagen, initiëren en realiseren van veranderopgaven en het daarin meenemen van bestuur, directie, management en professionals .

  • Goede communicatieve en sociale vaardigheden

• Subgunningscriterium 3 Prijs (15/100 punten)
  Voor deze uitvraag geldt een plafond bedrag van €140,- (uurtarief) excl. Btw en inclusief salariskosten, sociale lasten, algemene kosten, reis- en verblijfkosten en de kosten voor hulpmiddelen die noodzakelijke zijn bij de uitvoering van de opdracht. Inschrijving boven dit bedrag worden terzijde gelegd. Het uurtarief dient uitsluitend vermeld te worden op het offerte/prijs-formulier. Het is niet toegestaan om het tarief te vermelden op andere documenten zoals het CV en de Motivatiebrief. Uw inschrijving kan dan ter zijde worden gelegd.

• Score prijs
  De Inschrijver waarvan het uurtarief het laagst is, krijgt het maximale aantal punten. De overige Inschrijvers krijgen een score naar rato volgens de formule: Laagste uurtarief/uurtarief Inschrijver * (maximaal aantal punten) = score prijs. De score wordt afgerond op maximaal 2 decimalen achter de komma.