Programmamanager IT voor begeleiding/aanbesteding Enterprise Service Management (ESM) systeem

De TU/e is op zoek naar een tijdelijke Programmamanager IT voor begeleiding/aanbesteding Enterprise Service Management systeem.

Als TU/e zijn we voornemens de overstap te maken naar een integraal Enterprise Servicemanagement systeem. Deels ter vervanging van onze huidige ITSM-applicatie, maar vooral om de interne dienstverlening binnen onze organisatie te verbeteren.

Organisatie LIS
De TU/e bestaat uit verschillende faculteiten, waar onderwijs wordt gegeven en onderzoek wordt gedaan, en een aantal ondersteunende diensten. Je komt te werken in de area Corporate van de dienst Library and Information Services (LIS). Je werkt nauw samen met het productteam dat werkt aan de visie op het nog aan te schaffen ESM-platform, tevens het team dat nu TOPdesk beheert. Dit team zal een prominente rol vervullen in het project.
Je rapporteert aan het management van LIS Corporate en de stuurgroep ESM.

Functieprofiel en kernvaardigheden
Als Programmamanager ga je aan de slag met het opzetten van het project rondom vervanging van ons ITSM naar een ESM. Van het concretiseren van de business case en het projectplan tot het begeleiden van de aanbesteding van de daadwerkelijke applicatie.
De implementatie van de applicatie zal gefaseerd plaatsvinden over de verschillende diensten. De ambitie is niet enkel de IT-service onder te brengen, maar ook de verschillende dienstverleningen zoals bijvoorbeeld support voor de studenten, HR, Facilities en andere serviceprocessen binnen onze universiteit. Dat betekent dat het project een groot programma kan worden en veel afhankelijkheden kent met diverse afdelingen binnen de TU/e. Wij verwachten een advies vanuit het projectteam welke diensten in de eerste fase overstappen en welke afdelingen later komen.
Integraal samenwerken met belangrijke stakeholders is een belangrijk onderdeel van deze rol.
De daadwerkelijke fasering moet nog worden opgesteld door de beoogde projectleider, evenals de bijbehorende projectorganisatie.

De rol omvat in ieder geval:

• Projectleiding/-management en daarmee de coordinatie van het team.

• Samen met de product owner van het ESM-team, uitwerken van een plan van aanpak.

• Procesbegeleiding; Samen met het productteam en de stakeholders het opstellen van het Programma van Eisen met een kritische blik.

• Afstemming met stakeholders en stuurgroep en creeren van draagvlak in de organisatie.

• Samen met de afdelingen Inkoop en Contract Management begeleiden van Europese aanbesteding en/of meervoudige uitvragen.

• Werken aan draagvlak voor de applicatie en het verhaal erachter.

• Je overlegt regelmatig met de product area lead en rapporteert aan de stuurgroep over de ontwikkelingen en voortgang.

Competenties en functieprofiel (opleidingsniveau, certificeringen, e.d.)

• Je bent iemand die ervaring heeft met het leiden van een ESM-implementatie of vergelijkbaar systeem en je hebt een visie op wat dat vraagt.

• Je hebt een visie op wat een ESM-oplossing een organisatie kan brengen en kan die uitdragen.

• Ervaring met Agile gedachtengoed.

• Ruime ervaring als IT-projectmanager met organisatieverandering.

• Ervaring met Europese aanbestedingen en meervoudige uitvragen in de publieke sector.

• Ervaring of affiniteit met de domeinen servicemanagement, ITSM-systemen.

• Verbinder.

• Omgevingsbewust.

• Coachende kwaliteiten.

• Vermogen om grote vraagstukken te vertalen naar kleinere stapjes en werkzaamheden.

• Enthousiaste persoonlijkheid die mensen kan meenemen en overtuigen

Inzet

• Het betreft een uitvraag voor gemiddeld 24 uren per week. Deze inzet is indicatief, aan deze inzet kunnen geen rechten worden ontleend.

• De beoogde startdatum is 18 juni 2025 en de beoogde einddatum is eind 2025.

• Er geldt een proefperiode van 2 maanden, waarna de overeenkomst ter beoordeling door Opdrachtgever verlengd of beeindigd wordt, waarbij aan de beeindiging geen kosten verbonden zijn.

• Na deze initiele looptijd is er de mogelijkheid de opdracht onder gelijkblijvende voorwaarden te verlengen, tot een maximale looptijd van 2 jaar. Mochten omstandigheden daartoe aanleiding geven, dan kan de overeenkomst eventueel met wederzijds goedvinden ook na deze 2 jaar nog worden verlengd.

• Het is Inschrijver niet toegestaan om meerdere kandidaten aan te bieden voor deze inzet.

• Kandidaten zijn geen student of medewerker bij de TU/e.

Gunningscriteria

Prijs - 30p

1. De TU/e heeft een plafond gesteld aan het uurtarief waarmee ingeschreven kan worden. Dit betreft € 145,- per uur. Boven dit bedrag mag niet worden ingeschreven.

Kwaliteit - 70p

2. C.V. en referenties
   Inschrijver wordt verzocht het C.V. (van de in te zetten kandidaat) te uploaden en de competenties (van de kandidaat) specifiek aan te geven met betrekking tot de opdracht zoals beschreven in deze offerteaanvraag.
   Inschrijver dient relevante ervaring uit te schrijven in een referentie. Graag hier contactgegevens van de referent bijvoegen. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor contact op te nemen met referenten.

3. Persoonlijke motivatie en visie De kandidaat dient een persoonlijke motivatie te schrijven, specifiek voor deze opdracht. Kernvraag: Waarom is hij/zij juist zo geschikt voor deze opdracht
   ???????PS. Gelieve de naam van de organisatie en de naam van de kandidaat in de bestandsnaam te verwerken. ???

Aanvullende informatie

• Gesprekken: Woensdag 11 juni 2025 tussen 9.30 en 12.30 uur

Let op: Gezien de aard van onderhavige opdracht is het niet mogelijk om hiervoor als zzper zelfstandig in te schrijven. Alle verplichtingen, ook die krachtens de belasting-, zorgverzekerings- en sociale verzekeringswetgeving met betrekking tot Personeel van Opdrachtnemer, komen ten laste van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever tegen elke aansprakelijkheid die daarmee verband houdt waaronder mede begrepen aanspraken van het Personeel van Opdrachtnemer gebaseerd op het beweerdelijk bestaan van een arbeidsovereenkomst met Opdrachtgever, alsmede aanspraken van derden (zoals de Belastingdienst) in dit verband.