Medior/Senior Communicatieadviseur en Junior Communicatieadviseur Deltaprogramma Maas

Opdrachtomschrijving

Waterschap Aa en Maas
Wij werken 24 uur per dag met water. Dat doen we voor ruim 744.000 inwoners en bedrijven in Oost-Brabant. Hoogste prioriteit is veiligheid, gezondheid en welzijn. Bovendie(n staan wij voor innovatief en duurzaam waterbeheer. Dit doen wij voor nu en later zodat ook onze kinderen en kleinkinderen hier de vruchten van kunnen plukken.

Het waterschap biedt veiligheid tegen overstromingen aan burgers en bedrijven door de dijken goed te beheren. Ook onderhouden wij beken, weteringen en sloten om wateroverlast te voorkomen. Voor ruim 700.000 inwoners en bedrijven maken wij het afvalwater weer schoon. Wij zorgen voor voldoende water voor de land- en tuinbouw én natuurgebieden. Ook controleren wij de waterkwaliteit van recreatieplassen. Bovendien zorgen wij dat beken, sloten en weteringen schoon zijn. Wij werken aan fraaie waterrijke gebieden in de natuur en in de stad en controleren de waterkwaliteit van recreatieplassen. We verbeteren de leefomgeving van planten en dieren bij het inrichten van waterlopen. Dat is belangrijk voor alle leven.

Wijze van beoordeling Inschrijvingen
Het waterschap beoordeelt de inschrijvingen als volgt:

• De procesleider van het waterschap controleert de inschrijvingen op volledigheid. Indien Inschrijver één of meerdere (gevraagde) documenten niet heeft ingestuurd of op één of meerdere documenten gevraagde informatie ontbreekt, dan kan het waterschap Inschrijver uitsluiten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.

• De procesleider van het waterschap controleert of Inschrijver de eisen en bepalingen, die zijn omschreven in deze nadere uitvraag en de overige aanbestedingsdocumenten, gelezen en begrepen heeft. Indien Inschrijver inschrijft gaat het waterschap ervan uit dat u akkoord gaat met deze eisen en bepalingen.

• Daarna verspreid de procesleider van het waterschap de kwalitatieve stukken aan het beoordelingsteam. De inschrijvingen worden als eerste individueel beoordeeld. De resultaten zullen worden gebundeld door de procesleider. Daarna belegd de procesleider een consensusmeeting en zit deze voor om te komen tot een gezamenlijk kwalitatief oordeel. Als het kwalitatieve oordeel is gemaakt, worden de prijzen door de procesleider bekend gemaakt aan het beoordelingsteam waarna de inschrijving met de Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding (BPKV) wordt bepaald. De procesleider begeleidt de beoordeling, maar beoordeelt zelf niet mee.

Mededeling van de gunningsbeslissing
Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan de inschrijver met wie het waterschap de overeenkomst wil sluiten, zullen de overige inschrijvers eveneens een mededeling van deze gunningsbeslissing ontvangen.

Zij ontvangen hiertoe een mededeling met tevens een motivering voor de redenen van de afwijzing. Het waterschap verzendt de motivering digitaal naar de contactpersoon van de aanbesteding.

Zolang er niet op alle punten volledige overeenstemming is bereikt, is er geen sprake van enige gebondenheid van Waterschap Aa en Maas. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten.

Overige voorwaarden

1. Indiening: Het niet tijdig indienen van de Inschrijving leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan deze aanbestedingsprocedure.

2. De Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden (AWVODI-2018).voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten zijn van toepassing.

3. Met Opdrachtnemer wordt een overeenkomst van opdracht gesloten conform het bij deze aankondiging gevoegde model.

4. De kandidaat dient een geheimhoudings- en integriteitsverklaring te ondertekenen conform het bij deze aankondiging gevoegde model.

5. Indien de betreffende kandidaat in de functie waarop de Overeenkomst betrekking heeft, omgang met persoonsgegevens heeft, dan zal opdrachtnemer of kandidaat als verwerker worden aangemerkt en dient een verwerkersovereenkomst ondertekend te worden conform het bij deze aankondiging gevoegde model.  

