Medewerker verkiezingen

Achtergrond

De organisatie bereidt zich voor op de komende verkiezingen en heeft daarbij behoefte aan tijdelijke versterking binnen het verkiezingsteam. De verkiezingen vormen een intensieve en maatschappelijk belangrijke periode waarin nauwkeurigheid, betrouwbaarheid en samenwerking centraal staan. Het verkiezingsteam is verantwoordelijk voor het volledige proces – van logistieke voorbereiding en het samenstellen van stembureaus tot het tellen en verwerken van de stemmen. Binnen dit team speelt de medewerker verkiezingen een essentiële ondersteunende rol. De werkzaamheden vinden plaats in een dynamische omgeving met duidelijke deadlines en een sterke publieke verantwoordelijkheid. Vanwege de piekbelasting in de weken rondom de verkiezingsdag is flexibiliteit en inzet buiten reguliere werktijden noodzakelijk. De medewerker draagt daarmee concreet bij aan een eerlijk, transparant en goed georganiseerd verkiezingsproces binnen de gemeente.

Doel van de functie

De medewerker verkiezingen ondersteunt de organisatie bij de voorbereiding, uitvoering en afronding van verkiezingen. De functie draagt bij aan een eerlijk, transparant en efficiënt verloop van het verkiezingsproces, geheel volgens de geldende wet- en regelgeving.

Kernactiviteiten / Taken

Voor de verkiezingen:

• Verzorgt de logistieke voorbereiding, zoals het inpakken en controleren van stembescheiden;
• Ondersteunt het verkiezingsteam bij de organisatie van de verkiezingen;
• Voert administratieve werkzaamheden uit;
• Verwerkt en verzendt aanvragen voor volmachten, kiezerspassen en vervangende stempassen;
• Draagt bij aan de planning en voorbereiding van stembureauleden en vrijwilligers.

Tijdens de verkiezingen:

• Beantwoordt vragen van vrijwilligers en andere betrokkenen via mail en telefoon;
• Vervult ondersteunende taken binnen het verkiezingsteam.

Na de verkiezingen:

• Helpt bij het opruimen en verwerken van stembescheiden;
• Ondersteunt bij de ontvangst van de kieskringgemeente en bij officiële vergaderingen;
• Neemt deel aan evaluaties van het verkiezingsproces.

• De aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP'er / ondernemer.
• Kandidaat heeft minimaal mbo-werk- en denkniveau.
• Kandidaat heeft aantoonbare, relevante ervaring met verkiezingswerkzaamheden bij een gemeente.
• De kandidaat beschikt over basiskennis van de Kieswet en aanverwante regelgeving.
• Flexibiliteit in werktijden is een vereiste: bereidheid om ook in avonden en weekenden te werken, zeker in aanloop naar verkiezingsdagen.

Wensen

• De kandidaat heeft ervaring binnen een gemeentelijke organisatie, bij voorkeur in een ondersteunende of administratieve functie binnen verkiezingen.
• Kandidaat beschikt over affiniteit met politiek en democratische processen.

Competenties

• Plannen en Organiseren
• Nauwkeurigheid
• Integriteit
• Flexibiliteit
• Ervaring met logistieke en administratieve voorbereiding;
• Goed kunnen plannen en structureren.
• Sterke mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• Teamspeler, kan goed schakelen met vrijwilligers en collega's.
• Stressbestendigheid
• In staat om onder tijdsdruk te werken;
• Bereidheid om werkzaamheden aan te passen aan veranderende omstandigheden.
• Ervaring met administratieve software en digitale gegevensverwerking.
• Werkt gestructureerd en heeft oog voor detail;
• Voelt zich verantwoordelijk voor correcte uitvoering van taken.
• Denkt actief mee over verbetering van processen en organisatie.

Klantgegevens

• Klant: Gemeente Arnhem
• Afdeling: Burgerzaken
• Werklocatie: Gemeente Arnhem Stadhuis

De organisatie bereidt zich voor op de komende verkiezingen en heeft daarbij behoefte aan tijdelijke versterking binnen het verkiezingsteam. Het verkiezingsteam is verantwoordelijk voor het volledige proces – van logistieke voorbereiding en het samenstellen van stembureaus tot het tellen en verwerken van de stemmen.

Selectiegesprekken: Op donderdag 30 of vrijdag 31 oktober live op het Stadhuis te Arnhem.

AANVRAAGPROCEDURE

Wanneer een aanbieding aan de eisen voldoet, wordt de aanbieding vervolgens beoordeeld op de beoordelingscriteria (wensen). Voor ieder beoordelingscriterium kan een kandidaat punten scoren. Beoordeling op de criteria bestaat uit twee fasen: de schriftelijke beoordelingsfase en de verificatiefase.

Schriftelijke beoordeling
Het voldoen aan de gestelde eisen is een voorwaarde voor het inhoudelijk beoordelen van de aanbieding. Naast de eisen kan er onderscheid worden gemaakt op wensen door middel van de toegekende punten. De Inhuurbalie026 toetst de ingevulde beoordelingscriteria aan de hand van het bijgevoegde CV en eventuele motivatiebrief. Bij de constatering van het niet correct invullen van de punten is de Inhuurbalie bevoegd deze aan te passen.

Verificatiegesprek
De best scorende kandidaat in de ranking wordt uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit gesprek kan plaatsvinden via Teams of op locatie. De data/tijdstippen waarop een gesprek kan plaatsvinden zijn aangegeven in de aanvraag. Mocht jouw kandidaat of jijzelf de best scorende kandidaat in de ranking zijn, dan zal de Inhuurbalie026 de exacte datum/tijdstip met jou afstemmen en communiceren aan de inhurende manager. De uitkomst van het verificatiegesprek bepaalt de gunning van de opdracht.

Optie tot verlenging

Ja, max tot 31-12-2026. Let op: De optie tot verlenging is opgenomen in verband met de Aanbestedingswet. Dit betreft echter een daadwerkelijk tijdelijke opdracht, waardoor het onzeker is of van de verlengingsmogelijkheid gebruik zal worden gemaakt.

VOG

Bij gunning van de opdracht is het overleggen van een VOG vereist voor in ieder geval 'De Connectie', bij Arnhem en Renkum is dit (nog) niet verplicht. Wordt de kandidaat aangeboden via een leverancier dan is de leverancier verantwoordelijk voor de aanvraag van de VOG. Bij de gunning aan een ZZP'er zal Inhuurbalie026 de VOG aanvragen. De kosten voor de aanvraag van de VOG zijn niet declarabel en zijn voor eigen kosten.