Projectsecretaris Verbindingsteam VTH

Omschrijving van de opdracht

De afgelopen twee jaar hebben de VNG, lenW, JenV, BZK, IPO en Omgevingsdienst NL samengewerkt om het VTH-stelsel te versterken via het Interbestuurlijk Programma Versterking VTH (IBP VTH). Aanleiding hiervoor was het rapport van de commissie Van Aartsen uit 2021 die constateerde dat het stelsel te vrijblijvend en versnipperd is.

Het IBP VTH heeft de afgelopen twee jaar vele producten opgeleverd en de beweging “van ik naar wij" in gang gezet binnen het VTH-stelsel. Het IBP VTH is per 1 oktober 2024 afgelopen, maar de betrokken partijen vinden het noodzakelijk en wenselijk dat de samenwerking wordt vervolgd en de producten daadwerkelijk geïmplementeerd worden. In januari 2025 zijn daarom de samenwerkingsafspraken Versterking VTH door alle partijen ondertekend. We gaan daarmee de implementatiefase van alles wat het IBP-VTH opgeleverd in. Alle partijen pakken daarin hun verantwoordelijkheid en we gaan verder met de interbestuurlijke samenwerking.

Concreet betekent dit dat de verschillende implementatietrajecten van de producten verdeeld zijn over de partijen. Om zorg te dragen dat de verbinding tussen de trajecten en de partijen niet verloren gaat, heeft de VNG aangeboden om het verbindingsteam te hosten. De VNG heeft veel ervaring met het bieden van uitvoeringsondersteuning en het belang van een goede implementatie voor gemeenten. Op deze manier delen wij die ervaring en kennis met onze medeoverheden.

Jij gaat aan de slag als projectsecretaris bij het verbindingsteam. Jij bent daarmee de steun en toeverlaat van de coördinator en de projectmedewerker. Je bewaart het overzicht van de netwerken, verstuurd mails en andere communicatie namens het verbindingsteam en denkt mee over hoe in praktische zin de verschillende partijen te bereiken en betrekken bij de trajecten. Je haalt een belangrijk deel van de praktische uitvoering van jouw teamgenoten uit handen. Jij verzorgt de verslaglegging van netwerkbijeenkomsten van ambtenaren maar ook van bestuurders. Voor deze bijeenkomst heb je al voor gezorgd dat de juiste mensen de uitnodiging hebben ontvangen en meegedacht over hoe de bijeenkomst in te richten. Je werkt zorgvuldig en levert een stevige bijdrage aan transparante besluitvorming. Je ontzorgt jouw teamgenoten bij de verwerking van de administratieve taken.

Over het verbindingsteam Versterking VTH
In deze opdracht zorg je in het verlengde van de samenwerkingsafspraken voor het behalen van gezamenlijke doelen gericht op een versterkt VTH-stelsel en robuuste omgevingsdiensten. Je doet dit door de coördinator en projectmedewerker te ondersteunen. Op die manier behalen we onze doelen richting gemeenten, provincies en omgevingsdiensten op ambtelijk en bestuurlijk niveau.

De verschillende inhoudelijke implementatietrajecten zijn verdeeld over de deelnemende partijen. In deze opdracht speel je een belangrijke rol om het overzicht te bewaren tussen de verschillende implementatietrajecten op landelijk niveau, maar ook decentraal. Vanuit de verbinding sta je in nauw contact met de vertegenwoordigers van de partijen die de implementatie van de verschillende producten in beheer hebben. Hierbij schakel je tussen de VNG, het IPO, Omgevingsdienst NL, het Rijk, maar ook gemeenten, provincies en omgevingsdiensten.

Het verbindingsteam opereert dan ook zelfstandig buiten de organisatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
De taken en verantwoordelijkheden zijn als volgt en kunnen gedurende het traject wijzigen i.o.v. met de coördinator en de projectmedewerker:

• Voorbereiden en mede organiseren van ambtelijke en bestuurlijke netwerkbijeenkomsten: jij stuurt de uitnodiging en houdt een overzicht bij van de leden van de netwerken. Jij verzorgt het proces van uitnodigingen tot de nazorg voor de netwerkbijeenkomsten.

• Je werkt verslagen uit en stelt agenda's op bij overleggen waar een collega van het verbindingsteam de voorzitter van is.

• Ondersteuning bij de projecten middels het (mede)opstellen van voortgangsrapportages en het signaleren van knelpunten en risico's.

• Je ondersteunt het verbindingsteam bij beleidsinhoudelijke vraagstukken en het inrichten van de procesmatige kant.

