Factureren als ondernemer

Een factuur moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. De regels, waaraan jij je als zelfstandig ondernemer dient te houden, hebben we hier onder elkaar gezet. Ook geven we je advies over bijkomende zaken rond het factureren.

Regels voor je facturen

Als zelfstandig ondernemer heb je de vrijheid om de vormgeving van je factuur naar eigen smaak een huisstijl in te richten. Dit betekent dat je kunt bepalen welk lettertype, kleurschema, logo en lay-out je graag wilt gebruiken. Houd daarbij in gedachten dat een professionele uitstraling en leesbaarheid van informatie zeer belangrijk zijn. Eveneens zijn er, op inhoudelijk vlak, regels waar iedere zelfstandig ondernemer aan moet voldoen. Op je factuur dient te staan:

Een uniek factuurnummer (bij voorkeur geef je je facturen een opvolgend nummer).
De datum van de factuur.
De naam, het adres, het KvK-nummer en het btw-nummer van jouw bedrijf.
De naam en het adres van jouw klant.
De aard en soort van de geleverde diensten.
De btw, zowel als percentage als in euro’s.
Het totaal te betalen bedrag.
Het bankrekeningnummer en de betaaltermijn.

AVG en factureren

In de wet Algemene Gegevens Verordening (AVG), die sinds mei 2018 geldt, moeten alle ondernemers die werken met persoonsgegevens voldoen aan de eisen die in deze wet zijn opgesteld. Je moet kunnen bewijzen hoe lang je gegevens van klanten gebruikt en hoe lang je deze bewaart. Tijdens het opmaken van een factuur worden klantgegevens gebruikt die onder de AVG vallen. Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat ook je factuur voldoet aan de eisen van de AVG om een eventuele boete te voorkomen. Lees de wet AVG voor ondernemers dus goed door voordat je een factuur opstelt en verstuurt.

Vormen van facturatie voor zelfstandig ondernemers

De meest voorkomende factuur voor zelfstandig ondernemers is de factuur voor geleverde diensten/werkzaamheden. Bij het aannemen van een opdracht op projectbasis wordt de factuur veelal na afloop van het project verstuurd. Wanneer het een langlopende opdracht is wordt meestal gebruik gemaakt van deelfacturen. Vaak worden de deelfacturaties in langere opdrachten maandelijks verstuurd. Het is verstandig om dit voordat de opdracht begint met je opdrachtgever te bespreken, zodat beide partijen van gemaakte afspraken op de hoogte zijn.

Purchase orders in het Nederlands een inkooporder is een officiële aanbieding die door een koper (opdrachtgever) aan een verkoper (ondernemer) wordt gedaan. Hierin worden de regels vanuit de Belastingdienst in opgenomen maar ook: vermelding van soorten, hoeveelheden en overeengekomen prijzen voor de diensten. Wanneer de verkoper de opdracht accepteert komt er een juridisch bindend contract tot stand. Het is als zelfstandig ondernemer fijn om te werken met inkooporders, omdat de ingekochte eenheid (jouw dienst) al in de boekhouding bij je opdrachtgever is ingedeeld. Je weet dus precies wat je gaat ontvangen voor je opdracht.

Een nadeel is dat je de goederen die je nodig hebt voor een opdracht al voorgefinancierd hebt en het geld voor de opdracht nog niet hebt ontvangen. Let dus goed op de betalingstermijn die je met de opdrachtgever afspreekt, zodat je weet wanneer je het geld daadwerkelijk op je rekening hebt staan. Wanneer je bij verschillende opdrachtgevers werkt met inkooporders, en je vooruit kosten gaat maken, blijft er weinig geld over op je rekening om je vaste lasten te blijven betalen.

Betaaltermijn

In Nederland wordt een algemene betaaltermijn van 30 dagen gehanteerd. Echter betekent dat niet dat je debiteuren ook altijd binnen deze termijn betalen. Onderzoek naar betalingstermijnen wijst uit dat de gemiddelde ondernemer zijn geld pas na 42 dagen op zijn rekening heeft staan. Het is daarbij van belang dat je als zelfstandig professional niet alleen op je factuur een voor jou passende betalingstermijn vermeldt, maar ook duidelijke afspraken met de opdrachtgever maakt.

Na het afronden van een opdracht is het van belang dat de bijhorende factuur tijdig wordt verzonden. Vanuit de Belastingdienst gelden er regels ten aazien van de uitreikingsdatum, die stelt dat je de factuur uiterlijk verstuurt voor de 15e van de maand volgend op de maand waarin je je dienst hebt geleverd.

Administratie voor je facturen en betalingsherinneringen

Als professional die voor meerdere opdrachtgevers werkt, is het van groot belang om een goed overzicht te houden van je facturatie, inclusief het versturen en ontvangen van betalingen. Indien een opdrachtgever niet heeft betaald op de afgesproken facturatiedatum, stuur dan vriendelijk een betalingsherinnering. Meestal wordt je factuur dan snel voldaan. Mocht je geen reactie ontvangen, stuur dan geen tweede herinnering, maar stuur een aanmaning.

Werk overzichtelijk in het document waarin je facturatie en reeds verkregen facturaties hebt ontvangen. Maak je echter niet direct ongerust wanneer je factuur niet betaald wordt en de betalingstermijn is verlopen. Zoals al eerder vermeld, is de gemiddelde termijn waarop een debiteur betaalt 42 dagen.

Zorg ervoor dat je je factuur zeven jaar bewaart. Dit mag tegenwoordig ook digitaal.

Format factuur

Wij bij Opdracht Overheid hebben een format opgesteld waarin jij je factuur kunt opstellen. Het werkt simpel en het enige wat je hoeft te doen is het aanpassen van de kleuren naar de kleuren van je eigen onderneming. Het factuur format van Opdracht Overheid krijg je gratis opgestuurd wanneer je een opdracht wint.

Ben je klaar om aan de slag te gaan en je eerste betaling te ontvangen vanuit je eigen opgestelde factuur? Kijk dan naar onze opdrachten of schrijf je in op de job alert om op de hoogte te blijven van relevante opdrachten voor jou!