6. Gestanddoeningstermijn: De Inschrijving dient een gestanddoeningstermijn te hebben van 50 dagen na de dag waarop de uiterste termijn voor het indienen van de inschrijvingen is verstreken. Het waterschap kan verzoeken de termijn van gestanddoening te verlengen. Aan een zodanig verzoek kan door de inschrijver geen aanspraak op de opdracht worden ontleend. In geval door een (afgewezen) inschrijver een kort geding wordt aangespannen tegen de gunningsbeslissing van het waterschap, gaat de inschrijver door indiening van een inschrijving akkoord met een automatische verlenging van de gestanddoeningstermijn tot 14 kalenderdagen na vonnis in kort geding.

7. Gunning: Indien de geoffreerde prijs boven de vastgestelde raming komt kan het waterschap besluiten niet tot gunning over te gaan.

8. Eisen, voorwaarden en voorbehoud: De Inschrijving voldoet aan de gestelde eisen. De (algemene) leveringsvoorwaarden van inschrijver zijn niet van toepassing. Het waterschap wijst deze van de hand. Er zijn geen voorbehouden gesteld aan de ingediende inschrijving.

9. Onjuistheden: Alle documenten zijn met zorg samengesteld. Mocht Inschrijver desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan maakt Inschrijver deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op het uiterste tijdstip voor het indienen van vragen, bekend met een opgave van de correctievoorstellen en eventuele onderbouwing. Ook eventuele bezwaren tegen (delen van) dit document dient u zo spoedig mogelijk schriftelijk kenbaar te maken. Van inschrijvers wordt een proactieve houding verwacht. Dit betekent dat een inschrijver geen rechtsgeldig beroep kan doen op onvolkomenheden of tegenstrijdigheden die door hem niet binnen de hiervoor genoemde termijn aan de orde zijn gesteld, terwijl dit redelijkerwijs wel mogelijk was geweest. Ten aanzien van deze onvolkomenheden of tegenstrijdigheden heeft de inschrijver in die situatie zijn rechten verwerkt.

10. Schadevergoeding: Het waterschap behoudt zich het recht voor de opdracht uiteindelijk niet te gunnen. In dat geval hebben de inschrijvers geen recht op schadevergoeding betreffende de gemaakte kosten in het kader van deze aanbesteding.

11.    Op de opdracht is Nederlands recht van toepassing.

Rechtsbescherming
Indien inschrijver het niet eens is met de gunningsbeslissing kan beroep ingesteld worden tegen deze beslissing bij de rechtbank Oost-Brabant locatie 's-Hertogenbosch. Postbus 70584, 5201 CZ ’s-Hertogenbosch. De mededeling van het waterschap van een voorgenomen gunningsbeslissing houdt geen aanvaarding in, als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek, van het aanbod van de Inschrijver.

Het waterschap sluit niet eerder de overeenkomst op basis van een gunningsbeslissing dan nadat een termijn van vijf (5) kalenderdagen na (digitale) bekendmaking van de mededeling van die gunningsbeslissing is verstreken.

Een inschrijver verliest zijn recht om op te komen tegen de gunningsbeslissing wanneer het waterschap niet binnen bovenstaande termijn na de (digitale) bekendmaking van de gunningsbeslissing is gedagvaard in kort geding voor de bevoegde voorzieningenrechter. De opschortende termijn dient inschrijver derhalve ook als een vervaltermijn te zien waarbinnen hij tegen de gunningsbeslissing in rechte kan opkomen.

Het volgende tot de opschortende termijn dienen in acht te worden genomen:

• Indien een afgewezen inschrijver voor het verstrijken van de opschortende termijn een kort geding aanhangig heeft gemaakt en de dagvaarding daarvan betekend is op het adres van het waterschap, zal het waterschap in beginsel de uitkomst van deze procedure (in eerste aanleg) afwachten voordat er verder uitvoering wordt gegeven aan de gunningsbeslissing en ondertekening van de opdracht.

• Inschrijvers die een voorziening in rechte willen vragen tegen de gunningsbeslissing dienen dit tijdig voor de afloop van de hierboven vermelde opschortende termijn schriftelijk mede te delen aan het waterschap onder gelijktijdige toezending van een conceptdagvaarding en met vermelding van de datum waarop de rechter de zaak zal behandelen.

• Om te voorkomen dat een uitgebrachte dagvaarding het waterschap niet tijdig bereikt verzoeken wij Inschrijver zo spoedig mogelijk een afschrift van de dagvaarding te mailen naar: inkoop@aaenmaas.nl.

