Opdrachtomschrijving:

De Manager Projectbeheersing (hierna MPB)

Verantwoordelijkheid:

Het leveren van tijdige en betrouwbare stuur- en verantwoordingsinformatie over alle aspecten van Geld, Organisatie, Tijd, informatie en kwaliteit zodat het projectteam te allen tijde in staat is de juiste beslissingen te nemen en zich te verantwoorden over de voortgang van het project richting de projectmanager

Taken:

• Het organiseren en leidinggeven aan het team van projectbeheersing (indien van toepassing) volgens de GOTIK-aspecten (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit). De manager projectbeheersing geeft leiding aan het team projectbeheersing (risico, planning, kwaliteit, finance, documentbeheer) en zorgt voor het tijdig betrekken van de kostenramer op de juiste momenten in overeenstemming met Vitens Project Aanpak (VPA);
• Het verzamelen en zorgen voor de integrale informatie over de GOTIK-aspecten bij alle documenten/producten, die nodig zijn ter besluitvorming richting de projectmanager (zoals wijzigingsformulieren, actuele faseplannen, projectplan, periodieke sturings- en verantwoordingsrapportage (zoals prognosesheets, MUP) en capaciteitsplannen;
• Het uitvoeren van analyseren van de informatie over de GOTIK-aspecten en eventuele afwijkingen ten opzichte van vigerende projectplan/faseplan en het doen van voorstellen om afwijkingen te voorkomen;
• Het verzorgen van een goed kwaliteitssysteem voor het project zoals documentbeheersysteem en ook inrichting van de processen in overeenstemming met de VPA. Zorgdragen voor de planning, probabilistische raming, kostenraming, documentbeheer, risicomanagement en kwaliteitssysteem, actueel risicodossier, planningsdossier of actueel risicodossier OG -ON, toets de planning ON en Actueel financieel dossier (de producten zijn afhankelijk in welke fase het project zich bevindt);
• Het vastleggen van de baseline in de initiele opdracht. Het beheersen van het proces van scopewijzigingen en stuurt het risicomanagementproces aan;
• Het coordineren van het proces inzake reviews en (interne) audits en is het eerste aanspreekpunt voor reviews, (interne) audits e.d.

Resultaten:

• Input voor de Sturing- en verantwoordingsrapportages
• Actueel risico, planning en financieel dossiers, Input leveren voor een actueel kostenraming
• Input leveren voor capaciteitsplan
• Verzamelen input voor scopewijzigingen (of meer- of minderwerk)
• Inrichting processen binnen het project en in overeenstemming met VPA
• Documentbeheersysteem en kwaliteitssysteem
• Audits onderzoeken naleving binnen projectkaders maar ook de Vitensstandaarden

• Relevante opleiding op HBO/WO niveau zoals bedrijfskunde, bestuurskunde

Competenties:

• Leidinggeven: richting geven aan het team van projectbeheersing (indien van toepassing) in lijn met de doelstellingen van het project
• Flexibiliteit: past in overleg het doel en/of de aanpak aan als de omstandigheden daar aanleiding toe geven
• Oordeelsvorming: komt op basis van beschikbare informatie tot een conclusie of standpunt en adviseert hierover de andere IPM-rolhouders en bespreekt dit vooraf met de projectmanager
• Organisatiesensitiviteit: het opbouwen en onderhouden van effectieve werkrelaties binnen de organisatie maar ook met de andere rolhouders binnen het project. Houdt rekening met de gevolgen van interne ontwikkelingen binnen het project, beslissingen en acties voor de organisatie en bewaakt op mogelijke wijzigingen in Vitensbrede kaders
• Plannen en organiseren: bepaalt een geschikte werkaanpak voor een gegeven doel of taak en organiseert de uitvoering en bespreekt dit met de projectmanager
• Voortgangscontrole: Volgt en controleert de voortgang van eigen activiteiten en het team Projectbeheersing en stuurt in overleg waar nodig bij
• Analytisch

De manager projectbeheersing ondersteunt de projectmanager bij het opstellen van projectplan. Stelt het (interne) kwaliteitsplan op en raakt daarmee alle rollen en aandachtsvelden en stemt af met de projectmanager

De manager projectbeheersing verzorgt de interne kwaliteitsborging en heeft dus raakvlak met alle andere rollen en is deels ondersteunend.

De manager projectbeheersing draagt zorg voor het risicomanagement en raakt daar mee alle rollen. Alle rollen blijven zelf verantwoordelijk voor het juist toepassen van risicomanagement.

De Manager Projectbeheersing werkt in overeenstemming met de Vitens Project Aanpak (VPA) en houdt rekening met Vitensbrede kaders en Vitensstandaarden.