Projectsecretaris openbare werken

Opdrachtgever
Huizen, een dorp met een bijzondere geschiedenis, in het prachtige Gooi in Noord-Holland. Met ongeveer 41.000 inwoners is Huizen een gemeenschap die staat voor verbinding, een groene leefomgeving en betrokkenheid bij lokale initiatieven. Er werken meer dan 400 medewerkers voor Huizen.

Als ambtelijke organisatie van de gemeente Huizen hebben we een inspirerende opdracht: samen betrouwbaar onze publieke verantwoordelijkheden vervullen en actief bijdragen aan maatschappelijke uitdagingen. We zijn er voor onze gemeenschap en streven naar tastbare resultaten, gedreven door passie, vertrouwen en daadkracht.  

Omschrijving van de opdracht
Als projectsecretaris van een groot project in de openbare ruimte (wijk renovatie) werk je nauw samen met de projectleider(s). Je ontzorgt hen op administratief vlak, je hebt bij voorkeur affiniteit met een ambtelijke organisatie, je kunt goed communiceren in woord en schrift, je bent een duizendpoot die zelf graag mee-, en nadenkt.

Je takenpakker zal onder andere bestaan uit:

• Je ondersteunt de projectorganisatie binnen het fysiek domein in allerlei mogelijke facetten.

• Je levert een belangrijke en actieve bijdrage aan het inrichten en opbouwen van de projectorganisatie- en administratie.

• Je verzorgt het agendabeheer van de projectleider(s) en bereidt in- en externe bijeenkomsten inhoudelijk voor in de vorm van het opstellen van agenda’s, verslaglegging/notuleren, opstellen van notities, waaronder van bouwteamvergaderingen en bewonersbijeenkomsten.

• Je verzorgt de projectadministratie en -archivering.

• Je draagt bij aan inwonerscommunicatie, informatie op de website en het verwerken van informatie uit participatie momenten.

• Tenslotte lever je een bijdrage aan voortgangsrapportages, notuleer je in voorkomende gevallen, formuleer je actiepunten en bewaak je deze.

• Hierbij werk je samen met collega’s bedrijfsvoeringondersteuning, projectleiders, adviseurs en de leiding.

Minimumeisen / knock-outcriteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. Beschikbaar per 1 juli 2025 voor 16 uur per week gedurende de gehele opdracht inclusief verlengingen;

3. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;

4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van projectleiding/-management;

5. Minimaal 2 aantoonbare referenties opgenomen in het cv.

 Gunningscriteria (weging totaal 100 punten)

6. Aantoonbare afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau; (10 punten)

7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met projectmatig werken; (20punten)

8. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het voeren van een projectadministratie; (20punten)

9. Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office waaronder het werken Teams, Word, Excel, PPT; (10 punten)

10. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met inwonerscommunicatie; (20 punten)

11. Een maximum uurtarief exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten; (20 punten)
     a. tot € 67,50,-; (20 punten)
     b. tussen € 67,50,- en € 72,50,-; (15 punten)
     c. meer dan € 72,50,-. (0 punten)

 Competenties

• Je bent analytisch sterk en weer snel verbetermogelijkheden te signaleren;

• Je bent in staat om mensen in beweging te krijgen om de kwaliteitsnormen van onze processen na te leven;

• Je bent een teamplayer en werkt graag samen met mensen uit verschillende werkvelden binnen het fysieke domein.

Functieschaal
Deze functie is indicatief ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De fysieke gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 23 juni 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 20 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De aanbestedende dienst vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Uitvoeringsvoorwaarde:
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Huizen mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Huizen. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).