Achtergrond en huidige situatie
De acht verantwoordelijke en bevoegde overheden voor de inrichting en het beheer van de Maas (Rijkswaterstaat Zuid Nederland, Provincie Limburg, Provincie Noord-Brabant, Provincie Gelderland, Waterschap Limburg, Waterschap Aa en Maas, Waterschap Brabantse Delta en Waterschap Rivierenland) werken samen in het Deltaprogramma Maas (https://www.deltaprogramma.nl/gebieden/rivieren/maas; https://www.deltaprogrammamaas.nl/) om een robuuste, klimaatbestendige rivier vorm te geven qua: waterveiligheid, zoetwatervoorziening, scheepvaart, natuur en regionale economie.

Onder ander dient in 2050 voldaan te worden aan de wettelijke hoogwater veiligheidsnormen. Besluitvorming over beleidskeuzes en inrichtingsprojecten vindt plaats in de Stuurgroep Deltaprogramma Maas (SDM). De SDM vergadert viermaal per jaar. Besluitvorming wordt gevoed vanuit drie lopende nationale programma’s, namelijk: het Nationale Deltaprogramma, het programma Integraal Riviermanagement (https://www.bouwplaatsirm.nl/dit-irm#no-back) en het Programma Water en Bodem Sturend. Het Deltaprogramma Maas is financieel en wat betreft personeel beheer ondergebracht bij Waterschap Aa en Maas. Er is een coördinerend en regisserend programmateam gevormd door de samenwerkende partijen, werkend vanuit Waterschap Aa en Maas.

Op dit moment heeft het Deltaprogramma Maas een aflopende overeenkomst voor Communicatiediensten. Vanwege de ontwikkelingen binnen het programma is er ook de aankomende jaren behoefte aan communicatiedienstverlening.

Kandidaatomschrijving

Omschrijving van de opdracht
Waterschap Aa en Maas wil graag één opdrachtnemer contracteren voor het uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden op het vlak van omgevingsmanagement en communicatie. Opdrachtnemer dient hiervoor twee kandidaten aan te bieden. Één kandidaat op medior/senior niveau en één kandidaat op junior niveau. Deze kandidaten dienen de opdracht uit te voeren in een zogenaamde meester-gezel constructie. De werkzaamheden houden onder andere in: het mede voorbereiden van participatie-bijeenkomsten (circa 4 tot 6 per jaar) binnen de netwerkstructuur en het voorbereiden en produceren van communicatie-producten. Naast deze personele inzet omvat de opdracht ook vormgevings- en drukwerk, evenals het faciliteren van website en digitale nieuwsbrieven.

De werkzaamheden van de opdracht zijn als volgt:

• Communicatieondersteuning;

• Vormgeving en drukwerk;

• Technische faciliteiten.

De communicatieondersteuning uit bovenstaande opsomming beslaat gemiddeld 20 uur per week, verdeeld over beide kandidaten, uitgaande van 46 weken per jaar. Van inschrijver wordt onder andere verwacht de volgende werkzaamheden te kunnen verrichten/producten te kunnen leveren:

• het opzetten van artikelen voor Deltanieuws;

• het plaatsen van producten en nieuwsberichten op de Maaspagina van de centrale Deltaprogramma website (www.deltaprogramma.nl/maas);

• het mee redigeren van de teksten voor rapporten en Deltaprogramma 2025;

• het vormgeven van persberichten gekoppeld aan belangrijke besluitvormingsmomenten (in relatie tot beleidskeuzes en fase-overgangen MIRT-projecten);

• het organiseren van de Maasbijdrage in het nationale Deltacongres (Maas-stand, flyers);

• het periodiek afstemmen met communicatiemedewerkers van regioprocessen/individuele projecten/andere gebieden/Staf DC;

• het actualiseren en waar nodig ontwikkelen van nieuwe Maasspecifieke communicatiemiddelen (denk aan factsheets en ommap);

• het op gezette tijden uitbrengen van de Maasinformatiebrief in samenspraak met mensen uit de regioprocessen (circa 3 à 4 keer per jaar).

