Programma Management Officer (PMO)

Organisatie
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij vanuit de uitgangspunten van VNG beleid de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door in nauwe afstemming met VNG beleid actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

VNG Realisatie draagt in opdracht van VNG beleid bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;

• verbeteren van de dienstverlening;

• een efficiënte en wendbare organisatie;

• anticiperen op de toekomst.

Over Common Ground
Gemeenten hebben een nieuwe, moderne, gezamenlijke informatievoorziening nodig voor het uitwisselen van gegevens. Het huidige stelsel voor gegevensuitwisseling maakt het lastig om snel en flexibel te vernieuwen, te voldoen aan privacywetgeving en efficiënt om te gaan met data. Dat staat de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening in de weg. Vanuit die behoefte is Common Ground ontstaan.

In de kern gaat het bij Common Ground hierom: een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo koppelen we data los van werkprocessen en applicaties. En we bevragen data bij de bron, in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan.

Een aantal jaar bestond Common Ground uit het organisch groeien en uitproberen van een diversiteit aan initiatieven op verschillende onderdelen van het vijflagenmodel van Common Ground. Vanuit die ervaringen is eind september 2022 een meerdaagse meeting belegd met alle groepen stakeholders om te komen tot een herijking van Common Ground. De brede blik van eerst verandert naar een gefocuste blik op een strak en gedragen programma met als doel transparante doelen, voortgang en resultaten.

Het initiatief Common Ground bestaat al sinds 2017 en sinds april 2024 is het transitieprogramma gestart. Het team is groeiende, waardoor er ook een groeiende behoefte is rondom het invullen van een senior PMO rol.

Omschrijving van de opdracht
Binnen Common Ground bestaat er een programmateam bestaande uit; de Programmalead, 6 Track-leads, aangevuld met een aantal support rollen. Binnen dit programmateam zijn wij op zoek naar een Senior PMO, die ons onder andere gaat helpen om de verschillende processen te stroomlijnen, waaronder het opzetten van een structuur met gemeenten om de voortgang van de implementatie in beeld te brengen (nulmeting) en te monitoren via een BI-tool.

De beoogde PMO rol is een brede rol, waarbij je zowel een administratieve als organisatorische spil in het programma bent. Je kunt hierbij onder andere denken aan het regelen van (complexe) afspraken en bijeenkomsten, op orde houden van het budget en bewaken van de voortgang van acties. Daarnaast heeft de PMO een adviesrol richting team en programmamanager.

Jij zorgt voor structuur, bewaakt het overzicht, steekt je handen uit de mouwen en trekt op tijd aan de bel als er actie nodig is. Je zorgt er voor dat alle informatie en documentatie van het project in de projectadministratie wordt opgenomen en voor iedereen transparant beschikbaar is.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• In beeld brengen van de Common Ground implementatie en deze monitoren via een BI-tool.

• Opstellen van (concept) voortgangsrapportages en waar mogelijk deze rapportages automatiseren (met behulp van data uit Jira).

• Bijhouden van de inhoudelijke projectadministratie en CRM voor de projecten.

• Financieel projectbeheer, waaronder het opvragen van offertes, checken van facturen en het voorbereiden van het bewaken van termijnen van de financiële projectverantwoording (samen met de programmamanager en het bedrijfsbureau).

• Bijdragen aan het actueel houden van de website.

• Organiseren, voorbereiden en vastleggen van projectteam-overleggen. Inclusief het opstellen van een planning van activiteiten en zorgen voor follow-up van afgesproken acties.

• Begeleiden van het team naar een Agile manier van werken.

• Verslagleggen van de vergaderingen van de Common Ground Board.

• Algemeen contactpunt voor de projectleden inclusief het regelen van agenda- en mailbeheer.

Resultaat van de opdracht
Als resultaat van de opdracht kan gesteld worden dat de processen binnen het programma management vlekkeloos verlopen. Jij weet deze processen in de juiste banen te leiden.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau

• > 5 jaar ervaring in een rol als PMO of business consultant

• Ervaring met het (bij voorkeur geautomatiseerd) opstellen van voortgangsrapportages, bijvoorbeeld met BI tools.

• Aantoonbare ervaring met financiële kant van programmamanagement

• Kennis en ervaring met verschillende projectmanagementmethoden, bijvoorbeeld Prince 2, Agile/Scrum en/of SAFE.

Gunningscriteria

• Werkervaring in complexe, grote programma’s

• Werkervaring in programma’s op het snijvlak van maatschappelijke opgave en IT/informatievoorziening

• Ervaring met processen binnen complexe programma’s en veranderopgaven

• En pro actieve instelling, je ziet wat er gedaan moet worden en gaat er mee aan de slag.

• Een leergierige, ondernemende instelling.

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Leya Schoonderwoerd via leya.schoonderwoerd@kbenp.nl of via 06 436 079 99.

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.