Trainer en procesbegeleider digitaal samenwerken - 069091

Optie tot verlenging
De opdracht kan na de initiële looptijd, in overleg tussen de Provincie Overijssel en de opdrachtnemer/kandidaat één of meerdere malen verlengd worden. De duur en de inzet worden in gezamenlijk overleg bepaald. De voorwaarden worden bij een eventuele verlenging niet aangepast en zijn niet onderhandelbaar. Het tarief kan wel op verzoek van leverancier aangepast worden (zie aanvullende informatie voor voorwaarden). De eventuele verlenging is altijd voor een bepaalde tijd en door de Provincie Overijssel schriftelijk kenbaar gemaakt aan de opdrachtnemer/kandidaat.

Organisatie
Eind 2022 heeft provincie Overijssel op basis van Microsoft 365 een samenwerkings omgeving uitgerold in de organisatie. Daarbij zijn de medewerkers meegenomen in de verschillen tussen de oude en nieuwe situatie zodat zij de overstap konden maken van het documentmanagementsysteem naar digitaal samenwerken. We werken hierbij vooral met de apps: Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive, waarbij in Microsoft Teams en SharePoint een uitgebreidere inrichting is toegepast om documenten juist en goed te kunnen ordenen. Hierdoor kunnen we als provincie voldoen aan de gestelde archiefeisen.
 
Nu, ruim een jaar later, merken we dat collega’s en teams worstelen met vragen rondom digitaal samenwerken. Vragen die zoal leven zijn: wat doen we in Teams, wat doen we wel/niet via de mail, hoe werken we samen aan documenten, hoe maken we concrete samenwerkafspraken?

Binnen de eenheid Bedrijfsvoering wordt vanuit team BVID momenteel gewerkt aan een handreiking voor digitale samenwerking en ook komen hier ondersteuningsvragen binnen om de digitale samenwerking te verbeteren.

Wat ga je doen?
De trainer/procesbegeleider werkt voor dit team (I&D) en draagt door zijn/haar begeleiding van teams in de organisatie bij aan de houding en gedragsontwikkeling, zodat teams effectief en efficiënt gaan werken met de samenwerkingsomgeving.

Project
Dit project is geslaagd wanneer de organisatorische teams met elkaar zijn gekomen tot digitale samenwerkings-afspraken. Deze afspraken zijn geborgd en kunnen worden uitgevoerd in de manier van samenwerken zodat er eigen regie op kan worden gevoerd (elkaar aanspreken op naleven van de gemaakte afspraken).

De vaardigheden die nodig zijn om digitaal samen te werken worden aangeleerd door de trainer/procesbegeleider. Persoonlijke blokkades en belemmeringen in het leerproces worden weggenomen, zodat de gedragsverandering kan worden gerealiseerd. Binnen de ruimte/ kaders die de organisatie hiervoor stelt.

Opdracht omschrijving
De kandidaat begeleidt en traint op de locatie(s) van Overijssel de teams bij de transitie om effectiever met elkaar samen te gaan werken in Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive.

Daarbij is het de bedoeling dat de kandidaat toewerkt naar een standaard (en overdraagbare) aanpak van deze begeleiding geijkt op de organisatie brede vastgestelde samenwerkingsafspraken.

De kandidaat maakt onderdeel uit van BVID, met wie de kandidaat toewerkt naar functionele verbeteringen in de digitale samenwerking en meedenkt over optimalisatie van het huidige kennisplatform en opleidingsaanbod van de Microsoft 365 omgeving op basis van signalen en geluiden van collega's.
 
De kandidaat kan goed omgaan met groepsdynamiek en het overbruggen van verschillende werkwijzen en werkstijlen.   

Verantwoordelijkheden / Resultaten

• Uitvoeren van training en begeleiding van diverse samenwerkende groepen (variërend in grootte) afgestemd op de leerwensen van de groep, maar conform de samenwerkrichtlijnen van de organisatie.

• Opleveren van trainingsdraaiboek voor het begeleiden en trainen van nieuwe samenwerkende groepen in de digitale samenwerking.

• En een trainingsaanpak (standaard overdraagbaar programma) voor nieuwe medewerkers van Overijssel over hoe werken we digitaal samen binnen Overijssel.

Signalerende functie op wensen en behoeften in de digitale samenwerking.

Ervaring met groepsdynamische (verander) processen en gedragsverandering. Voldoende kennis van toepassingsmogelijkheden van apps in het Microsoft 365 pakket (in ieder geval apps zoals: Microsoft Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, OneNote en Planner).