• samen met mensen uit het programmateam en uit de regioprocessen vorm en inhoud geven aan specifieke (werk-)bijeenkomsten en participatie-bijeenkomsten;

• het deelnemen aan en input leveren ten behoeve van bestaande overleggremia waarbij de focus ligt op het procesoverleg en de overleggen van het programmateam;

• het deelnemen aan de overleggen van het centrale IRM-omgevingsteam als vertegenwoordiger vanuit de Maas;

• input leveren aan middelen en activiteiten die het IRM-omgevingsteam ontwikkeld vanuit Maasperspectief.

Daar waar nodig wil Waterschap Aa en Maas de inzet van een studio voor vormgevingswerkzaamheden en drukwerk beschikbaar hebben.

Tot slot, Waterschap Aa en Maas wenst graag de juiste technische faciliteiten rondom de Maasinformatiebrief en de daaraan gekoppelde website www.deltaprogrammamaas.nl. Dit omvat hosting en SSL-certificaat voor de website en de verzending vanuit het mailpakket Mail Camp.

Randvoorwaarden opdracht

• Aanvang opdracht per 1 september 2024;

• Er dient gewerkt te worden volgens de processen en procedures van Waterschap Aa en Maas;

• Een meester-gezelconstructie (medior/senior en junior) is verplicht;

• De opdracht heeft een directe relatie met het Deltaprogramma Maas. Mocht dit programma onverhoopt voortijdig worden stopgezet, dan kan op grond daarvan ook deze opdracht per ommegaande worden beëindigd.

• Indien adviseur (Medior/Senior en/of Junior) niet voldoet gedurende de duur van de nadere opdracht aan de gestelde competenties, de benodigde expertise of geen match heeft met het opdrachtgeversteam is het waterschap gerechtigd om de adviseur (Medior/Senior en/of Junior) te laten vervangen;

• Continuïteit van adviseur (Medior/Senior en/of Junior) dient gewaarborgd te zijn middels vervanging van tenminste hetzelfde kwaliteitsniveau welke binnen 14 dagen ingeschakeld dient te worden. Indien er sprake is van vervanging vanuit de zijde van Opdrachtnemer dient dit vooraf ter goedkeuring aan Opdrachtgever worden voorgelegd. Kosten voor het eventueel inwerken van een vervanger, komen voor rekening van de Opdrachtnemer;

• Halfjaarlijks vindt er een evaluatiegesprek met de betreffende Adviseurs plaats.

Prijs
Inschrijver kan dient een uurtarief op te geven in het systeem, deze wordt echter niet meegenomen in de beoordeling. In plaats daarvan dient inschrijver bij inschrijving de gevraagde bijlage aan te leveren met daarin de opgave van de uurtarieven voor beide kandidaten. In totaal kan op het onderdeel prijs 30% van de score worden behaald, hiervoor zal gerekend worden met 30 punten. De tarieven voor de junior kandidaat worden gescoord op een schaal van 60-90 euro, waarbij 60 euro 100% (30 punten) van de score oplevert en 90 euro 0% (0 punten). Voor de medior/senior kandidaat geldt dat zij op gelijke wijze worden beoordeeld, maar dan op een schaal van 80-110 euro. Het gemiddelde van beide scores levert de uiteindelijk score op het onderdeel prijs op.

Mogelijkheid tot verlenging
Ten aanzien van de ingangsdatum, initiële duur, verlengingsmogelijkheden en opzegtermijn van de overeenkomst geldt het navolgende:

• De beoogde startdatum van de overeenkomst is: 1 september 2024.

• De overeenkomst heeft een initiële duur van 12 (maanden) maanden en duurt voort tot en met: 30 augustus 2025.

• In het geval de beoogde startdatum van de overeenkomst naar een latere datum verschuift - bijvoorbeeld omdat de aanbestedingsprocedure langer duurt dan vooraf voorzien - verschuift de einddatum van de overeenkomst eveneens naar een latere datum.

• Opdrachtgever heeft drie (3) maal de optie om de overeenkomst te verlengen voor de periode van telkens twaalf (12) maanden.

• Opdrachtgever dient minimaal twee (2) maanden voor het einde van de eerste en tweede contracttermijn aan te geven of de overeenkomst verlengd wordt voor een aansluitende periode van twaalf (12) maanden.

De bevoegdheid tot het al dan niet verlengen van de overeenkomst berust eenzijdig bij opdrachtgever. Dat betekent concreet:

• dat opdrachtnemer niet eenzijdig kan besluiten om de overeenkomst te verlengen, indien de opdrachtgever de overeenkomst niet (meer) wenst te verlengen.

