Advies voor de zelfstandig vakspecialist

Het starten van een eigen bedrijf is voor veel professionals spannend en interessant. Als zelfstandig vakspecialist ben je vrij in de keuze welke opdrachten je wel of niet wil doen en voor wie je wilt werken. Het werken als freelancer kan soms onzekerheid met zich meebrengen. In dit artikel worden enkele adviezen gegeven aan jou als zelfstandige.

Hoe blijf je een vakprofessional?

Het is van belang om professional binnen je vakgebied te blijven. Het winnen van een opdracht hangt vaak af van je vakkennis en expertise. Probeer daarom op de hoogte te blijven van actueel nieuws in je vakgebied of woon cursussen bij. Het opbouwen van een eigen netwerk, waarin andere zelfstandig ondernemers je kunnen ondersteunen in zaken waarin je zelf minder bekwaam bent, kan bijdragen aan je verdere ontwikkeling als vakspecialist.

Een andere manier om ervoor te zorgen dat je op de hoogte blijft van ontwikkelingen op jouw vakgebied is het bijwonen van workshops. De workshops van bijvoorbeeld KBenP geven je informatie over verschillende trends en ontwikkelingen, inzichten en praktische tips om de trends te vertalen naar je eigen specialisme. Benieuwd welke masterworkshops er in de agenda staan? Bekijk op de website van KBenP de workshopkalender

Waar ontvang je klanten?

De meeste zelfstandige beginnen tegenwoordig vanuit huis. Dit heeft voordelen, zoals het snel kunnen beginnen als zelfstandig ondernemer en het voorkomen van extra huurkosten voor een eigen kantoor. Door Covid-19 zijn ook meer bedrijven hybride gaan werken in Nederland. Veel ondernemers kunnen gemakkelijk vanuit huis werken, omdat de opdrachtgever dit toestaat. Tegenwoordig wordt er zelfs verwacht dat je een groot gedeelte van je werkweek vanuit huis werkt.

Bedenk goed wat voor soort persoon de klant is die jij gaat ontvangen. Is dit iemand die redelijk informeel is? Dan kan het goed werken om hem of haar te ontvangen in een horecagelegenheid. Veel restaurants en hotels zijn hier inmiddels ook op ingericht. Als de persoon waarmee je een meeting hebt een echte 'family guy' is, dan is thuis ontvangen de beste optie. Je probeert op deze manier een band te creëren tussen jou en de klant. Dit kan de weegschaal de goede kant op laten slaan in het gunningsproces.

Voor de formele klanten of opdrachtgevers die je nog niet goed kent kan neutraal terrein juist prettig zijn. Een eigen kantoor waar je de persoon in kwestie kunt ontvangen komt professioneel over. Het huren van een kantoorpand is echter vrij prijzig. Om deze reden zijn er kantoor- en vergaderruimtes te huur waar je iemand prima kunt ontvangen en overleg kan hebben. Deze plekken zijn online te boeken en kosten slechts een tientje per dag!

Lees de wet DBA en bepaling loondienst

De belastingdienst hanteert vier vragen om te bepalen of je aan de eisen van een ondernemer voldoet. Wanneer je al deze vragen kunt beantwoorden met ja, dan kun je jezelf volgens de Belastingdienst ondernemer noemen.

1. Investeert u geld en/of tijd in de start of groei van uw bedrijf?

2. Werkt u regelmatig in uw eigen bedrijf en gaat het niet om een eenmalige klus?

3. Gaat u voor meer dan één opdrachtgever werken?

4. Bepaalt u zelf wanneer en hoe u uw werk doet?

De regels om je in te schrijven bij de Kamer van koophandel (KvK) zijn net iets anders. Daar gelden de volgende eisen:

Je levert goederen of diensten.
Je vraagt er meer geld voor dan het je gekost heeft om te maken: je verdient er geld aan.
Je doet zaken met andere mensen dan alleen vrienden of familie. Ook concurreer je met ondernemers die dezelfde of bijna dezelfde diensten of producten verkopen.

De belastingdienst kijkt ook of je ondernemer voor de inkomstenbelasting bent. Wanneer je niet precies weet of je dit wel of niet bent kun je de Ondernemerscheck doen op de website van de belastingdienst, dit geeft je meer duidelijkheid.

