Contractbeheerder/medewerker inkoop (kwartiermaker)

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en Veiligheidsregio Gelderland Zuid mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van Veiligheidsregio Gelderland Zuid. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). Veiligheidsregio Gelderland Zuid merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Opdrachtgever
De Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ) zet zich in om rampen en crises zo goed mogelijk te voorkomen en te bestrijden. Inwoners van onze regio kunnen rekenen op snelle en goede hulpverlening van onze ambulance- en brandweercollega’s. We werken samen met de 14 gemeenten in onze regio, de politie en andere lokale, regionale en landelijke partijen. Benieuwd naar wat wij nog meer doen of wat de Veiligheidsregio precies is? Kijk dan gerust rond op onze website: 

De organisatie - Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

Wat doen wij? - Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

Opdracht
- Je zorgt voor tijdige en juiste registratie en archivering van contracten, inkoopafspraken en de daarbij behorende informatie in ons ERP systeem en documentmanagementsysteem.
- Je bent in staat de veelal ongestructureerde inkoopinformatie op te halen en te vertalen naar gestructureerde gegevens ten behoeve van de contract- en financiële administratie.
- Je beheert de contractinformatie, haalt deze proactief op en zorgt dat deze actueel en compleet blijft en onderneemt hiervoor de benodigde acties, waaronder persoonlijk contact of overleg.
- Je voorziet de contractmanagers, contracteigenaren en inkoopadviseurs in hun informatiebehoefte en stelt op verzoek rapportages op.
- Je ondersteunt de contracteigenaren, contractmanagers en inkoopadviseurs bij het opstellen en vastleggen van contractafspraken.Je ondersteunt in het gebruik van het contractbeheersysteem. 
- Je houdt (landelijke) ontwikkelingen bij op het gebied van bedrijfsvoering en administratieve processen, je denkt proactief mee over verbeteringen in het contractbeheer en je levert hiervoor verbetervoorstellen.
- Je verricht administratieve ondersteunende werkzaamheden voor de inkoopadviseurs op het gebied van inkoopmeldingen, werkvoorraad, inkoopdossiers en inkooptrajecten of aanbestedingen.
- De functie is nieuw voor onze organisatie, dus je moet hier deels zelf invulling, vorm en richting aan geven (kwartiermaken).

Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Minimaal 1 jaar antoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar op het gebied van inkoop en contractbeheer;
3. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van juridisch, commercieel, economisch en/of facilitair.

 Selectiecriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 3 jaar antoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van inkoop en contractbeheer (35 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met opstellen van financiële rapportages (10 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met geautomatiseerde systemen zoals ERP- en documentmanagementsystemen en inkooptools zoals spendanalyse en een aanbestedingskalender (10 punten);
7. Aantoonbare werkerervaring met het ontwikkelen en adviseren (kwartiermaken) op het gebied van contractbeheer (Benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
8. Aantoonbare afgeronde opleiding op het gebied van inkoop (10 punten);
9. Kandidaat is woonachtig binnen een straal van 30 km van Nijmegen (Benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
10. Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na  initiële duur kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden (minimaal 1040 uur) (benoem dit duidelijk in het cv) (5 punten).

Geef in het CV duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je hebt een proactieve en zelfstandige houding;
• Je kunt echter ook goed in teamverband werken;
• Je kunt goed plannen en organiseren en werkt accuraat en nauwkeurig;
• Je hebt goede contactuele eigenschappen en een flexibele instelling;
• Je bent zowel verbaal als schriftelijk sterk;
• Je hebt lef om proactief in te zetten op ontwikkelingen en verbeteringen;
• Je kunt goed analyseren en je werkt resultaatgericht met oog voor kwaliteit. 

Benodigd aantal professionals
1.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 8 maar inzicht in alle cv’s. Deze cv’s hoeven niet beoordeeld te worden, maar moeten wel opengesteld worden. cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 8 maar inzicht in alle cv’s. Deze cv’s hoeven niet beoordeeld te worden, maar moeten wel opengesteld worden. kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: Ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 9 juli 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 7 juli 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie
Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 30 juni 2025. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 1 juli 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 3 juli 2025, 09:00. Tot die tijd kunt u reageren.