• dat opdrachtnemer niet eenzijdig kan besluiten om de overeenkomst tussen partijen niet te verlengen, indien de opdrachtgever de overeenkomst wel wenst te verlengen.

Gelet op het bovenstaande bedraagt de totale mogelijke looptijd (inclusief optiejaren) vier (4) jaren.

Interviewplanning
We nodigen maximaal drie (3) partijen uit voor een gesprek. De gesprekken vinden op 21 juni 2024 plaats op het hoofdkantoor van Waterschap Aa en Maas te ‘s-Hertogenbosch. Gezien de planning is het slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk hiervan af te wijken.

Toelichting op rooster
Wekelijks vindt het Programmateam-overleg plaats op woensdagen (3x online, 1x fysiek) en in overleg zal deelname plaatsvinden bij gehele of bij onderdelen van het overleg. Fysieke overleggen vinden plaats bij Waterschap Aa en Maas (’s-Hertogenbosch) of bij Waterschap Limburg (Roermond).

Dienstencategorie
Andere diensten

CPV code
79000000-4 - Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging

Eisen

Voorwaarden voor deelname
Met het doen van een inschrijving stemt de inschrijver in met de bij deze uitvraag gevoegde contractdocumenten

• (Concept)Overeenkomst van opdracht

• Inkoopvoorwaarden (AWVODI 2018)

• Geheimhoudings- en integriteitsverklaring

• Model Verwerkersovereenkomst

Op te geven uurtarief
Het op te geven uurtarief exclusief omzetbelasting dient een all-in uurtarief te betreffen waarin alle kosten waaronder, maar niet gelimiteerd tot: salariskosten, reis- en verblijfkosten, overheadkosten, sociale lasten, algemene kosten, opleidingskosten, vervanging en winst en risico dienen te zijn inbegrepen.

Opleiding
De kandidaten (Medior/Senior en Junior) beschikken over een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau, op het gebied van marketing en communicatie. Dit blijkt uit het cv.

Werkervaring overheidsorganisaties
De Medior/Senior kandidaat beschikt over minimaal vier (4) jaar in de afgelopen tien (10) jaar aantoonbare relevante werkervaring ten behoeve van één of meerdere van de volgende publieke organisaties: Rijkswaterstaat, Waterschap, Provincie en/of Gemeente. Dit blijkt uit het cv. De Junior kandidaat beschikt over minimaal één (1) jaar in de afgelopen twee (2) jaar aantoonbare relevante werkervaring ten behoeve van één of meerdere van de volgende publieke organisaties: Rijkswaterstaat, Waterschap, Provincie en/of Gemeente. Dit blijkt uit het cv.

Werkervaring softwarepakketten
De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met SharePoint en Microsoft Office. Dit blijkt uit het cv.

Werkervaring ondersteuning bij projecten
De Medior/Senior kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring in de ondersteuning bij grotere complexe projecten en/of programma’s. Hieronder wordt verstaan het ontwikkelen van content voor nieuwsbrieven, redigeren van teksten, faciliteren van stakeholder bijeenkomsten. Ervaring in het werken voor een programma waarbij sprake is van een wezenlijk maatschappelijk belang, meerdere betrokken partijen/belangen en vraagstukken waarbij vaak ook tegengestelde belangen betrokken zijn. Dit blijkt uit het cv.

Gevraagde documenten

Aanleveren bij offerte

• Opgave tarieven aangeboden kandidaten

Gunningscriteria

Weging prijsdeel: 30 %

Visie op de opdracht
Graag ontvangen wij van u een uitgewerkte visie, waarin u duidelijk omschrijft hoe uw partij de opdracht, zoals omschreven in de opdrachtomschrijving, aan gaat pakken. Ga daarbij in op de inhoudelijke aanpak, de competenties van de in te zetten kandidaten die daaraan bijdragen en borging van de capaciteit van alle facetten van deze opdracht gedurende de gehele looptijd van de opdracht. Deze visie dient op maximaal 1 A4 te worden uitgewerkt.

Weging: 50 %

Interview
Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met 3 kandidaten gesprekken afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze gesprekken worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria:

• Mondelinge toelichting op de werkervaring bij de eisen;

• Mondelinge toelichting op ervaringen op basis van het CV;

• Mondelinge toelichting op de uitwerking van het gunningscriterium.

Weging: 20 %