• Je schrijft in samenwerking met de coördinator en de projectmedewerker de communicatie-uitingen. De communicatie is gericht intern en extern op gemeenten, provincies, omgevingsdiensten, waterschappen, het Rijk etc.

• Jij houdt het overzicht van bestuurlijke en ambtelijke overleggen en andere relevante zaken zoals kamerbrieven.

• Dossierbeheer: jij verzorgt en onderhoudt het overzicht aan stukken en documenten op deze vakgebieden.

• Agendabeheer van de coördinator.

• Je bent scherp op belangrijke deadlines, zoals voor het besluitvormingsproces.

• Je draagt bij aan het overzicht en de samenhang tussen de dossiers en de verschillende projecten waar het verbindingsteam deel van uitmaakt.

• Jij neemt een gedeelte van de administratie over van het verbindingsteam.

• Je houdt het financieel overzicht van de verschillende (deel)projecten.

Resultaat van de opdracht

• (Twee)wekelijks afstemmomenten ingepland en de agenda verzorgt.

• Een aantal bestuurlijke en ambtelijke bijeenkomsten die jij onder verantwoordelijkheid en gezamenlijk met jouw coördinator en de projectmedewerker hebt georganiseerd. Jij hebt de organisatorische handelingen verricht.

• Voorgangsrapportages van de projecten die jij (mede) hebt opgesteld met de verantwoordelijke coördinator of projectmedewerker.

• De afspraken van de coördinator met de verschillende regio's zijn ingepland en goed voorbereid.

• In kaart brengen van mogelijke gremia en overlegstructuren waar bij aangesloten kan worden door de implementatiemanagers (i.s.m. projectmedewerker en coördinator verbindingsteam).

• Goede archivering en naslagwerk van wat het verbindingsteam heeft gedaan.

• Er is door jouw bijdrage een grotere samenhang tussen de trajecten en binnen het team.

• Minimaal afgeronde Mbo-opleiding, bij voorkeur in de richting van bestuurskunde of fysieke domein.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als (project)secretaris, projectondersteuner, PMO of soortgelijk of heeft kennis van programmatisch werken aantoonbaar door opleiding.
• Werkervaring bij een publieke organisatie en/of koepelorganisatie.

Wensen

• Aantoonbare ervaring in de rol van project medewerker, project ondersteuning, (project)secretaris en/of PMO, via werkervaring of de opleiding.

• Aantoonbare werkervaring bij een publieke organisatie en/of koepelorganisatie.

• Aantoonbare werkervaring binnen het fysieke domein.

• Ervaring met het (mede) organiseren van netwerkbijeenkomsten.

Competenties

• Samenwerken

• Nauwkeurig

• Hands-on mentaliteit

• Proactief

• Flexibel

• Communicatievaardigheden

Over VNG

Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

Geplande datum eerste gesprek

Donderdag 6 november 2025, van 10:00 tot 12:00 uur.

De gesprekken zullen plaatsvinden via MS Teams.

Gesprek

In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.

Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.

Als u binnen vier werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt

Als uit het gesprek blijkt dat aan één of meer eisen niet wordt voldaan, behoudt VNG (Realisatie) zich het recht voor om de kandidaat alsnog uit te sluiten van de verdere procedure en de betrokken aanbieder uit de database van het desbetreffende perceel te verwijderen. Indien een kandidaat wordt uitgesloten staat het de opdrachtgever vrij de eerstvolgende kandidaat uit te nodigen.

Documenten bij gunning

Iedere in te huren medewerker dient voorafgaand aan de start van de werkzaamheden de volgende documenten aan te leveren:

• Persoonsgegevens

• Ondertekende geheimhoudingsverklaring.

Aanvullende informatie

• Plaats tewerkstelling: 
  Den Haag en hybride

• Mogelijke contractduur en aantal contracturen: 
  Eerste contract is tot 14 november 2026.

  Daarna is in overleg verlenging mogelijk. De uiteindelijke duur is afhankelijk van de specifieke opdracht en invulling daarvan, maar op basis van de condities in deze uitvraag uiterlijk 36 maanden.

  Het aantal uren in het eerste contract is gelijk aan het opgegeven aantal in deze uitvraag. Bij een eventuele verlenging kan het aantal uren worden aangepast. Leverancier blijft vrij wel of niet in te stemmen met een verlenging.

• Gemiddeld aantal uren per week: 
  Gemiddeld 14 uur per week.
  Dat is maximaal 658 uur voor de initiële contractperiode.

  De maximale geschatte opdrachtwaarde bedraagt 1974 uur over een periode van 36 maanden.

• De opdrachtnemer dient zelf te beschikken over laptop en telefoon om de werkzaamheden uit te voeren.