Als je een opdracht wint op Opdracht Overheid is het prettig om te weten hoe de arbeidsrelatie tussen de opdrachtgever en jou in elkaar zit. Ben je zelfstandig ondernemer of is er sprake van loondienst? Dit wordt via de wet DBA geregeld. Twijfel je nog steeds of je in loondienst werkt? Gebruik een modelovereenkomst om schijnzelfstandigheid (een situatie waarin je een opdracht aanneemt als ondernemer, maar eigenlijk in loondienst bent) te voorkomen.

Als je je inschrijft op een opdracht bij Opdracht Overheid kun je ervan uitgaan dat hier geen sprake is van schijnzelfstandigheid. Gebruikmaken van onze diensten kunnen deze zorgen dus bij je wegnemen!

Beperk je risico’s

Als zelfstandig ondernemer ben je zelf aansprakelijk voor schade en niet verzekerd voor ziekte of arbeidsongeschiktheid. Het is dus belangrijk dat je de rechten en plichten vastlegt van jezelf en de opdrachtgever. Hieronder staan de belangrijkste verzekeringen voor jou als professional op een rij.

Arbeidsongeschiktheid
Bedrijfsaansprakelijkheid
Beroepsaansprakelijkheid
Rechtsbijstand
Cyberverzekering

Het is ook goed om te weten tot welk bedrag je verzekering gedekt is en wanneer een duurdere verkering de hogere omzet dekt. Wil je hier meer over weten? Lees het artikel over verzekeringen voor zelfstandig ondernemers.

Houd je eigen administratie bij

Het is van belang dat je eigen administratie bijgehouden wordt aan de hand van de regels van de Belastingdienst. Wanneer je dit niet doet, zal de belastingdienst zelf je omzet en winst vaststellen. Hierover wordt de belasting die je nog schuldig bent berekend. Wanneer je het niet eens bent met deze berekeningen, zal je zelf moeten bewijzen dat het berekende bedrag door de Belastingdienst niet klopt. Dit wordt ‘omkering van bewijslast’ genoemd. Dit kun je voorkomen door je te houden aan de eisen die gesteld worden aan je administratie.

Administratieve eisen
Een van de eisen die de belastingdienst stelt is dat alle gegevens over de onderneming vastgelegd moeten worden in digitale vorm of op papier. De voorbeelden die de Belastingdienst geeft zijn:

Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen.
Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek.
Tussentijds gemaakte controleberekeningen.
Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen.
Bankafschriften.
Contracten, overeenkomsten en andere afspraken.
Agenda's en afsprakenboeken.
Correspondentie.
Software en databestanden.
Gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie.

Basisgegevens
Naast bovenstaande voorbeelden zijn ook enkele basisgegevens die je standaard opgenomen moet hebben in je administratie.

Deze basisgegevens zijn:

Het grootboek.
De debiteuren- en crediteurenadministratie.
De voorraadadministratie.
De in- en verkoopadministratie.
De loonadministratie.
Gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden.

Al deze administratieve gegevens moeten voor een bepaalde termijn opgeslagen worden in je administratie. De Belastingdienst heeft deze termijnen vastgesteld:

Bewaartermijnen administratieve gegevens (Belastingdienst, 2022)

Hoe bewaar je alle gegevens?

Je mag je administratie bijhouden op een manier die bij jouw onderneming past. Het is wel van belang dat de administratie in een ‘redelijk’ termijn gecontroleerd moet kunnen worden. Met de Belastingdienst kunnen ook afspraken gemaakt worden over het detailniveau. Voor deze vragen kun je contact opnemen met je belastingkantoor .

Factureren als zelfstandig professional

Er gelden formele eisen aan het opstellen van een factuur. De vormgeving mag je wel helemaal zelf verzinnen. Het is gebruikelijk dat je de factuur inricht in het thema van je onderneming. Wij bij Opdracht Overheid hebben het gemakkelijk gemaakt voor je. In het artikel Factureren als ondernemer Staat alle informatie over de eisen waaraan de factuur moet voldoen.

Kun je niet wachten om aan de slag te gaan als ondernemer? Schrijf je snel in bij één van onze opdrachten!