Domeinsecretaresse

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Wat ga je doen?
Je gaat aan de slag bij het team TOS als secretaresse binnen het secretariaat van het domein Mobiliteit.

Jij zorgt ervoor dat de teamleiders en domeinmanager zich op hun primaire taak kunnen richten door hen te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt samen met jouw collega’s voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning bij de teamleiders en domeinmanager in jouw domein en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders heb je de vrijheid om maatwerk te leveren en bied jij wat de teamleiders en domeinmanager nodig hebben.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:
- Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
- Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
- Aanspreekpunt zijn voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
- Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
- Ervoor zorgen dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt;
- Het bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten;
- Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie. Het archiveren van in- en externe post;
- Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding minimaal mbo niveau 4;
2. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse / met secretariële werkzaamheden;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeente of overheidsinstelling.

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Een afgeronde opleiding minimaal mbo niveau 4 in de richting van secretarieel medewerker/management assistent/office manager of vergelijkbaar (25 punten);
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse / met secretariële werkzaamheden (35 punten);
6. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeente of overheidsinstelling (25 punten);
7. Aantoonbare kennis en/of werkervaring met Microsoft Office (365) (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Persoonlijke eigenschappen
- Dienstverlenend
- Resultaatgericht
- Flexibiliteit
- Teamspeler
- Proactief

Vaardigheden
- Mondelingen en schriftelijke communicatie
- Prioriteiten kunnen stellen
- Snel kunnen schakelen
- Omgaan met hectische situaties
- Bestuurlijk sensitief

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning'

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland in overleg op donderdag 21 september 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 20 september 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 18 september 2023, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 19 september 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 20 september 2023, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.