Beschikbaarheid
De Kandidaat is inzetbaar vanaf 6 mei 2024 (of zoveel eerder als mogelijk) tot en met 31 december 2024 voor 16 uur tot 24 uur (ma, di en do) uur per week. Voor de mogelijkheid of de inhuuropdracht (Overeenkomst) kan worden verlengd wordt verwezen naar hetgeen hierover is opgenomen in het functieprofiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in deze offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• U voegt een CV van maximaal 3 pagina's A4, enkelzijdig, lettergrootte 10 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. Waar van toepassing dient u bij alle eisen en wensen het veld "Toelichting" in de applicatie in te vullen. De provincie Overijssel beoordeelt uw offerte uitsluitend op de informatie die u bij deze toelichtingen invult. Als uit de toelichting bij een eis blijkt dat u niet voldoet aan de eis dan wordt u uitgesloten. Als uit de toelichting bij een wens niet blijkt dat u punten verdient voor deze wens dan ontvangt u geen punten. Wanneer u in deze toelichtingen alleen maar verwijst naar het CV en / of naar overige documenten, dan wordt u uitgesloten (eis) of ontvangt u geen punten (wens). Het ingediende CV en / of overige documenten dienen louter ter verificatie van hetgeen u in de toelichtingen heeft opgeschreven.

• De aanbieder gaat zonder voorbehoud akkoord met de bepalingen in deze offerteaanvraag en verklaart dat alle aangeleverde gegevens en antwoorden juist en volledig zijn.

• De kandidaat heeft de afgelopen twee jaar geen arbeidsovereenkomst of geen tijdelijke arbeidsovereenkomst bij de provincie Overijssel gehad.

• De Aanbieder levert de onderstaande gegevens aan. 1. Naam aangeboden Kandidaat: Naam: ... 2. Naam, adres en woonplaats van de aanbiedende organisatie. Naam organisatie: ... Adres: ... Woonplaats: ... 3. Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon bij Aanbieder voor deze offerteaanvraag. Naam: ... E-mailadres: ... Telefoonnummer: ... 4. Naam en functie van de handelingsbevoegde (blijkend uit de in te dienen KvK uittreksel) ondertekenaar van aanbieder ten behoeve van de eventuele overeenkomst. Naam: ... Functie: .. 5. Indien externe eerder een interim opdracht bij de provincie Overijssel heeft uitgevoerd vult u de gegevens hiervan dan hieronder in (bij meerdere opdrachten de onderstaande gegevens voor elke opdracht vermelden). Opdracht: ... Periode: ... Eenheid / team / contactpersoon: ...

• De kandidaat beschikt over recente aantoonbare kennis van en ervaring met Microsoft 365 (in ieder geval: Microsoft Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, OneNote en Planner)

• De kandidaat heeft aantoonbaar hbo werk- en denkniveau.

• De kandidaat beschikt over minimaal 3 aantoonbare werkervaring in het begeleiden en trainen van groepen op digitale samenwerking, in de rol van procesbegeleider en/of trainer in de periode: 2020-2024

• De kandidaat heeft minimaal gedurende 2 jaar maandelijks training en/of procesbegeleiding gegeven in een grotere organisatie (500+ medewerkers)

• De kandidaat kan aantonen dat hij/zij volgens een planmatige en gestructureerde aanpak zijn begeleiding vormgeeft (bijvoorbeeld op basis van een uitgevoerd trainingsdraaiboek).

• De kandidaat kan trainingen uitvoeren in de Nederlandse taal.

Wensen

• De kandidaat beschikt over recente aantoonbare kennis en ervaring met Microsoft 365 (in ieder geval: Microsoft Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, OneNote en Planner) en kan dit aantonen. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw antwoord met 0% 20%, 40%, 60%, 80% en/of 100 % van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in het begeleiden en trainen van groepen op digitale samenwerking, in de rol van procesbegeleider en/of trainer digitale samenwerking gedurende drie jaar in de periode: 2020-2024. Kandidaat kan aantonen hoe hij/zij dit op een planmatige en gestructureerde wijze aanpakt. De kandidaat beschrijft in de toelichting beknopt 2 opdrachten die u eerder heeft uitgevoerd die vergelijkbaar zijn met deze opdracht. Beschrijf per genoemde opdracht op welke manier deze vergelijkbaar is met onze opdracht, uw verantwoordelijkheden, het door u behaalde resultaat en de door u verrichte werkzaamheden. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw antwoord met 0% 20%, 40%, 60%, 80% en/of 100 % van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.

• MOTIVATIE Beschrijf in de toelichting beknopt waarom u deze opdracht graag wilt doen en welke aspecten deze opdracht aantrekkelijk voor u maken. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw antwoord met 0% 20%, 40%, 60%, 80% en/of 100 % van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.

• KWALITEITEN Beschrijf in de toelichting beknopt welke kwaliteiten u nodig acht om deze opdracht succesvol uit voeren. Geef met concrete voorbeelden aan hoe u over deze kwaliteiten beschikt. A an de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw antwoord met 0% 20%, 40%, 60%, 80% en/of 100 % van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.

• EXTRA'S Mogelijk beschikt u over aanvullende ‘toegevoegde waarde’ voor de opdracht. In dat geval kunt u die in de toelichting beknopt beschrijven. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw antwoord met 0% 20%, 40%, 60%, 80% en/of 100 % van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Hibo Abdi via hibo.abdi@kbenp.nl of via 06 433 634 42

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.